業務効率化とは？
業務効率とは、業務の中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていき、時間と経済的なコストを削減していく試みです。業務を効率化することで生産性を向上させることができます。
業務を効率化するにはさまざまな方法やアイデアがあり、業務の外部委託やシステムの導入、業務フローや業務プロセスの見直しなどが主な方法として挙げられます。
業務効率化を進める目的
業務効率化を進める際、その結果としてどのようなことを達成したいのか、目的意識を持って取り込むことが大切です。一般的には、企業の売上を伸ばしつつ、従業員がモチベーション高く働きやすい環境を整えることが業務効率化の目的になります。
今まで特に疑問を持つこともなくこなしていた業務も、見直してみると意外と無駄があるかもしれません。無駄を排して余計なことに煩わされることなく業務に集中できる環境を整備すること、それによって残業時間を減らすことを目的とすれば、従業員も業務改善の結果が分かりやすくなるでしょう。
製造現場において徹底的にムリ・ムダ・ムラを排した生産システムを構築しているトヨタ自動車は、絶えずPDCAサイクルをスピーディーに回して生産効率を高める工夫を重ねています。業務の分野でもマンパワーに見合ったスケジュールの最適化、集中を妨げる余分な業務の排除といったムリ・ムダ・ムラの排除を効率化の目的とすれば成果が実感しやすくなるでしょう。
業務効率化の最初のステップは「業務の棚卸しと整理」
まずは、業務効率化のために最初に取るべきステップについて解説します。
ムダを見つけよう
前述のように、日々あたりまえのようにこなしているワークフローも、見直してみれば無駄な作業が見つかるものです。上司の指示や社内の情報が部下にうまく伝わっていない、人によって解釈が異なるといった情報伝達のムラがある場合には、手順をマニュアル化することで改善できるでしょう。
1つの業務を複数の従業員が重複して行っているといったムダがある場合は、業務の進捗状況を客観的に管理することで防げるでしょう。都度同じ作業を繰り返すルーチンワークはITツールなどを活用して自動化すれば、さらなる業務効率化が期待できます。
仕事のリードタイムが長いことで納期遅れが発生するようならば、業務開始前に段取りを確認して作業の中身を把握することで時間短縮が図れます。また、情報伝達に時間がかかるようであれば、定期的にコミュニケーションの場を設け情報共有の機会を持つようにすれば改善策も見えてきます。
いずれの場合も何が無駄となっているのか課題を明確にすることがポイントです。そのためには、無駄な業務を可視化し、優先順位を付けて対処していくことが業務効率化の原則です。
属人化した業務を見つけよう
一部の人に業務が偏ると、担当者以外で業務を進めることができなくなります。担当者が休暇を取ったり、万が一離職をしたりした場合、対応ができなくなり、仕事の品質を組織として担保することができなくなります。最悪の場合、会社の売上に影響したり、顧客満足度の低下を招いたりする可能性があります。
業務が属人化する原因は、業務内容を他のメンバーと共有する時間がない、専門的な知識を要する業務でノウハウを周知させる体制ができていない、他の社員と自分を差別化するために仕事を抱え込んでしまい、情報連携や引継ぎをしようとしないといったことが考えられます。
このような属人化を防ぐためには業務の標準化が有効な施策です。具体的には業務マニュアルを整備して仕事の見える化を行い、誰でも同じ所要時間で同じ品質を保って業務ができる仕組みづくりをします。マニュアルを作ることでノウハウの蓄積、技術やスキルの伝承が可能になります。
時間がかかっている業務を見つけよう
現代の日本企業には、限られた人員で労働時間を増やすことなく、一定のアウトプットを出すことが求められています。そのため、従業員が1つの業務に割ける時間は限られます。しかし、どんな企業にも時間がかかってしまう業務が1つや2つはあるでしょう。時間がかかり過ぎる業務は他の業務を圧迫するなどの問題を引き起こし、業務全体が回らなくなる可能性もあるため、放置しておくわけにはいきません。
時間がかかっている業務は、なぜ時間がかかっているのかを見極め、必要に応じて分業化を検討しましょう。ひとりひとりの作業時間が減ることで、リソースを集中投下でき、スピードとクオリティを大幅に上げられる可能性があります。また、業務の中で本当に必要なことだけをするように「集中と選択」を行い、形骸化している申請や承認のプロセスを省くことも必要です。
さらに、納期に余裕があるものや納期が指示されていないものに漫然と時間をかけることは避けましょう。目標の作業時間を決めて、細かいタスクの優先順位付けをしながら、メリハリをつけて業務に取り組む意識を従業員が持つことも大切です。
業務効率化の具体的な手法
以下に業務効率化の具体的な手法をご紹介します。
業務マニュアルの作成
業務効率化には業務マニュアルの作成が欠かせません。マニュアルを作成することで業務が標準化されて誰でも同じレベルで業務を進められるようになります。それにより、業務の効率が向上し、商品やサービスの品質を常に一定以上に保つことができます。また、担当者の頭の中にあった業務の手順ややり方をマニュアルに落とし込むことで、スキルやコツ、技術の継承にも役立ちます。
業務マニュアルは読み手が業務の意味とルールを理解することが目的なので、読みやすく理解しやすいものであることが大切です。したがって、平易な文章で記述するのはもちろん、フローチャートなどの図や表を用いて見やすいものにしましょう。なお、業務マニュアルは必要になってから作り始めるのではなく、業務が割り振られたタイミングで業務の流れを簡単にまとめておくと、マニュアル作成の着手がしやすくなるでしょう。
さらに、業務マニュアルがあれば全体像を把握しやすくなり、業務の仕方やルールを習得する時間が短縮され、新入社員や未経験の人でも短期間で業務に習熟することができ、教育にかける時間を短くすることができます。
アウトソーシングの活用
単純かつ定型的な業務や大量の業務などはすべて自社で捌くのではなく、社外の人材や委託会社にアウトソーシングするのも業務を効率化するうえでは効果的です。
例えば、物流センターやコールセンター、IT関連のヘルプデスク、定型フォーマットの伝票に記帳する業務などは多くの企業がアウトソーシングを活用しています。ある調査によると、コールセンター業務のアウトソーシング市場の規模は9,000億円を超えるとされ、いかにアウトソーシングの活用が進んでいるかが分かります。
このように、時間や手間のかかる業務をアウトソーシングすることで、社内の人材をより付加価値の高い業務に集中させることができます。また、業務効率化をどこから始めたらいいのか分からないのであれば、社外のコンサルタントを雇って第三者の視点で改善提案をしてもらうのも有効です。
自動化ツールの導入
定型的な作業が多くて困っている、時間内に業務を終えることができない、手入力作業が多くて煩わしい思いをしているといった課題は、自動化できるシステムを導入することで解決できるケースが多々あります。IT技術の進歩によって、従来は手作業で行っていた定型業務やサービスを自動化できるようになってきており、さまざまな業務の最適化が可能になりました。
業務を自動化するにあたっては、効率化と分けて考える必要があります。自動化はそれまで手作業で行っていた業務をシステム化することであり、効率化は業務所要時間の短縮や担当者の負荷を軽減することです。
まずは現在の業務の稼働状況を把握し、業務の工数を削減するべく効率化を実施します。効率化ができていれば、人手で行っている業務を自動化しやすくなります。業務の自動化は、後述するRPAのようなITツールを活用するのも有効です。
業務効率化に有効なツール
以下に業務効率化に有効なツールをご紹介します。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成というと面倒なイメージがあるかもしれませんが、マニュアルがきちんと整備されていればベテラン社員の経験やノウハウが蓄積されて業務効率化につながり、未経験者への業務内容の共有がスムーズに行えます。
一からマニュアルを作ろうとすると、どのような構成にしたらいいのか分からないという方もいるでしょう。しかし、現在はマニュアルが簡単に作れる「マニュアル作成ツール」が各社から色々供給されていますので、手間をかけずにマニュアル化することができます。
マニュアルは作って終わるものではなく、社内の皆で共有し、常に最新の情報に更新を続けていくことで生きたものになります。マニュアル作成にあたっては、まずマニュアルがカバーする業務の範囲を決めたうえで構成案と目次を決め、担当者ごとのタスク分けを行います。後はマニュアル作成ツールのテンプレートにしたがって作っていけばマニュアル作成は完了します。
マニュアル作成ツールの選定は、操作性がシンプルなもの、作成後の運用がしやすいものを基準に選ぶと良いでしょう。また、ツールによっては常に共有状態にできるもの、マニュアルを通してコミュニケーションができるもの、スマートフォンやタブレットからも利用できるものなど、それぞれに特徴がありますので社内のニーズを見極めて選びましょう。
グループウェア
情報の共有と業務効率化のためのツールとしてはグループウェアも便利です。グループウェアは、情報を早く、正確に共有をすることで社内のコミュニケーションを円滑にしてグループ活動を手助けするものです。具体的には伝言板や掲示板、資料の配布、会議、日報、タイムカード、タスク管理、決裁などをオンラインで可能にし、これらをグループウェア上で管理することにより、現場のスタッフと管理する上司双方の業務の効率化を図ることができます。
例えばタイムカードをグループウェアで運用すれば、自宅や出張先からでも勤怠報告をすることが可能です。また、電話での業務報告をグループウェアの伝言板で行うようにすれば伝言ミスを防ぎ、電話を受ける側もいちいち手を止めることなく業務に集中できます。
このようにグループウェアにはさまざまな機能が備わっており、必要に応じて機能をカスタマイズすることもできます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、社内外の人とやり取りができるコミュニケーションツールです。
新型コロナウィルスの拡大からテレワークが一般化されましたが、コミュニケーション不足を補う意味でもテレワークでは必須のツールと言えます。
従来のメールでのやり取りと異なり「お世話になっております。◯◯社の◯◯です。」などの定型文をいれることなく、スムーズなやり取りができます。また、チャットツールによってはメッセージを確認した証としてリアクションマークを付けることも可能です。
コミュニケーションの手軽さから、メールに比べても返信や文面作成のための時間がかかりません。グループチャット、個別チャットなど、利用用途に応じた使い方ができる点もメリットです。また、セキュリティ水準が高いツールが多いため、安全面でも利用価値があります。
チャット機能の他にも、タスク機能、ビデオ通話、音声通話なども搭載されており機能性も魅力です。
電子契約ツール
電子契約ツールでは、契約業務のすべてをクラウド上で行うことができます。従来、契約書は書類として印刷して、自社や取引先の押印やサインが必要でした。一方の電子契約ツールは、完全にペーパーレスでのやり取りであり、押印やサインもクラウドやオンライン上で行います。
電子契約では電子データを使うため、契約者本人が同意した証拠として、電子署名という仕組みを使います。電子署名では暗号技術を応用して、電子契約書の内容が改ざんされないようになっています。
また、ペーパーレスでのやり取りであることから、電子化されたデータはクラウドなどに格納されます。従来までのように、書類をファイリングして保管する作業も不要です。スムーズなやり取りや管理によって、作業効率が向上します。
SFA
SFAとは「Sales Force Automation」の略語で、日本語では営業支援ツールと呼ばれるITツールの一種です。顧客管理の効率化や、営業進捗の可視化、日報入力作業の効率化など、営業活動の生産性を向上させる多くの機能が搭載されています。
似たようなITツールとして「CRM（Customer Relationship Management）」がありますが、こちらはあくまでも顧客管理の効率化に特化したITツールです。一方、SFAは営業活動を効率化するため、CRMを含めた複数のITツールを包含している点に違いがあります。
SFAを導入することで営業活動の効率化やコスト削減につなげられるだけでなく、トップ営業のスキルを蓄積、共有することでスキルの平準化を図り、営業部全体のスキルアップにつなげることが可能です。これにより、企業の生産性が上がり、売上増や収益増加にも貢献できる点がSFAを導入する最大のメリットだといえるでしょう。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、人間が行っているパソコン上の作業をロボットで自動化するソフトウェアのことです。
工場の生産現場などではロボットによる自動化が当たり前のこととなっていますが、最近ではデータ入力などの高次元な分野にも広がっています。
従来、オフィスの現場では定型業務に忙殺されていたり、またデータ入力作業という単純作業では集中力が途切れてミスの原因になったりするといった課題があります。このように人間には負担の大きい作業をRPAで代替することで、業務時間が削減され、生産性向上とワークライフバランスの実現が期待できるのです。
今後はRPAにAIやさまざまな技術を組み合わせることで柔軟で正確な作業ができるようになり、広範な業務をRPAに任せることができるようになるかもしれません。
業務効率化に向けたRPAの活かし方とは？
RPAの導入に当たっては、RPAを適用して自動化する業務とその範囲を見極めることが重要です。RPAはあくまでも業務効率化のための手段です。RPA単体では何の付加価値も生みません。RPA導入が成功するかどうかは、扱う人や組織が新しい業務プロセスに対応して変われるかどうかに懸かっています。
RPAを活かすための大切な視点については、「RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点」として以下の資料にまとめましたので、気になる方は是非チェックしてみてください。
https://fce-pat.co.jp/download/point03.php
まとめ
この記事では、業務効率化のための手順と具体的な方法、有効なツールをご紹介しました。
少子高齢化による働き手の慢性的な不足と、働き方改革による長時間労働の是正によって1人当たりの生産性を向上させ、業務効率化を図ることはどの企業も避けて通れない課題です。
ここでご紹介した内容を参考に、自社にあった業務効率化の手法を取り入れてみてはいかがでしょうか。
記事内では業務効率化のアイデアとしてRPAについてご紹介しましたが、RPAツールの中でも「ロボパットDX」はプログラミングスキルがない方でも作業の自動化を行えるツールです。RPAに興味を持たれた方は、こちらからお気軽にお問い合わせください。
