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RPA 2020.08.20

業務効率化のための手順と具体的な手法とは?有効なツールも紹介

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少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少による働き手の不足、働き方の多様化、働き方改革の推進など、職場を取り囲む環境が大きく変わりつつある現在、世の中の多くの企業で業務効率化の必要性が増しています。
現在の日本は特に働き手の不足が深刻で、戦後増え続けてきた生産年齢人口は1995年の8,726万人をピークに減少に転じており、2015年時点では7,728万人になりました。この減少傾向は今後も続き、2029年には7,000万人台、2040年には6,000万人台、2056年には5,000万人以下になると見込まれています。
働き手の不足を解消するためには、1人あたりの生産性を高めなければなりません。そこで、この記事ではこのような状況下で業務効率を進めるにはどうすべきか、その手法について解説します。

【目次】

業務効率化とは?

業務効率とは、業務の中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていき、時間と経済的なコストを削減していく試みです。業務を効率化することで生産性を向上させていくことができます。

業務を効率化するにはさまざまな方法があり、業務の外製化やシステムの導入、業務プロセスの見直しなどが主な方法として挙げられます。

業務効率化を進める目的

業務効率化を進める際、その結果としてどのようなことを達成したいのか、目的意識を持って取り込むことが大切です。一般的には、企業の売上を伸ばしつつ、従業員が働きやすい環境を整えることが業務効率化の目的になります。

今まで特に疑問を持つこともなくこなしていた業務も、見直してみると意外と無駄があるかもしれません。無駄を排して余計なことに煩わされることなく業務に集中できる環境を整備すること、それによって残業時間を減らすことを目的とすれば、従業員も効率化の結果が分かりやすくなるでしょう。

製造現場において徹底的にムリ・ムダ・ムラを排した生産システムを構築しているトヨタ自動車は、絶えずPDCAサイクルを回して生産効率を高めているといいます。業務の分野でもマンパワーに見合ったスケジュールの最適化、集中を妨げる余分な業務の排除といったムリ・ムダ・ムラの排除を効率化の目的とすれば結果が実感しやすくなるでしょう。

業務効率化の最初のステップは「業務の棚卸しと整理」

まずは、業務効率化のために最初に取るべきステップについて解説します。

ムダを見つけよう

前述のように、日々あたりまえのようにこなしている業務の手順も、見直してみれば無駄な作業が見つかるものです。上司の指示や社内の情報が部下にうまく伝わっていない、人によって解釈が異なるといった情報伝達のムラがある場合には、手順をマニュアル化することで改善できるでしょう。

1つの業務を複数の従業員が重複して行っているといったムダがある場合は、業務の進捗状況を客観的に管理することで防げるでしょう。都度同じ作業を繰り返すルーチンワークはITツールなどを活用して自動化すれば、さらなる業務効率化が期待できます。

仕事のリードタイムが長いことで納期遅れが発生するようならば、業務開始前に段取りを確認して作業の中身を把握することで時間短縮が図れます。また、情報伝達に時間がかかるようであれば、定期的にコミュニケーションの場を設け情報共有の機会を持つようにすれば改善するでしょう。

いずれの場合も何が無駄となっているのか課題を明確にすることが大切です。そのためには、無駄な業務を可視化し、優先順位を付けて対処していくことが業務効率化の原則です。

属人化した業務を見つけよう

一部の人に業務が偏っていると、担当者以外では業務が進めることができなくなってしまいます。担当者が休暇を取ったり、万が一離職したりした場合、対応ができなくなり、仕事の品質を組織として担保することができなくなります。最悪の場合は、会社の売上に響いたり、顧客のクレームを受けて顧客離れを招いたりする可能性もあるのです。

業務が属人化する原因は、業務内容を他のメンバーと共有する時間がない、専門的な知識を要する業務でノウハウを周知させる体制ができていない、他の社員と自分を差別化するために仕事を抱え込んでしまい、共有や引継ぎをしようとしないといったことが考えられます。

このような属人化を防ぐためには業務の標準化が有効な対策です。具体的には業務マニュアルを整備して仕事の見える化を行い、誰でも同じ所要時間で同じ品質を保って業務ができる仕組みづくりをします。マニュアルを作ることでノウハウの蓄積、技術やスキルの伝承が可能になります。

時間がかかっている業務を見つけよう

現代の日本企業には、限られた人員で労働時間を増やすことなく、一定のアウトプットを出すことが求められています。そのため、従業員が1つの業務に割ける時間は限られているのです。しかし、どんな企業にも時間がかかってしまう業務が1つや2つはあるでしょう。時間がかかり過ぎる業務は他の業務を圧迫するなどの問題を引き起こし、業務全体が回らなくなる可能性もあるため、放置しておくわけにはいきません。

時間がかかっている業務は、なぜ時間がかかっているのかを見極め、必要に応じて業務を複数の人員で分散して受け持つようにするといいでしょう。また、業務の中で本当に必要なことだけをするように「集中と選択」を行い、形骸化している申請や承認のプロセスを省くことも必要です。

さらに、納期に余裕があるものや納期が指示されていないものに漫然と時間をかけるのではなく、時間を決めてメリハリをつけてこなす意識を従業員が持つことも大切です。

業務効率化の具体的な手法

以下に業務効率化の具体的な手法をご紹介します。

業務マニュアルの作成

業務効率化には業務マニュアルの作成が欠かせません。マニュアルを作成することで業務が標準化されて誰でも同じレベルで業務を進められるようになります。それにより、業務の効率が向上し、商品やサービスの品質を常に一定以上に保つことができます。また、担当者の頭の中にあった業務の手順や仕方をマニュアルに落とし込むことで、スキルや技術の継承にも役立ちます。

業務マニュアルは読み手が業務のルールを理解することが目的なので、読みやすく理解しやすいものであることが大切です。したがって、平易な文章で記述するのはもちろん、図や表を用いて見やすいものにしましょう。なお、業務マニュアルは必要になってから作り始めるのではなく、必要な時にすぐ読めるように早めに準備しておきましょう。

さらに、業務マニュアルがあれば業務の仕方やルールを習得する時間が短縮され、新入社員や未経験の人でも短期間で業務に習熟することができ、教育にかける時間を短くすることができます。

アウトソーシングの活用

単純かつ定型的な業務や大量の業務などはすべて自社で捌くのではなく、社外の人材や委託会社にアウトソーシングするのも業務を効率化するうえでは効果的です。

例えば、物流センターやコールセンター、IT関連のヘルプデスク、定型フォーマットの伝票に記帳する業務などは多くの企業がアウトソーシングを活用しています。ある調査によると、コールセンター業務のアウトソーシング市場の規模は9,000億円を超えるとされ、いかにアウトソーシングの活用が進んでいるかが分かります。

このように、時間や手間のかかる業務をアウトソーシングすることで、社内の人材をより付加価値の高い業務に集中させることができます。また、業務効率化をどこから始めたらいいのか分からないのであれば、社外のコンサルタントを雇って第三者の視点で改善提案をしてもらうのも有効です。

自動化ツールの導入

定型的な作業が多くて困っている、時間内に業務を終えることができない、手入力作業が多くて煩わしい思いをしているといった課題は、自動化できるシステムを導入することで解決できるケースが多々あります。IT技術の進歩によって、従来は手作業で行っていた定型業務やサービスを自動化できるようになってきており、さまざまな業務の最適化が可能になりました。

業務を自動化するにあたっては、効率化と分けて考える必要があります。自動化はそれまで手作業で行っていた業務をシステム化することであり、効率化は業務所要時間の短縮や担当者の負荷を軽減することです。

まずは現在の業務の稼働状況を把握し、業務の工数を削減するべく効率化を実施します。効率化ができていれば、人手で行っている業務を自動へ移行しやすくなります。業務の自動化は、後述するRPAのようなITツールを活用するのも有効です。

業務効率化に有効なツール

以下に業務効率化に有効なツールをご紹介します。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成というと面倒なイメージがあるかもしれませんが、マニュアルがきちんと整備されていればベテラン社員の経験やノウハウが蓄積されて業務効率化につながり、未経験者への業務内容の共有がスムーズに行えます。

一からマニュアルを作ろうとすると、どのような構成にしたらいいのか分からないという方もいるでしょう。しかし、現在はマニュアルが簡単に作れる「マニュアル作成ツール」が各社から色々供給されていますので、手間をかけずにマニュアル化することができます。

マニュアルは作って終わるものではなく、社内の皆で共有し、常に最新の情報に更新を続けていくことで生きたものになります。マニュアル作成にあたっては、まずマニュアルがカバーする業務の範囲を決めたうえで構成案と目次を決め、担当者ごとのタスク分けを行います。後はマニュアル作成ツールのテンプレートにしたがって作っていけばマニュアル作成は完了します。

マニュアル作成ツールの選定は、操作性がシンプルなもの、作成後の運用がしやすいものを基準に選ぶと良いでしょう。また、ツールによっては常に共有状態にできるもの、マニュアルを通してコミュニケーションができるもの、スマートフォンやタブレットからも利用できるものなど、それぞれに特徴がありますので社内のニーズを見極めて選びましょう。

グループウェア

情報の共有と業務効率化のためのツールとしてはグループウェアも便利です。グループウェアは、情報を早く、正確に共有をすることで社内のコミュニケーションを円滑にしてグループ活動を手助けするものです。具体的には伝言板や掲示板、資料の配布、会議、日報、タイムカード、タスク管理、決裁などをオンラインで可能にし、これらをグループウェア上で管理することにより、現場のスタッフと管理する上司双方の業務の効率化を図ることができます。

例えばタイムカードをグループウェアで運用すれば、自宅や出張先からでも勤怠報告をすることが可能です。また、電話での業務報告をグループウェアの伝言板で行うようにすれば伝言ミスを防ぎ、電話を受ける側もいちいち手を止めることなく業務に集中できます。

このようにグループウェアにはさまざまな機能が備わっており、必要に応じて機能をカスタマイズすることもできます。

RPA

RPA(Robotic Process Automation)とは、人間が行っている作業をロボットで自動化するソフトウェアのことです。AI(人工知能)もRPAの範疇に入ります。

工場の生産現場などではロボットによる自動化が当たり前のこととなっていますが、最近ではデータ入力などの高次元な分野にも広がっています。例えば、伝票のデータ入力を自動化すると1件当たりの処理速度が向上し、入力ミスがなくなるといった効果が得られます。

定型業務に忙殺されていたり、またデータ入力作業という単純作業では集中力が途切れてミスの原因になったりするといった課題があります。このように人間には負担の大きい作業をRPAで代替することで、生産性の向上とワークライフバランスの実現が期待できるのです。

今後はRPAにAIやさまざまな技術を組み合わせることで柔軟で正確な作業ができるようになり、広範な業務をRPAに任せることができるようになるでしょう。

業務効率化に向けたRPAの活かし方とは?

RPAの導入に当たっては、RPAを適用して自動化する業務とその範囲を見極めることが重要です。RPAはあくまでも業務効率化のための手段です。RPA単体では何の付加価値も生みません。RPA導入が成功するかどうかは、扱う人や組織が新しい業務プロセスに対応して変われるかどうかに懸かっています。

RPAを活かすための大切な視点については、「RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点」として以下の資料にまとめましたので、気になる方は是非チェックしてみてください。
https://fce-pat.co.jp/download/point03.php

まとめ

この記事では、業務効率化のための手順と具体的な方法、有効なツールをご紹介しました。

少子高齢化による働き手の慢性的な不足と、働き方改革による長時間労働の是正によって1人当たりの生産性を向上させ、業務効率化を図ることはどの企業も避けて通れない課題です。

ここでご紹介した内容を参考に、自社にあった業務効率化の手法を取り入れてみてはいかがでしょうか。

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ロボパット編集部

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