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RPAを学ぶ 2020.09.16

業務自動化のRPAとマクロの違いとは?特徴や使い方を徹底解説

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主にホワイトカラーの業務効率化を実現するツールとして多くの企業にて導入が進んでいるRPA。一方で、業務の効率化はExcelのマクロやVBAだけで賄っているという企業も少なくありません。
RPAとマクロ・VBAはどちらも業務の自動化を行うことで効率を図れるという点では同じですが、自動化できる範囲に違いがあります。ここで重要なポイントは、それぞれの役割をしっかりと把握し、必要に応じて使い分けをすることです。
今回は、RPA、マクロ・VBAの概要や特徴を比較しつつ、それぞれが業務のなかのどのシーンに適しているのかについてお伝えします。

【目次】

 

RPAとは?

RPA、マクロ・VBA、それぞれの違いを知る前にそれぞれがどういったものなのかについて説明していきます。まずはRPAですが、Robotic Process Automationの頭文字を取った略語で、日本語では「仮想労働者」とも訳されています。主にパソコンでの単純作業を自動化し、業務効率化を実現するものです。

従来、業務の自動化や高度化は、ブルーカラー、いわゆる工場での生産工程のなかで行われるものがほとんどでした。しかし、RPAはホワイトカラーの業務を効率化し生産性を向上させる点において、大変便利な業務改善ツールです。

RPAは基本的に単純な入力作業、計算、管理業務などパソコン上でできるあらゆる業務を自動化しますが、主な例としては次のようなものが挙げられます。

  • エクセルにまとめられた情報のシステムへの登録、転記作業
  • 従業員の出退勤管理、給与計算、経費計算
  • 地域別、商品別の売上計算、管理
  • 送られてきたメールに添付されたファイルを自動でファイルに振り分け

さらに、RPAにはさまざまな種類があり、プログラミング知識を全く必要としないで使用できるものもあります。

 

マクロとは?

マクロとは、アプリケーションの手順を制御する機能のことで、業務自動化ツールの1種です。なお、マクロを実装するためにはVBA(Microsoft Visual Basic)と呼ばれるプログラミング言語を活用する必要があります。

マクロとは、マイクロソフトのOfficeやAdobe製品、Googleのスプレッドシート、ドキュメントなどで利用できる機能ですが、ここでは特にExcelのマクロについて紹介します。

具体的な使いかたは、データを合計して平均を出す、記載された商品情報のなかから一定の条件のものだけを抜き出してグラフを作成するなど、複数の操作を一括で行えるようにするものです。また、1つではなく複数のマクロを設定し、必要に応じて呼び出すことも可能です。

さらにPowerPointやWordなど、Excel以外のマイクロソフト製品と連携させ、Excelで作成したデータをPowerPointに表示させる。Wordで作成した文書から必要な部分だけをExcelに書き出すといった作業も簡単に自動化できます。

ほかにも、競合のWebサイトを巡回して商品情報を抜き出し、Excelで比較表を作成するといったスクレイピングもマクロで実現できます。

 

RPAとマクロの比較

前項までで、RPAとマクロ・VBAのそれぞれの概要、特徴を見てきました。そこで、ここではRPAとマクロの違いについて、より深くお伝えしていきます。

 

両者の共通点

RPAとマクロの大きな共通点は、パソコン上でできるホワイトカラー業務を自動化できる点です。

一度自動化を行えば、基本的にワンクリックで同じ作業を正確に作業することができ、コスト削減・業務時間短縮につながります。働き手が減少している日本において、RPA・マクロは私達の働き方に大きな影響を与えるでしょう。

2つ目の共通点は、RPAとマクロはマイクロソフト社のOffice製品に関わる業務を自動化できる点です。

さらにRPAはOffice製品だけではなく、他のツールやWEBアプリケーション、ブラウザにも対応しています。(RPAツールによって対応できる範囲は異なる場合があります)RPAはマクロより広い範囲の自動化が行えるといえるでしょう。

次の章からRPAとマクロの比較ポイントを10点まとめました。ぜひ参考にしてください。

 

対応できる領域の違い

1つ目の比較ポイントは、「対応できる領域の違い」です。マクロはマイクロソフトプログラム言語のため、マイクロソフトが提供するOfficeやEdgeなどのアプリケーション、ブラウザ以外での利用は基本的にできません。

これに対し、RPAは種類にもよりますが、RPAを提供している企業以外の様々なツールの操作が可能です。営業管理、商品管理、顧客管理ツールなどと連携し、商品情報は商品管理システム、顧客情報は顧客管理システムに書き込むといったことも行えます。

マクロもRPAも、自動化できるのは基本的に定型業務のみですが、扱えるアプリケーションの制限がない分、対応できる領域はRPAのほうが広いといえるでしょう。

 

データの処理速度・処理可能な量

2つ目の比較ポイントは、「データの処理速度、処理可能な量」です。

Excelの処理能力はExcel自体の問題ではなく、Excelを使用するパソコンのスペックによって大きく異なります。

パソコンの処理能力が高ければ、Excelの処理能力も高くなりますが、低ければ、Excelの処理能力も低くなります。当然、処理可能な量も同様です。一度に大量のデータ処理を行う場合、スペックの低いパソコンを使っていると、動作が遅くなったり、フリーズしてしまったりと不具合が起きる可能性があります。

マクロと同様で、RPAの中でもデスクトップ型(パソコンにインストールして使うタイプ)であればExcel同様、処理速度、処理できる量はパソコンのスペックに左右されます。

対策としては、どちらのツールの場合も処理を行うパソコンはできるだけスペックが高く、性能の良いものにするとよいでしょう。

ちなみに、現在国内のRPAはデスクトップ型が主流ですが、ほかにもサーバーにインストールするサーバー型や、クラウドにアクセスして利用するクラウド型があります。これらの場合は、処理を行うパソコンの性能にあまり依存しないというデスクトップ型にはないメリットを持ちますが、一方で別のデメリットも持っています。

RPAの種類の違いについて、詳しくはこちらの記事にもまとめておりますので、ぜひご覧ください。

結局どのRPAがいいの?比較検討ポイントまとめ

 

導入形態

3つ目の比較ポイントは「導入形態」です。

ここまで見てきたようにマクロはExcelに元からある機能の一つです。そのため、業務自動化を行う目的で新たに何かを導入する必要はありません。Excelさえ搭載されていれば、マクロの使用が可能です。

これに対し、RPAは前項で触れたように導入形態はデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の大きく3つに分けられます。どの型を導入するかはRPAを何に使うかによって異なります。膨大なデータを高速処理したい場合は、サーバー型や一部のクラウド型。低コストで少ないデータ量の自動化を果たしたい場合はデスクトップ型、もしくは一部のクラウド型になります。

どの型にするにしろ、新たに導入する形となるため、導入の敷居の低さはマクロに分があるといってよいでしょう。

 

構築のための知識

4つ目の比較ポイントは「構築のための知識」です。

これまで説明してきたようにマクロを構築するためにはVBAというマイクロソフトのプログラム言語を習得が必須です。ごく基本的なものであれば、ネット上に掲載されている情報をもとに習得して構築することも可能ですが、複雑な処理をさせるとなれば、やはりVBAの習得は欠かせません。

これに対し、いくつかのRPAは基本的にはプログラム言語習得の必要はないでしょう。利用するツールにもよりますが、管理画面上で自動化させたい操作を、視覚的にパズルのように組み合わせていくだけで作業内容を構築することが可能です。そのため、ビジュアル的にわかりやすく慣れるのにそれほど時間を要しないケースがほとんどです。また、ベンダーのサポートが充実しているものを選択すれば、より安心でしょう。

ただし、RPAによっては操作の設定に一定の知識を要するものもあるため、プログラミングの基礎は知っておいたほうがより効果的な活用が可能です。

 

他システムとの連携

5つ目の比較ポイントは「他システムとの連携」です。

これも前述していますが、マクロはOfficeやEdgeなどマイクロソフト以外の製品との連携は基本的にできません。

もちろん、Accessで顧客管理システムや販売管理システムを構築すれば、Excelで作成した顧客アンケートを顧客管理システムに書き込むことも可能です。しかし、既存のシステムが別にある場合、それが無駄になってしまい効率的ではありません。

これに対し、RPAは種類にもよりますが多くのシステムやアプリケーションとの連携が可能です。自社で利用しているシステムとの連携が可能かどうかを事前に確認し導入すれば、これまで手作業で行ってきた多くの業務を自動化し、効率化を図れます。

 

メンテナンスのしやすさ

6つ目のマクロとRPA、最後の比較ポイントは「メンテナンスのしやすさ」です。

まず、マクロのメンテナンスですが、これまで何度も説明してきたようにマクロはVBAによって操作するため、VBAを理解していなければメンテナンスも行えません。

また、VBAに限らずプログラミングは行うものによって個性が出るものです。そのため、最初にマクロを構築した従業員が転職、退職などでいなくなると、VBAがわかっていてもメンテナンスが困難になる場合もありえます。

これに対し、RPAもマクロほどではないものの、最初の時点でさまざまな処理を行えるような設定を行うため、その方法を理解している従業員がいないとメンテナンスは困難です。特に最初の構築を外部に依頼した場合、社内に誰もわかる人がいない状態になります。そうした意味では、マクロもRPAもメンテナンスのしやすさは構築の方法を理解している従業員がいるかどうかで大きく異なるといえるでしょう。

 

セキュリティ

7つ目の比較ポイントは「セキュリティ」です。

 

RPA

セキュリティ機能が搭載されたRPAツールもありますが、それだけでは十分とはいえません。RPAに特化したセキュリティ対策を練る必要があります。

RPAを行うことで想定されるセキュリティ問題は、大きく分けると以下の2つです。

  • ロボットの誤作動などシステム内部の設計ミス
  • 不正アクセスなどによる外部からの脅威

前者の場合は、誤作動したときの対応チームをつくるとよいでしょう。連絡体制や初期対応を決めるだけで、被害を小さくすることができます。

後者の場合は、使用するRPAツールの特徴を調べ、対策をとる必要があるでしょう。例えば、ロボットの使用権限やシステムへのアクセス権限を管理する方法や、通信やパスワードを暗号化してセキュリティ強度を高める方法があります。

社内のセキュリティポリシーを理解し、どの程度の権限をロボットに持たせるのか、また、セキュリティ事故が発生した場合、誰が対処するのか決めておきましょう。

 

マクロ

マクロの機能が搭載されているマイクロソフト社のOffice製品は、セキュリティ更新プログラムをリリースしています。

新たに発見した脆弱性に対応するセキュリティ更新プログラムを公開しているため、ファイルの更新を忘れなければ、セキュリティがある程度確保されるでしょう。

 

費用

8つ目の比較ポイントは「費用」です。

RPA

RPAツール契約費用が無料なのか、または有料なのかを確認しましょう。近年無料で利用できるRPAツールも登場してきましたが、ツールの機能やサポート体制など、有料RPAツールと違いがありますので、どんな機能が必要なのか棚卸しをしてから費用を検討しましょう。

 

マクロ

マクロの場合は、Officeを利用するためにMicrosoft 365への登録が必要です。それ以外に費用がかかるか否かは、マクロを開発する環境によって変化します。

・自社で開発する場合:Office登録費用のみ

・VBA開発会社に依頼する場合:数万円~100万円程度の予算が必須(小規模なシステム自動化を想定)

 

習得コスト

9つ目の比較ポイントは「習得コスト」です。

 

RPA

RPAツールごとに習得コストが異なるため一概にいえませんが、約10時間~20時間といわれています。

コマンドを入力してRPAを実行する場合、コマンドや機能を覚える時間やツールに慣れる時間が必要です。

また、多くの記事に、「RPAはプログラミング知識が不要」と記載されています。しかし、どの順番でコマンドを実行するのか、自動化の流れを設計する力は必要です。+αで設計力を身につけると、よりRPAを使いこなすことができます。

 

マクロ

ExcelやPowerPointに搭載されている「マクロの記録」を使用しても、マクロにエラーが発生したときの対処でVBAを使う必要があります。そして、VBAを利用する場合、VB言語の知識が必須です。

多くのRPAツールはプラットフォームのコマンドを操作するだけで自動化することができますが、VBAはプログラミングを行わないと動かすことができません。VB言語を学習する場合、最低でも100時間が必要といわれています。

VBAは1993年にMicrosoftから登場しました(日本は1994年)。そのためVBAを学習する書籍は、入門から上級まで数多く販売されています。書籍やネット検索を活用して、マクロの学習をしてください。

 

※VBA:Visual Basic for Applications

※VB:VBA(Visual Basic for Applications)を動かすためのプログラミング言語

 

サポート体制

最後の比較ポイントは「サポート体制」です。

 

RPA

RPAライセンス契約内容に、サポートが含まれていることがあります。サポートはヘルプデスク、シナリオ作成支援/作成代行、RPAツール勉強会など各RPAベンダーごとに提供内容が異なります。自社で自動化するのが難しいと感じる担当者は、サポートを利用することを検討しましょう。

ただし、RPAベンダーごとにサポート内容や範囲が異なることに注意が必要です。サポートの中には有償サポートに分類されるサポートもあるので、ツール選定時にどのサポート内容が含まれるのかを確認しましょう。

 

マクロ

基本的にサポート体制がなく、自身で調査する必要があります。有償で問題ない場合は、マクロ・VBA開発専門業者に依頼すると良いでしょう。

 

RPAとマクロのメリット・デメリット・活用事例

RPAとマクロには機能的に同じような部分もありますが、それぞれ違うものです。それぞれのメリット、デメリットと、活用事例を紹介するので、自社の課題解決につながりやすいのはどちらかという視点で確認しておきましょう。

 

RPAのメリット

RPAのメリットは、なんといっても作業を自動化できることです。これにより、スタッフの負担が減り、残業時間の抑制にもつながるでしょう。

また、RPAは24時間365日働き続けられますので、ヒトが働けない深夜や週末でも作業を継続できます。そのため、業務のスケジュールを短縮したり、前倒ししたりすることが可能です。さらに、ロボットが正確な作業を繰り返すRPAは、人手による作業では発生を避けられないヒューマンエラーの抑制効果も期待できます。したがって、人手による作業に比べ、早さと正確さを両立できる点がメリットです。

そして、RPAによる作業の自動化によって空いたスタッフのリソースは、別のコア業務に割けるようになります。これにより、スタッフの仕事へのモチベーションや生産性の向上が期待できることに加え、離職率の低下にもつなげられるでしょう。

なお、RPAツールの多くはノンコードで扱えるものが多く、プログラミングのスキルが不要なため、現場のスタッフでも使いやすい点も大きなメリットです。

 

RPAのデメリット

RPAのデメリットとして、まず挙げられるものが、全ての作業を自動化できない点です。

マクロも同様ですが、RPAが得意としているのはヒトがパソコンで行う定型作業の自動化のため、都度ヒトの判断が必要な作業や毎回やり方が変わる作業の自動化には適していません。そのため、RPAを導入する際には、事前に業務の棚卸しを実施して、RPAで自動化する業務と人手で行う業務をすみ分けておく必要があります。

また、RPAはツールを導入するときの初期費用と、毎月のランニング費用も必要です。そのため、事前に費用対効果の予測を立て、慎重に判断してから導入するようにしましょう。

 

RPAの活用事例

実際にRPA活用に成功した企業の事例を2つ紹介します。

 

業務の自動化によって大幅に工数を削減した事例

A社の営業部門では、基幹システムに入った受注情報をダウンロードし、そのデータ内容をExcelへ入力して、管理、集計する作業が多く発生していました。1回の作業にかかる時間は5分程度と大したことはないのですが、同じ作業を3名で1日20回こなす必要があったため、業務効率化のためにRPAの導入に踏み切りました。

RPAで作業を自動化した結果、これまで3名のスタッフでこなしていた作業が、実質ゼロになり、1カ月の削減工数は「5分×20回×5日×4週×3名」で合計6,000分/月ということで100時間/月もの工数削減を実現できたそうです。

RPAによって空いた時間は、これまでやりたくてもできなかった、経営に役立つ分析作業などにあてられるようになり、会社全体の生産性向上につながりました。

 

経理部門のスタッフの肉体的・身体的負担軽減を実現した事例

B社は取引先が多く、同社の経理部門には人手による請求書や発注書のやりとりに関する作業がたくさんありました。作業量が多いため、毎月甚大な工数が発生することに加え、月末・月初の繁忙期は残業や休日出勤が増えるなど、スタッフの肉体的、精神的な負担もかなりのものだったそうです。

そのため、RPAを導入して発注書や請求書の入力作業と、取引先へのメール送信作業の自動化を行いました。また、AI-OCRと呼ばれるカメラやスキャナで紙の資料を読み込み、デジタル化するITツールとRPAを連携させ、紙やFAXで送られてくる請求書や発注書の作業を自動化することにも成功したそうです。

その結果、経理部門の作業工数が大幅に減り、業務量の分散にも成功しました。スタッフの負担と残業時間が減ったことはもちろん、休日出勤がなくなり有給を取得しやすくなったそうです。

 

マクロのメリット

マクロのメリットは、Excel内で実施する作業を自動化、効率化できる点です。また、Excelの一機能ということで、ソフトを所持していれば追加コストが不要な点も大きなメリットだといえるでしょう。

複雑なマクロを組む際には、VBAの知識が必要ですが、開発コストも比較的安価に抑えられる点もうれしいところです。普段Excelをメインに使った業務を行っている方であれば、マクロを活用することで、大幅な生産性の向上につなげられるでしょう。

 

マクロのデメリット

マクロのデメリットは、データ量が増えたり処理が複雑になったりすると、非常に時間がかかる点です。Excelはあくまでも表計算ソフトであり、データベースではないため、あまりにもデータが増えるとトラブル発生の原因になります。

また、Excelにはさまざまなバージョンが存在するため、場合によってはマクロが正常に動作しない可能性がある点もデメリットだといえるでしょう。

Excelは複数のスタッフが同時編集できない点も、大きなデメリットです。誰かが作業中の場合、その方の作業が終わるまで編集できないため、タイムロスにつながります。

そして、複雑なマクロを組む場合は、VBAのスキルが必要になるのですが、プログラミングの知識が若干必要になることや、VBAを活用してもあまりにも複雑な作業の自動化は難しい点もデメリットだといえます。

 

マクロの活用事例

マクロを活用して業務効率化を実現した企業の事例を2つ紹介します。

 

請求書の自動作成・送付を実現した事例

C社では取引先への請求書作成を、スタッフが手動で行っていました。しかし、取引先が多く、毎月月末あたりになると、スタッフの残業時間が増えることが課題となっていました。

そこで、マクロを活用し、請求書のフォーマットとWordの差し込み印刷機能を使って、取引先ごとのファイルを自動生成できるようにしたそうです。その結果、大幅な作業工数の削減につながり、スタッフの負荷が軽減されました。

また、請求書だけでなく、発注書や台帳などへの入力作業も自動化したことで、大規模な工数削減を実現できたそうです。

 

経理部門のスタッフによるダブルチェックをなくした事例

D社の経理部門では、スタッフが実施したデータ入力と集計作業が終わった後、別のスタッフが作業を見直してチェックを行うダブルチェック体制で業務を行っていたそうです。しかし、同じ作業を2回行う不毛さと、ダブルチェックをしたにも関わらずヒューマンエラーをゼロにできないことから、マクロを活用したチェックの自動化に取り組みはじめました。

作業をしながらエラーを見つけられる体制が構築できたことで、作業の手戻りやダブルチェックの必要性がなくなり、同社の生産性が大幅に向上したそうです。また、ダブルチェックする必要がなくなり、スタッフの工数を別の業務に割けるようになった点も、マクロ活用の大きなメリットだといえます。

 

 

業務内容に応じてRPAとマクロの選択をすることがポイント

今回、RPAとマクロの違いについて説明してきました。それぞれの特徴やどういった業務に適しているのかは十分に理解できたのではないでしょうか。ここで注意しなくてはならないのは、自社にとって最適なのはどちらなのかを明確にすることです。

例えば、多くの企業でRPAの導入が進んでいるので自社も遅れないためにRPAを導入する、業務を自動化させたいが大きなコストをかけられないのでマクロを活用するといった業務内容とは異なる部分で選択をしてしまうと、どちらを選択しても無用の長物になってしまう可能性が高まります。

まずは自社の課題を洗い出し、どの部分を自動化させれば業務効率化が進むのかをしっかりと検討し、RPAが適しているのか、マクロが適しているのかを見極めます。そのうえで、選択したものの効果を最大限に発揮させるには何を用意すべきかを決めていくことが、業務効率化の実現にもっとも重要なポイントだといえるでしょう。

当社では特別なITスキルがなくとも現場の従業員を中心に活用できるRPAツール「ロボパットDX」を提供しています。

中小企業や大企業の部門単位の業務効率化として、現在850社の企業にご活用頂いています。1か月間3ライセンスの無料トライアルも受付中です。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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