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埼玉南社会保険労務士法人

ロボパットが生んでくれた時間で、お客様の事業に資する活動をしていきたい
社労士法人がITツールを導入し、DXを推進するワケとは

労働・社会保険諸法令に関する代行およびコンサルティング業務( 埼玉県)
導入ライセンス
フル機能:1ID
従業員数
10人

埼玉県川口市にオフィスを構える、埼玉南社会保険労務士法人。
労働・社会保険諸法令の手続き業務をはじめとし、労働時間や採用に関する相談、就業規則作成などのコンサルティング業務、地域や社会に貢献するサポート業務など、幅広い事業を展開しています。

この事例のポイント

  • ロボットの活用で、より価値ある業務に取り組む時間を生み出す

    「ロボットに任せられる業務は任せて、人間は人間にしかできないことをやる」という考えのもと、社会保険手続きの電子申請や、給与計算の業務などを自動化しました。ロボパットによって時間が増えた分、お客様とのコミュニケーションに時間を使っています。手厚く相談に乗ったりアドバイスをしたりすることで、お客様の事業を成長させる手助けをしていきたいです。

  • DXを推進するために、ロボットを導入

    DXを推進するため、業務改善の一環としてロボパットを導入しました。埼玉南 社会保険労務士法人がデジタル化に積極的な理由は、自分たちの業務が効率化されるだけではなく、お客様にもメリットがあるから。これからもITツールを駆使しながら、お客様の業務効率化も推進していけたらと思います。

  • 「Web家庭教師」のサポートでロボ作成の疑問をスピーディに解決

    2週間に1回、「ZOOM」を使ってマンツーマンでアドバイスを受けられる「Web家庭教師」を利用しています。画面共有機能で、実際に作ったロボットを見せながら相談できるので、自分にはなかった視点をもらえて助かっていますね。電話やメールとは違い、わからない点を「これ」「それ」といった指示語で伝えられて、スピーディに疑問を解決できています。

INTERVIEW

※以下、敬称略埼玉南社会保険労務士法人は、2019年2月にロボパットを導入しました。ビジネスコミュニケーションツール「Chatwork」や、業務改善プラットフォーム「kintone」など、ITツールを積極的に活用してデジタル化を図る同法人。何を実現するためにロボパットを導入されたのでしょうか?代表社員 特定社労士の寺田美津司さん、ソリューション部の岩附孝郎さんと菅野衿奈さんに話を伺いました。

今日は、お時間をいただきありがとうございます! 社会保険労務士法人(以下、社労士法人)としてロボパットをどう活用しているのか、お話を伺えたらと思います。

寺田

よろしくお願いします。現在、2名のメンバーが先頭を切って、ロボット作りを担当しています。
導入してからロボットをいくつか作っていましたが、社内のグループ編成の変更などの影響で、作り直しを進めている最中です。グループ編成の変更などに影響されない汎用性の高いロボットを作るべく、工夫しながらシナリオを組み立てています。

単純に自動化するのではなく、より使いやすい形で自動化されているのですね。これまでどういったロボットを作られたのでしょうか?

寺田

社会保険手続きの電子申請に関するロボットを作りました。
システムを通して行政の機関に電子申請書類を送ると、やがて「電子申請書類が無事に通った通知」か「電子申請書類に不備があり、再提出を依頼する通知」のどちらかが届きます。
その通知をダウンロードし、PDFファイルとして保存し、お客様にメールやチャットで送信。場合によっては、PDFとして保存したファイルを印刷し、郵送する必要があります。
数時間かかる手間の多い業務から、5分程度で終わる手軽な業務まで、さまざまな本社業務を自動化しています。
この一連の業務は工程が多く、けっこう手間がかかっていまして。忙しい時期だと1日何百件も通知が届くので、担当者はつきっきりで対応していました。通常でも、一人あたり毎朝1〜2時間ほどかけていたのではないでしょうか。
そこで、このルーティン化されている事務作業を、ロボパットで自動化してみよう、と。ロボットが夜のうちにミスなく業務を代行してくれるので、朝出勤したら軽くチェックするだけで済んでいます。

寺田さん1

「難しいわけではないけれど工程が多くて時間がかかる作業」は、ロボパットが力を発揮しやすい分野なので、ご活用いただけてうれしいです。ほかに、自動化されている業務はありますか?

寺田

簡単な給与計算の業務も、ロボットで自動化しています。
給与計算の業務は、給与計算ソフトを立ち上げて、その月のページに移動し、社員データを一人ひとり登録していき、計算結果をPDFファイルとして保存し、メールやチャットでお客様に送信する必要があります。

この業務を人力で行った場合の時間は、1社1時間ほど。一人あたり10社ほど担当しているため、月に一人10時間ほどかけていました。しかし、ロボットを作って簡単な給与計算業務を自動化してからは、時間に余裕ができたので、その分お客様の事業に資することに時間を使えています。

お客様の事業に資すること・・・具体的にどんなことでしょうか?

寺田

事務作業を自動化することで、社員一人ひとりの時間が増えるため、その分担当のお客様とお話しする時間が増えます。
そこで、実際にお客様が悩んでいることの相談に乗ったり、解決するためのアドバイスをしたりする。こうして、お客様の事業を成長させる手助けをさせていただきたいんです。
これからも単純作業をどんどん自動化して、人間にしかできない「脳を動かす」業務の時間比率を増やしていきたいと考えています。

「自分たちの時間を何に使うべきか」をしっかりと見据えられているのですね。
ロボパットを導入したことで感じるメリットはありますか?

寺田

今お話しした、脳を動かすことに時間を使えるようになったのはもちろんですが・・・あとは会社のPRに寄与していると感じます。
「ロボットで働き方改革に取り組む社労士法人」という文脈で、テレビや新聞の取材がありました。
広告費をかけなくても、自分たちの取り組みに注目していただけるのは、ありがたいことです。

リリース

なんと、取材ですか・・・! そもそも、なぜRPAを導入しようと考えられたのでしょうか?

寺田

ITツールを使ってデジタル化を進めることで、私たちだけではなく、お客様にとってもメリットがあると考えているからです。
もともと弊法人は、クラウドという言葉が浸透していない2009年頃からクラウド化を実現しており、業務のデジタル化に積極的に取り組んできました。ほかにも、ビジネスコミュニケーションツール「Chatwork」や、業務改善プラットフォーム「k intone」を導入しています。

こうしたITツールの活用は、私たち社労士法人の業務を効率化してくれるのはもちろん、お客様の業務効率化にも役立っています。
例えば、お客様とのコミュニケーションにはChatworkを使っているので、書類のやり取りはドラッグ&ドロップをするだけ。お客様に「便利で感動した」と言っていただけることも多くあります。

私たちがITツールを導入することで、お互いにメリットがある。だから「お客様のサポートをする社労士法人としてDXを推進し、自分たちとお客様の業務を効率化できたら」という思いのもと、RPAを導入したんです。
ロボパットの導入は、お客様には直接関係ないかもしれませんが、コミュニケーションの時間が増えた点でメリットがあると思います。

「自分たちだけではなく、周りにも」、とても素敵な考えだと思います。
実際にロボパットを使ってみて、スムーズにロボットを作れましたか?

寺田

最初は、ロボットの組み立てを業者に依頼したのですが、なかなかうまくいかず・・・。原因は、業者の方が私たちの業務を理解しきれていなかったからだと思います。業務の手順に沿ってシナリオを作っていくので、「なんのためにこの手順を踏むのか?」まで業務について詳しく理解していないと、思うようなロボットは作れません。

現在は、現場で活躍する2名が担当しているので、問題なくロボットを作れています。業務の本質を理解して、自分たちが使いやすいように組み立てていますね。
システムの知識に長けているわけではありませんが、「いつの間にこのロボットを作ったの?」とびっくりするときがあるほど、スムーズに進んでいますよ。・・・実際に二人を呼んで、感想を聞いてみますか?

いいんですか? ぜひお願いしたいです!

寺田

こちら、ロボット作りを担当している岩附さんと菅野さんです。

岩附

ロボパットは、画面を切り取る形でシナリオを組めるので、視覚化されていてわかりやすいと感じています。日々パソコンを操作するのと同じ感覚で、ロボパットも直感的に操作できていますね。

菅野

私も、使いやすいツールという印象をもっています。
ただ、実は最初に「ロボパットでロボットを作ってほしい」と言われたときは、あまりイメージが湧いていなくて。「業務の最初から最後まで自動化するなんて、本当にできるのだろうか?」と心のどこかで疑っていました。

そんな私に、ロボパット側の担当の方が「これを見てみてください!」とロボパットの動画を教えてくれました。実際に動画を再生して目からうろこだったのが「業務全体に着目するのではなく、一つひとつの作業に着目したほうがいい」と。
これまでロボット作りを大きく捉えていましたが、「ファイルを保存するところから自動化してみよう」と細かく落とし込んだら、一気に成功イメージが湧いたんです。この動画がターニングポイントになり、考えを変えられてからは、スムーズに作業を進められています。

集合写真

「最初から100を自動化するのではなく、できる範囲で少しずつ自動化していく」は、PRAのベンダーとして広めていきたい考え方でして。実際に意識が変化していくエピソードを伺えてうれしいです。ロボットを作る過程で、弊社のサポートサービスを活用されていますか?

岩附

「ZOOM」を使ってマンツーマンでアドバイスしてくれる「Web家庭教師」を使っています。2週間に1回、1時間ほど、ロボット作りでつまづいた点やよりアップデートできそうな点を聞いていますね。
ZOOMには画面共有機能があり、作ったロボットを見てもらいながら相談できるので、より中身の濃い時間を過ごせているのではないでしょうか。 シナリオを組んでいる自分たちにはなかった「もっとこう作れば、使いやすいロボットができる」という視点をアドバイスしてもらえるのでありがたいです。

菅野

そうそう! 画面共有機能があることで、話がスムーズに進むんですよね。
わからないことを文章にしたり言葉として発したりするのは、なかなか難しいので、メールや問い合わせフォーム、電話だとつまずいたポイントを伝えにくくて。

しかし、Web家庭教師なら「『この』画面の『この』部分を『こう』して・・・」と指示語だけで伝えられるんです。「どう話せばいいかな?」と考える時間が減ったので、悩みをすぐに解決できるようになりました。

最後に、今後ロボパットを活用して実現したいことがあれば教えてください。

寺田

定時になったらみんなが業務をロボットにバトンタッチする、そして夜の部でロボパットに頑張ってもらう、こんな状態を実現していけたらと思います。

岩附さんと菅野さんが作ったロボットをほかのメンバーが見て「おお〜! 本当に業務をやってくれるのか」と好評だったので、ロボパットにはメンバーの一員として、早く組織になじんでもらいたいですね。

寺田さん2


菅野

事務作業は意外と手間がかかり、1日に占める時間の割合が大きいので、ロボットをたくさん作って業務を引き継いでいきたいです。

そうして自分たちに生まれた余裕で、お客様からの問い合わせに対して、もっと有益な回答ができるように勉強していきたいんです。
「お客様が何に悩んでいて、どうすれば解決できるのか」をしっかりと理解し、期待以上の価値をご提供できたらと思っています。

菅野さん


岩附

私も、ロボットが生み出してくれた時間で、人にしかできないことに注力していきたいと考えています。サポートさせていただくなかでのお客様との交流を楽しんだり、コンサルティングをしてお客様の業務改善に寄与したり。

私が埼玉南社会保険労務士法人に入社したのは、お客様とコミュニケーションを取りながら、課題を解決していきたかったからです。実際に今まで仕事をしてきて、特に楽しかったと感じたのは、お客様と対面やビデオ会議で、顔を合わ せながらお話ししているときでした。
だから、ロボパットで時間を作ることによって、自分がさらにイキイキと働ける環境を実現していけたらいいな、と思っています。

岩附さん

導入担当者からのコメント

友野 洋平 営業推進部・セールスディレクター

埼玉南社会保険労務士様は、代表のITツールに対する意識が高く、率先して新たな良い技術をどんどん取り入れています。 業務を改善しようとする前向きな姿勢が本当に素晴らしいです!ロボの活用方法も、「夜に稼働→朝少しチェックするだけ」という理想的な使い方をされている点もGoodポイントです。 現場で使う方が「使いやすい」と思ってくれるITツールを最初にしっかり選定しているからこそ活用が現場に定着するんだな、と改めて私も勉強させていただきました。

この記事を書いたコンサルタント

友野 洋平

営業推進部・セールスディレクター

アパレル商社で企画営業を経験。その後、更に営業を学ぶ為、保険営業にてフルコミッション営業の世界に飛び込む。一般のお客様宅への訪問対応や企業の経営者へのご提案など幅広く顧客の問題解決に取り組んだ。現在は前職の営業経験、カスタマーサポートの経験を生かし、顧客支援に特化。Web面談も活用し、全国の皆様の生産性向上・組織作りのサポーターとして活動中。プライベートは家族第一。もうすぐ2歳になる娘に夢中。

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