ロボパットが生んでくれた時間で、お客様の事業に資する活動をしていきたい
社労士法人がＩＴツールを導入し、ＤＸを推進するワケとは

社会保険手続きの電子申請に関するロボットを作りました。
システムを通して行政の機関に電子申請書類を送ると、やがて「電子申請書類が無事に通った通知」か「電子申請書類に不備があり、再提出を依頼する通知」のどちらかが届きます。
その通知をダウンロードし、PDFファイルとして保存し、お客様にメールやチャットで送信。場合によっては、ＰＤＦとして保存したファイルを印刷し、郵送する必要があります。
数時間かかる手間の多い業務から、５分程度で終わる手軽な業務まで、さまざまな本社業務を自動化しています。
この一連の業務は工程が多く、けっこう手間がかかっていまして。忙しい時期だと１日何百件も通知が届くので、担当者はつきっきりで対応していました。通常でも、一人あたり毎朝１〜２時間ほどかけていたのではないでしょうか。
そこで、このルーティン化されている事務作業を、ロボパットで自動化してみよう、と。ロボットが夜のうちにミスなく業務を代行してくれるので、朝出勤したら軽くチェックするだけで済んでいます。

今お話しした、脳を動かすことに時間を使えるようになったのはもちろんですが・・・あとは会社のPRに寄与していると感じます。
「ロボットで働き方改革に取り組む社労士法人」という文脈で、テレビや新聞の取材がありました。
広告費をかけなくても、自分たちの取り組みに注目していただけるのは、ありがたいことです。

ＩＴツールを使ってデジタル化を進めることで、私たちだけではなく、お客様にとってもメリットがあると考えているからです。
もともと弊法人は、クラウドという言葉が浸透していない2009年頃からクラウド化を実現しており、業務のデジタル化に積極的に取り組んできました。ほかにも、ビジネスコミュニケーションツール「Ｃｈａｔｗｏｒｋ」や、業務改善プラットフォーム「ｋ ｉｎｔｏｎｅ」を導入しています。

こうしたＩＴツールの活用は、私たち社労士法人の業務を効率化してくれるのはもちろん、お客様の業務効率化にも役立っています。
例えば、お客様とのコミュニケーションにはＣｈａｔｗｏｒｋを使っているので、書類のやり取りはドラッグ＆ドロップをするだけ。お客様に「便利で感動した」と言っていただけることも多くあります。

私たちがＩＴツールを導入することで、お互いにメリットがある。だから「お客様のサポートをする社労士法人としてＤＸを推進し、自分たちとお客様の業務を効率化できたら」という思いのもと、ＲＰＡを導入したんです。
ロボパットの導入は、お客様には直接関係ないかもしれませんが、コミュニケーションの時間が増えた点でメリットがあると思います。

最初は、ロボットの組み立てを業者に依頼したのですが、なかなかうまくいかず・・・。原因は、業者の方が私たちの業務を理解しきれていなかったからだと思います。業務の手順に沿ってシナリオを作っていくので、「なんのためにこの手順を踏むのか？」まで業務について詳しく理解していないと、思うようなロボットは作れません。

現在は、現場で活躍する２名が担当しているので、問題なくロボットを作れています。業務の本質を理解して、自分たちが使いやすいように組み立てていますね。
システムの知識に長けているわけではありませんが、「いつの間にこのロボットを作ったの？」とびっくりするときがあるほど、スムーズに進んでいますよ。・・・実際に二人を呼んで、感想を聞いてみますか？

こちら、ロボット作りを担当している岩附さんと菅野さんです。

ロボパットは、画面を切り取る形でシナリオを組めるので、視覚化されていてわかりやすいと感じています。日々パソコンを操作するのと同じ感覚で、ロボパットも直感的に操作できていますね。

私も、使いやすいツールという印象をもっています。
ただ、実は最初に「ロボパットでロボットを作ってほしい」と言われたときは、あまりイメージが湧いていなくて。「業務の最初から最後まで自動化するなんて、本当にできるのだろうか？」と心のどこかで疑っていました。

そんな私に、ロボパット側の担当の方が「これを見てみてください！」とロボパットの動画を教えてくれました。実際に動画を再生して目からうろこだったのが「業務全体に着目するのではなく、一つひとつの作業に着目したほうがいい」と。
これまでロボット作りを大きく捉えていましたが、「ファイルを保存するところから自動化してみよう」と細かく落とし込んだら、一気に成功イメージが湧いたんです。この動画がターニングポイントになり、考えを変えられてからは、スムーズに作業を進められています。