人材業界の業務の特色
人材業界を大きなくくりでいえば『「働く人を必要としている企業」と「働く場を必要としている個人」を結びつける業界』といえますが、内容によっていくつかに分類することができます。
人材業界とは
人材業界がおこなっているサービスの種類は大きく分けて以下の4つです。
人材派遣業
特定の業務をおこなうスタッフをクライアントに対して一定期間派遣する仕事です。クライアントに対しては人材派遣の効果的な活用を提案するほか、派遣スタッフに対するサポート業務もおこないます。
人材紹介業
求人募集している企業と求職者個人を結びつける仕事です。クライアントが抱えている採用に関する課題をヒアリングし、求める人物像をはっきりさせ、求人企業と求職者とをマッチングさせます。
求人広告
求職者と人材募集企業をメディアで結びつける仕事です。Web媒体のほか、テレビや新聞、雑誌、バス・電車の車内というようなマス媒体にクライアント企業の求人広告を掲載し、求職者とのマッチングを図ります。
多くは広告掲載料を収益としていますが、最近は求職者が求人企業に採用された時点で報酬が支払われるという成功報酬型のWebメディアも存在しています。近年ではインターネット広告を介した集客が高い効果を発揮しますので、従来から存在するマス広告だけでなく、Web媒体を活用したインターネット広告のことを把握しておく必要があります。
人材コンサルティング
企業ニーズごとに採用戦略立案をおこなうほか、クライアントである企業の課題解決策を提案する仕事です。
多くの企業では、人材に関する課題を抱えています。そこで、企業が抱える人材面での課題を解決する手段を提案する業務をおこないます。この仕事では、採用だけにとどまらず、クライアント企業の社員が抱える問題なども含め、人材に関することを幅広く扱うこともあります。
近年では、上記の内容を複数にまたがってサービス展開をしている企業も存在します。また、企業が新卒者を採用するときのサポート事業をおこなう「新卒採用支援」というサービスもありますが、それらは「人材コンサルティング」や「求人広告」の範疇に入れることができます。
人材業界における業務
もちろん、同じ人材業界といっても会社によって事業内容や業務内容は異なります。しかし以下のような内容は、人材を扱う会社にとってほとんど共通して当てはまる業務だといえます。
・膨大な数の求人情報を扱う
・膨大な数の個人情報を扱う
・企業および個人に対して、それぞれの情報をもとにしたコミュニケーションをおこなう
できるだけ多くの人材募集企業と求職者の情報を集めることが、人材業界で成功するカギになります。そのため、それら人材募集企業と求職者とのやりとりや情報にまつわる膨大な量の業務が発生します。そしてそれらの多くは、RPAで自動化しやすい定型業務です。
業務をすすめる上での課題点
人材業界では、業務をすすめるうえでの課題点があります。
求職者不足
日本では少子高齢化による人手不足が進んでおり、それに伴い求職者も不足しているという現状があります。そのため、求人募集している企業が支払う単価も上がっています。求職者が増えないことで採用の成立数も増えなければ、人材業界の利益も増えないという課題があります。
法改正への対応
政府による「働き方改革」の推進により、人材に関する法令の改正が相次いでいます。人材業界に属する企業としては、常に法を遵守しながら体制を整えていく必要があります。
広告の多様化
人材業界に属する企業としては、求職者の登録者数や求人企業の登録社数が多ければ多いほど勝ち抜いていける状況となっています。
そこで登録数を増やすために、広告を掲載することが重要です。かつてはマス広告が主流でしたが、今はインターネット広告が中心になりつつあります。しかし、そのインターネット広告も費用が高騰してきており、広告コストの肥大化をどう解決するかが課題です。
人材業界はRPAの導入に向いている
人材業界にはルール化しやすい繰り返し業務が膨大に発生します。いわば自動化しやすい定型業務がたくさん存在しており、RPAの導入に向いている業界だといえます。
RPAとは
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、人がパソコンでおこなう定型作業をソフトウェアロボットに代替することで自動化できるツールです。
問い合わせメールへの返信や文書作成、データ入力、データのコピー＆ペーストやダウンロード、Excelを使った集計作業など、人材業界で頻繁におこなわれている繰り返し業務の自動化がRPAの得意分野です。
RPAを導入することで、多くのデスクワークを自動化することができます。そのため、多くの課題を抱えている人材業界の生産性を、さらに向上させる効果が期待できるでしょう。
RPAに向いている業務
RPAに向いている業務は、毎回方法が変わらない定型作業です。そのため、作業方法がその都度で変わるような非定型作業や、その都度、人の判断を仰がなければいけない作業などはRPAに不向きです。
人材業界とRPAとの相性は？
ルール化しやすい、繰り返しによる定型的な事務作業が膨大に発生する人材業界とRPAとは相性が良いといえます。
人材業界では、以下のような定型作業が多く発生します。
・求人募集している企業や求職中の個人からの問い合わせメールに対応する業務
・フォームに打ち込まれた個人情報をシステムに入力し直す業務
・システム内の情報を定期的にレポート化する業務
RPAがデータに関わる定型作業を24時間365日稼働して処理してくれることにより、人材業界で働く従業員はその他の創造的な業務や、人でなければできない業務に集中できるようになります。
人材業界でRPAを導入するメリット
人材業界の企業にRPAを導入することで、以下のようなメリットを得ることができます。
作業時間や業務工数の削減
RPAを導入することで、エントリーしてくる人材との面接やメールへの返信が自動化されます。これまでエントリー者に対する定型的な文章を手動でメール送信していたのであれば、自動返信できるようにするだけで工数を大幅に削減できます。
さらに、RPAを導入することでマッチングなどのオペレーション業務も削減できます。
労働時間の削減
定型作業を自動化することで労働時間を削減することができます。そこで空いた時間を創造的な業務に充てたり、求職者や求人企業に対するフォロー業務に充てたりすることができるようになります。
RPAを導入するまでにすすめておきたいこと
RPAを導入する前に自動化できる業務、人がおこなうべき業務、属人的になっている業務を洗い出しておきましょう。そのうえで標準化をすすめていく必要があります。
法改正のたびにシステム改修をおこない、業務が複雑になり過ぎている場合もあります。業務の標準化は大切です。
人材業界におけるRPAの活用例
人材業界でRPAを有効的に活用した企業の代表的な事例をいくつか紹介します。
求人サイトへの登録作業を自動化したことで、空いた時間を創造的な業務へと振り向けられる企業へと変貌を遂げたCBキャリアの事例
医師や薬剤師の転職や開業を支援する企業であるCBキャリアは、求人サイトへの登録作業を3名で月あたり200時間かけておこなっていました。そのため、入力待ちが発生し登録までに2週間～1ヵ月かかってしまうことも珍しくありませんでした。登録者エントリーの機会損失や、既に募集が終了してしまっている、というような課題が発生していました。
そこで、この求人サイトへの登録作業にRPAを導入して自動化したところ、1名だけで月あたり10時間で完了できるように業務効率化を果たすことができました。登録者に対する課題が解決できたほか、RPA導入で浮いた190時間について頭を使い考える創造的な業務に振り向けられるようになったことで、「作業する組織」から「考える組織」へと変貌を遂げています。
業務改革の一環としてRPAを導入したパーソナルテンプスタッフの事例
人材派遣会社の業界最大手であるパーソナルテンプスタッフ株式会社は、複雑で慎重な処理が求められる契約管理業務を中心に業務改革をおこないました。勤怠管理業務にRPAを導入し、外部委託していた作業を内製化したことで運用コストの9割削減を実現しました。
スカウトメール送信業務の自動化で目に見えない効果も上げられたウィンスリーの事例
専門的なスキルを持ったマーケターが在籍しており、デジタルマーケティング企業のマッチングに特化したヘッドハンティング事業を展開しているウィンスリーでは、スカウトメールを送信する業務と企業の求人情報の整理業務にRPAを導入しました。
これまで半年に1人しか決まらなかったデータベースから、RPA導入後は3ヵ月で1名の入社が決まりました。また、スカウトメール送信業務を自動化したことにより、クライアント企業の条件に合った候補者との会話量が増やせている、という目に見えない効果もあげることができています。
毎日発生するデータ更新および移行作業をRPAで自動化を実現した、とある新卒採用支援企業の事例
近年、日本では企業が採用に積極的であったため「売り手市場」となっていました。学生側にとって就職しやすい状況であったため、1人あたりのエントリー社数は減少していました。そこで、企業側は優秀な人材を獲得しようと競争が激しくなっていました。
新卒採用支援企業は学生に多くの企業へエントリーして欲しいと考えています。同社では、学生が採用企業とやりとりするデータを毎日更新し、データの移行作業をRPAで自動化しました。そうすることで、これまで1企業あたり30分以上かかっていたデータ更新および移行が、5～10分程度で完了できるようになりました。
まとめ
今回は、人材業界における業務の特徴やRPAの活用事例、人材業界とRPAの相性などを紹介しました。
たくさんの定型的な事務作業が発生する人材業界が今以上に生産性を上げるためには、RPAは非常に有効です。人材業界が抱える人手不足解消、さらに政府が掲げる「働き方改革」を実現するためにも、一日でも早く導入を検討することをおすすめします。
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