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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.02.04

これからの自治体にRPAは不可欠?RPA導入のメリットと課題

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急速に進む少子高齢化は企業だけではなく、自治体にとっても大きな影響があります。税収や行政職員が減少すれば、これまでのように自治体としての機能を果たしていくことは非常に困難になるでしょう。
そこで総務省では「自治体戦略2040構想」として、新たな自治体の在り方を定義しようとしています。そこで今回は自治体の業務効率化、人材不足対策として高い効果が見込めるRPAの導入に関して、そのメリットや導入をするうえでの課題を解消する対策についてお伝えします。

【目次】

 

「自治体戦略2040構想」と総務省のRPA導入支援

2018年、経済産業省が公開したDXレポート。このなかで「2025年の崖」として、多くの企業が2025年までにDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現しないと2025年以降、年間12兆円もの損失をもたらす可能性があると警鐘を鳴らしました。

しかし、これは企業だけではなく、自治体のおいても同様の問題が起きようとしています。そこで総務省は「自治体戦略2040構想」として、自治体行政の刷新を構想しています。

その概要や具体的な内容は次のようなものです。

「自治体戦略2040構想」とは

総務省が掲げた「自治体戦略2040構想」とは、2040年頃にかけて迫りくると想定される日本の内政上の危機を明確化し、それを共通認識としたうえで、危機を乗り越えるために欠かせない新たな施策を開発し、その施策の機能を最大限発揮させるための自治体行政の更新を構想するものです。

2040年頃、日本に迫りくる危機の背景には、少子高齢化による人材不足があります。2016年時点での年齢別地方公務員数で最も多い層は、市区町村・都道府県どちらも40代中盤から50代のいわゆる団塊ジュニア世代です。この層が2040年頃になると65歳を超え、定年退職となります。

そして、2040年頃に20歳代前半になる者の数は団塊ジュニア世代の半分程度。つまり労働生産人口が大幅に減少してしまいます。

また、少子高齢化は、都市部と地方圏の格差拡大、世帯主が雇用者として生活給を得るというこれまでの標準的な世帯主雇用モデルの崩壊により、雇用・教育の機能不全などさまざまなリスクが生じます。これが2040年に日本に迫りくる危機です。

この危機を回避する戦略が前述した「自治体戦略2040構想」ですが、具体的には、「行政内部(バックオフィス)」「住民・企業との接点」の2つの側面から構想しています。

行政内部(バックオフィス)の簡素化・効率化

行政事務の多くは以前より、情報システムの活用で効率化が進んでいました。しかし、デジタル化を進めるものの情報システムの活用に統一性がなく、各自治体が部分最適を追求していたため、全体から見ると、情報システムの重複投資なども多く、コスト高やシステムの複雑化などの要因となっています。

そのため、2040年に向けての解決策として、部分最適を改め、情報システムに統一性を持たせた共通化によってコストの低廉化を目指します。

住民・企業との接点における利便性の向上

紙の申請書類は、フォーマットに少しでも差異があれば、記載事項が同じであっても一括での処理ができません。そのため、大量・大型の手続きとなると、住民や企業の負担が増大します。もちろん、自治体の負担も相応にかかっていました。

この問題の解決策として、AI-OCRなどの活用による紙媒体の削減に加え、例えばマイナポータルによる一元的なインターフェイスの構築・活用が挙げられます。マイナポータルによって住民・企業の電子申請の一元的な窓口を開設します。住民・企業の利便性向上、自治体の事務作業の軽減と双方にとってメリットの大きい取り組みとなります。

総務相のRPA導入支援の内容

総務省では、自治体のRPA導入を推進するため、2019年度より「自治体行政スマートプロジェクト」の実施を開始しています。このプロジェクトは、AIやRPAを導入し、標準的かつ効率的な業務プロセスの構築にモデル的に取り組む自治体支援を目的としているものです。

対象は、「指定都市モデル」「市区町村モデル」「都道府県モデル」で対象業務は、「住民基本台帳業務(都道府県モデル以外)」「税務業務」「内部管理業務(人事給与・庶務事務・文書管理・財務管理)」のいずれかが基本となります。

支援を受けるには一定の条件がありますが、採択されれば、「指定都市モデル」「市区町村モデル」で3,000万円、「都道府県モデル」で2,000万円を上限とした委託経費が支援されます。

※委託経費や諸条件は年度によって異なる場合もあります。

自治体におけるRPA導入の現状

現状、どれだけの自治体がRPAを導入しているのでしょう。総務省自治行政局行政経営支援室が2019年5月に発表した「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況調査」によると導入率はそれぞれ次のとおりです。

 

  • 都道府県 29.8%
  • 指定都市 40.0%
  • その他の市区町村 3.4%

 

都道府県と指定都市は、導入予定まで含めるとそれぞれ、72.4%、80%とどちらも過半数を超えています。しかし、その他の市区町村は導入予定を含めても11%で、66.6%は導入の検討もしていないと回答しました。都道府県と指定都市と比べ、大きな格差が生まれているのが現状です。

自治体がRPAを導入するメリット

総務省が支援してまでもRPA導入を進めるのには、相応のメリットが存在するためです。主なものとしては、次のようなメリットが挙げられます。

人手不足の解消

PRAは主にパソコンを使って行う定型作業を自動化するツールです。そのため、RPAを上手く利用することで、例えばこれまで3人で行なっていた業務量が1人でも対応可能になる場合もあり、人手不足解消につながります。

人的ミスの削減

自治体では住民の個人情報を扱う業務が多く、ひとつのケアレスミスが重大な情報流出につながってしまうリスクがあります。しかし、RPAであればすべてロボットが作業を行うため、ケアレスミスがなく、個人情報流出リスクの軽減が可能です。

例えば、住民あてに送付する郵便物を用意する際、一つひとつ宛名ラベルを打ち込むのは大変な作業になります。打ち間違いが発生してもおかしくありません。そこでRPAによって自動化することで、ミスを防ぐことができます。

業務効率の改善

RPAはロボットのため、24時間、365日休むことなく稼働します。繁忙期や月末月初なども関係なく定型作業を自動化していくため、職員は本来の業務に集中できるようになり、業務効率の大幅な改善と生産性の向上が実現します。

労働環境の改善

RPAによって業務の効率化が実現すれば、これまで残業や休日出勤しなければ終わらせられなかった業務が減少し、職員のワークライフバランスが改善されます。これにより、膨大な事務作業が軽減され、プライベートの充実とともに、労働環境の改善も実現するでしょう。

コストの削減

職員の残業や休日出勤が減少すれば、固定費削減が可能になりますが、RPA導入によるコスト削減はそれだけではありません。職員の大きな負担となる電話による問い合わせ業務も、RPAを使い初期対応をロボットに任せることで、「ユーザーの状況を把握したうえでの対応が可能になる」「わざわざ職員に聞かずとも問題が解決する」などの効果があります。これにより、時間的コストも大幅に削減可能です。

 

自治体におけるRPAの具体例

前掲した「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況調査」のなかで、地方自治体のRPA導入状況についてもまとめられています。

主な内容は次のとおりです。

RPAの分野別導入状況

都道府県でRPAを導入している分野で最も多いのは、「組織・職員(行政改革を含む)」で、「財政・会計・財務」「情報化・ICT」と続いています。指定都市でもほぼ同じですが順位は、「財政・会計・財務」「情報化・ICT」「組織・職員」と少し変わっています。

市区町村で最も多いのは「財政・会計・財務」、次いで「組織・職員」ですが、その次に多いのは「ふるさと納税受付・データ処理業務」です。

導入している業務例

次に、それぞれの分野で具体的にどのような業務でRPAを導入しているのか、主なものについて見ていきましょう。

組織・職員

職員の超過勤務管理業務

財政・会計・財務

臨時職員の賃金支払業務

職員の超過勤務管理業務

通勤手当に係る距離測定

財務会計システムにおける支払事務など

健康・医療

重度心身障害者医療費の助成事務

特定健診の受診券の再交付事務

国民健康保険料にかかる所得申告書入力業務など

児童福祉・子育て

私立幼稚園等入園料補助金支払業務

保育園新規申込業務

子ども子育て支援システム入力事務など

高齢者福祉・介護

要介護申請における一連業務

後期高齢者保険料決定通知書など

 

そのほか、転入通知業務やコンビニ交付集計事務というような住民異動にかかわる業務、個人市民税の当初課税業務や法人市民税の賦課業務というような地方税業務でRPAが多く導入されています。

自治体のRPA導入における課題

ここまでRPA導入のメリットやすでに導入している自治体の事例を見てきました。しかし、まだまだRPAの導入が当たり前となっているというような状況ではありません。

そこで、ここではRPA未導入の自治体が抱える課題について見ていきましょう。

RPA導入前の業務整備

RPAはさまざまな業務の自動化を行いますが、基本的にパソコンを使って行う定型作業を得意としています。そのため、電子化されていない各種紙書類、資料を扱った業務はRPAを導入しても、高い効果は期待できません。

また、業務が複雑化していて可視化できない状況では、どの業務にRPAを導入すれば高い効果が発揮されるかがわかりません。

このように、RPAを導入するには事前の業務整備が必須であり、それができていない自治体はRPA導入の検討に入れない、というような状況でしょう。

IT人材の確保・育成

RPAは導入すればすぐに使えるというようなものではありません。これまで手作業で行なっていた業務を可視化し、それをPRAに覚えさせる必要があります。

この際、簡単な業務であれば、プログラミングの知識がなくても可能ですが、システムとの連携や複雑な業務の自動化を行うには、IT人材が欠かせません。

しかし、現状、IT人材を確保・育成するには多くのコストと時間を要するため、導入に二の足を踏んでしまう自治体も少なくありません。

住民の適応

自治体自体がRPA導入のために紙書類の電子化を進めたとしても、住民の協力がなければ、導入はスムーズに進みません。特に高齢者の多い地域や地方都市の場合、住民が電子書類に適応できず、紙での処理を希望するようなケースが生まれやすくなります。

その結果、仮にRPAを導入したとしても、実際は従来どおり手作業で業務を行うというようなケースも考えられます。

堅牢なセキュリティが必要

自治体業務の多くは住民の個人情報を取り扱うため、非常に堅牢なセキュリティが必要です。また、職員に対するセキュリティ教育の徹底も欠かせないため、その手間やコストを考えて導入に踏み切れないといったケースも多いでしょう。

自治体がRPAを導入するには?

RPA導入のメリットと課題点を見たうえで、ではどうすれば、スムーズな導入を実現できるのか、ここでは2つのポイントをご紹介します。

まずは業務の整備を行う

RPA導入を検討した際、まずやるべきは既存業務の整備です。各部署で職員が行なっているすべての業務プロセスを可視化させ、業務を滞らせているボトルネックを見つけ出します。

そして、そのボトルネックを解消するためにRPAをどうやって活用すべきかを明確にしましょう。もちろん、電子化が進んでいない場合は、同時に電子化も行なっていかなければなりません。

他の自治体のRPA事例を参考にする

自治体が行う業務は基本的にどの地域でも大きな違いはありません。そこで、すでにRPAを導入し、活用している自治体の事例を確認します。ゼロから導入を始めるのに比べ、導入までのプロセスを大幅に削減できるうえ、成功の確率も増加するでしょう。

 

まとめ

総務省が推進する「自治体戦略2040構想」。自治体の業務効率化、人材不足問題の解消、住民サービスの向上、労働環境の改善など解決しなければならない点は少なくありません。しかも期限は限られているため、まだ実際に動けていない自治体は最優先課題として取り組んでいく必要があります。

さまざまな問題を解決する施策としてもっとも有効なのは人材の確保・育成ですが、少子高齢化はすでに止めることは困難であり、少なくともここ10~20年ではどうすることもできないでしょう。

そこで、おすすめなのがRPAの導入です。既存業務の整備や電子化、住民の理解など超えるべきハードルもありますが、それ以上に導入のメリットは多く、少子高齢化が進む現状において、「自治体戦略2040構想」の実現にはRPAの導入が最適解ともいえます。

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この記事を書いたコンサルタント

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