RPAツールとは
RPAツールとはRobotic Process Automation／ロボッティック・プロセス・オートメーションの略称で、これまで手作業で行なってきた多くの定型業務を自動化するためのソフトウェアロボットです。具体的な内容やメリットなどは次のとおりです。
RPAツールの役割
RPAツールが行える業務の自動化は、主に経理や労務、営業、総務などいわゆるホワイトカラーがパソコンを使って行う事務作業や定型的業務です。具体的には次のようなものが挙げられます。
- 取引先や顧客から送られてくるメールの添付ファイルをチェックし、自動でそれぞれのフォルダに格納する
- 毎月請求額が決まっている取引相手の請求書を作成し、メールで送付、もしくはクラウド上にアップし連絡を行う
- 社員の勤怠管理システムからデータをダウンロードし、就業時間を集計し、給与計算を行う
- SNSやブログなどから自社名や自社商品の評判を自動で収集してまとめる
- Web上で競合他社の株価情報を定期的に取得し、グラフ化する
- 全国の小売店から送られてくる販売データを集計し、在庫管理を行う
基本的にRPAツールが得意とする業務は、ルールが決まっている業務、定期的に同じことを繰り返す業務など、人間がパソコンを使って行う業務です。パソコンの画面上で行われる手順を記録し、それをそのままそっくりコピーして作業します。
なお、AIのような自分で考える能力は持たないため、単純作業や決まった作業しか実行することはできません。これらの業務を自動化し、効率化を果たすのがRPAツールの役割であり、導入する理由だといえます。
RPAツールを導入するメリット
RPAツールを導入する主なメリットは次の通りです。
業務効率化
先述したように、RPAツールはこれまで手作業で行なっていた多くの定型作業を自動化するため、社員の負担が減り、大幅な業務効率化が実現します。
日経コンピュータが実施したRPAの活用状況に関する独自調査によると、RPAによって自動化したパソコン作業時間の合計は、回答した50社の合計で年間1,700万時間にも達することが分かりました。仮に1日8時間労働で月に22日、1年間働く人間に換算すると、8,000人以上の労働力になります。
生産性の向上
RPAツールを導入し、提携作業の自動化が実現すれば、これまで手作業で行なってきた時間をそのまま生産性の高い業務に割り当てることが可能です。その結果、社員は本来の業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。それを目的にするとあまりうまくいきませんが、結果的に人件費削減に繋がることも多いです。
ワークライフバランスの実現
RPAツールは24時間、365日稼働させることも可能です。そのため、これまでのような残業や休日出勤が減り、ワークライフバランスが実現します。
ケアレスミスの低減
定型作業とはいえ、人が行う限り拭えないのが、計算ミス、集計ミス、書き間違えなど多くのケアレスミス発生のリスクです。しかし、RPAツールはロボットが業務を行うため、正しい設定さえしていれば、ケアレスミスが発生するリスクはほぼありません。
業務プロセスの改善
RPAツールを導入する際、自社のどの業務に導入するかを決めるため、業務内容や業務プロセスなど、ワークフローの可視化作業が必要です。これにより、自社の業務を滞らせている業務を見つけ出し、RPAツールが対応できるか否かを検討します。この作業が同時に業務プロセスの見直しにつながり、結果として、無駄な業務の削減や業務フローを改善するきっかけにもなるでしょう。
自動化する業務によってはプログラマーを必要としない
RPAツールは種類や自動化したい業務内容によっては、コピー＆ペーストなどの簡単な設定での自動化が可能です。そのため、プログラマーに負担をかけずに自動化が実現します。
さまざまなツールとの連携が可能
RPAツールの種類にもよりますが、多くのRPAツールは提供元の異なるシステムやWebサービスとの連携が可能です。例えば、「顧客管理システムで更新した顧客情報をダウンロードし、営業管理システムに反映させる」「グループウェアでやり取りしたファイルをメールソフトから取引先へメールする」というような、部署間やシステム間を超えた連携が行えます。
顧客満足度の向上
RPAツールによって請求書の自動発行、メールでの送信が実現する場合、例えば、手作業で行っていた請求書の発行、押印、封筒詰め、郵送というような手間がかかりません。その結果、取引先は従来よりも早い支払い処理が可能となります。
また、顧客から問い合わせがあった際は、顧客管理システムから自動的に過去の問い合わせ内容を検索・表示させられるようにすれば、迅速かつ詳細な回答が可能です。
これらにより、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
従業員満足度の向上
業務効率化、生産性の向上、ワークライフバランスの実現などさまざまなメリットがあるのがRPAツールです。これらがすべて実現すれば、従業員満足度の向上が見込めます。その結果、離職率の低下はもちろん、人材採用時のアピールポイントになり、優秀な人材の獲得にもつながります。
Excelマクロとの違い・比較
RPAツール以外でデータの集計や分析、グラフ化を自動化するツールは、Excelのマクロです。RPAツールに比べ、すでにほとんどの企業で利用されているOfficeツールのひとつでもあるため、導入コストがかからず、利用の敷居が低い点がメリットといえるでしょう。
ただし、Excelは基本的にOfficeツール同士でしか連携がとれないため、異なるシステム間を超えたデータ集計などは余計な手間がかかります。また、全国の小売店から送られてくる販売データの集計など、大量データの処理にはかなりの時間が必要です。そのため、RPAツールのほうができることの幅が広いうえに、迅速な処理ができます。
RPAツールの種類
RPAツールには大きく3つの種類があります。実際に導入する際にはこの中から自社に合ったタイプを選択することになるため、それぞれの特徴を知っておかなければなりません。
サーバー型RPAツール
自社のサーバーに導入するタイプのRPAツールです。サーバー内でロボットの開発、運用が可能なため、全社的にRPAツールを活用するのに適したタイプといえます。
また、一括管理が可能で、セキュリティリスクが低い点もメリットといえるでしょう。デメリットとしては、ほかのタイプに比べ導入コストが高い点です。どちらかといえば大企業向けのタイプといえるでしょう。
RPAテクノロジーズ株式会社が展開するBizRobo!が代表格です。
デスクトップ型RPAツール
PCに直接インストールするタイプのRPAツールです。ひとつの部署だけ、ひとつのチームだけというような利用が可能になるため、まずは試験的にRPAツールを導入したいときにはこのタイプが便利です。サーバー型と比べると中小企業向けといえます。
デメリットとしては、個人管理になるため、属人性が生まれやすくなる点です。常に開発の情報共有や可視化をしておかなければ、退職・異動などがあった際に改めてロボットの開発のし直しが必要になってしまいます。
NTTDATAのWinActorやUiPath、Robo-Pat DXが有名です。
クラウド型RPAツール
クラウドを経由して利用するタイプのRPAツールです。自社のサーバーやパソコンにインストールする必要がないため、導入の手間やコストが抑えられます。また、スモールスタートでその後、扱う人数や部署を増やす際のコストも軽減可能です。デスクトップ型のように中小企業でも扱いやすいですが、大人数が使用する大企業にもおすすめできます。さらに定期的にアップデートが行われるため、その都度、更新費用がかかることもありません。
デメリットとしては、クラウド側で急にサービスの停止や規約変更が行われるリスクがある点です。また、使用できるアプリケーションも大幅に制限されます。そして、選択するクラウドサービスによってはセキュリティが弱い場合もあります。
RPAツールの比較ポイント
多くのメリットを持つRPAツールですが、それでもなかなか導入に踏み切れない企業は少なくありません。現在では多くのRPAツールが存在しているため、どれが自社に適したものなのか、選択が難しい点が理由の一つとして挙げられます。
前項でRPAツールを3つに分類しましたが、どのタイプにするかを決めただけですぐに導入というわけにはいきません。そこで、3つのタイプから1つに絞ったうえで、その中からRPAツールを選択する際のポイントを説明します。
対象業務の規模
自社のどのような業務で利用したいかにより、RPAツールの種類も大きく変わってきます。情報収集や簡単なデータ入力・請求書の印刷というような大がかりなプログラムが必要ない業務であれば、現場での自動化に特化したRPAツールが最適です。
しかし、大量のデータ処理が必要な業務、一部非定型な業務、複数のシステム間を連携させるような業務の自動化を行う場合は、プログラミングの知識も必要となります。そのため、RPAツール自体も高度なものを選択しなくてはならないでしょう。
活用のしやすさ（操作の難易度）
RPAツールは開発がしやすいかどうかも選択のポイントですが、実際に活用する社員が扱いやすいかどうかも重要なポイントです。自動化する業務の内容にもよりますが、直感的な操作で扱えるものでなければ、結局は属人性が生まれてしまいます。
もちろん、導入時に扱い方の教育は必要ですが、社員によってITリテラシーは異なるため、エンジニアやIT人材がいなくても、自分で簡単に活用できるものでなければなりません。シナリオ作成などを代行してくれるRPAベンダーもありますが、基本的にはプログラミング知識が必要な難易度の高いものでは、導入したとしても使われずに野良ロボットになってしまうリスクも生じてしまうでしょう。誰でも簡単に、コンサルタントサービスを活用せずともスクリプトを組めるRPAツールはソリューションとしては望ましく、価格や機能の柔軟性といった項目は忘れずに比較する方も多いです。
ただ、操作性という点も忘れずに無料トライアルなどで確認してから導入を決めましょう。
システム連携のしやすさ
自社で扱っている既存システムと連携がとれるかどうか、異なるシステム間の連携が容易にとれるかどうかを事前に確認しておくことも、RPAツール選択の必須ポイントです。RPAによっては、自社で使っているアプリケーションやブラウザとは相性が悪く動かない、ということもあります。
導入してから既存システムとの連携がとれないとなれば、業務効率化は実現しないどころか、かえって非効率を生み出してしまうリスクも考えられます。そうした意味では、システム連携のしやすさや相性はRPAツール選択の最重要ポイントといってもよいでしょう。
またシステム連携ができても、かえって業務やタスクが複雑化してしまうケースもあるので注意が必要です。RPAの作業手順の途中で人手が必要になってしまう設計になってしまっては、システム連携の意味がありません。シンプルに一元管理ができるような設計が必要です。
セキュリティ
一般的にデスクトップ型やクラウド型に比べ、サーバー型はセキュリティリスクが低いといわれていますが、実際には必ずしもそうとは限りません。例えば、サーバー型であっても、社内にサーバー管理者が常駐していない企業では、外部からの攻撃に対し迅速な対応ができない場合は十分に考えられます。
逆に比較的セキュリティリスクが高いといわれているクラウド型も、サービスによっては自社のサーバーよりも厳重な管理下に置かれているものも少なくありません。また、デスクトップ型は、利用者のセキュリティ意識が大きく影響します。これらを踏まえ、自社にとってもっともリスクが低いと思われるタイプの選択が必要です。
国内ベンダーか海外ベンダーか
RPAツールはもともと海外から広まったため、海外ベンダーのほうが製品として高機能で使い勝手も良いと思われるかもしれません。もちろん、そうした側面はありますし、実際に海外ベンダーを利用している企業も多いでしょう。
しかし、ここ数年で国内ベンダーでも高機能で使い勝手の良いRPAツールは増えています。また、国内ベンダー最大の強みは、日本語サポートが充実している点です。万が一、トラブルや不具合が発生した際にも、国内ベンダーのほうが迅速な対応が可能なため、特に初めてのRPAツール導入の際は、国産のものをおすすめします。
導入実績数と導入企業での事例
RPAツールはここ数年で急激に普及が進んでいるため、次々と新しいRPAツールが登場しています。これも選択に迷ってしまう要因のひとつです。しかし、そのなかでも、導入実績数が多いものは、それだけ信頼性が高い証拠でもあるため、選択に迷った際は、これをポイントとするとよいでしょう。各RPAツールのWebサイトを確認すれば実績数や料金、導入顧客例などが一覧でまとめられているはずです。もし掲載されていない場合は、問い合わせて確認してみましょう。
ただし、すべてのRPAツールが導入実績数を明らかにしているわけではないため、わからない場合は、競合や自社に近い企業ですでに導入している事例を参考にするのもおすすめです。自社に近ければ近いほどイメージも湧きやすく、より現実的な選択が可能になります。
まとめ
現在、さまざまな企業から多様なRPAツールが提供されています。価格も無料のフリーソフトから年間1千万を超えるものまで様々です。そのため、どれが自社に最適なRPAツールであるか簡単には決められないでしょう。今回ご紹介したように選択のポイントはいくつもありますが、それでもどうしても決められない場合は、サポート体制で比較することをおすすめします。
RPAツールはさまざまな機能を持ち、さまざまな使い方ができるため、逆に何に使えば良いかわからなくなってしまうケースが少なくありません。また、導入したものの、上手く活用できないというようなケースも多いでしょう。その際、サポート体制が充実していれば、何かあった場合でも迅速な対応が可能です。そうした意味で最終的な判断で迷ったときは、サポート体制で比較すると間違いありません。
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