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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.04.13

これからの企業に必須の業務効率化ツール7選。未導入なら即導入検討を!

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国が推進する働き方改革や、新型コロナウイルス感染防止対策としてのテレワーク導入など、企業では従来の働き方を見直す動きが急加速で進んでいます。しかし、多くの業種で人手不足の慢性化や電子化が進んでいないこともあり、かえって残業が増えてしまう、テレワークが進まないなど課題は少なくありません。
そこで、少人数であっても業務の無駄をなくし、生産性を上げるための施策として大きな期待を集めているのが業務効率化ツールです。
今回は、これからの企業に欠かせない業務効率化ツールについて、導入のメリットや、おすすめのツールを紹介します。

【目次】

 

業務効率化のメリット

ビジネスを行ううえで欠かせない業務効率化ですが、具体的に業務効率化が実現することで、どういったメリットが生まれるのでしょう。

ここでは、業務効率化のメリットのなかでも特に重要なものを3つご紹介します。

 

生産性の向上

企業が継続的に成長していくには、人手不足が慢性化しているとはいえ、従来と同じもしくはそれ以上に生産性を上げていかなければなりません。しかし、少人数でこれまでと同じ業務内容を行おうとすれば、当然従業員に大きな負担がかかります。

そこで効果を発揮するのが、業務効率化ツールです。

業務効率化ツールには、これまで人手を使って行なっていた作業を自動化するものも少なくありません。時間はかかるものの、それほど生産性の高くない業務はツールに任せ、従業員は生産性の高い業務に集中すれば、工数を削減しながら少人数でも継続的に成長していくことが可能になります。

 

労働環境の改善

多くの企業では、繁忙期と閑散期があります。しかし、繁忙期にだけ多くの人を雇用し、閑散期になったら人を減らすといったやり方は非常に効率の悪いやり方です。また、常に専門的な知識を持った人を雇用できるわけではないため、生産性も高まりません。

そのため、特に中小企業の場合は、繁忙期、閑散期に関係なく変わらない人員で乗り越えるケースが多く、労働環境も悪くなりがちです。こうした際も、業務効率化ツールを導入すれば大きな効果が得られます。

業務効率化ツールは、基本的に365日24時間稼働するため、繁忙期は特に社員の残業時間削減に大きく貢献するでしょう。これにより、社員のワークライフバランスも実現し、労働環境改善も期待できます。

 

人手不足の解消

業務効率化ツールは、人手を使って行なってきた作業の自動化を実現するものも多く存在します。そのため、アルバイトや派遣社員を雇用するのと同等の効果が得られ、単純に人手不足が解消する点が大きなメリットです。しかし、人手不足解消のメリットはそれだけではありません。

ここまで説明してきたように、業務効率化ツール導入の主なメリットは、「生産性向上」「労働環境改善」です。これらにより既存社員の満足度が上がれば、離職率低下も期待できるでしょう。

さらに、ペーパーレス化や、外部とのコミュニケーション活性化もなされ、在宅やサテライトオフィスを使ったテレワークも可能になります。そうなれば、新規採用時のアピールポイントの一つとなり、これもまた人手不足解消につながるメリットとなるでしょう。

 

まだ導入していないなら検討すべき業務効率化ツール7選

企業が継続的に成長をする上で、さまざまなメリットを生み出す業務効率化ツール。一口に業務効率化ツールといってもその種類は多様です。「社内のコミュニケーションを活性化させる」「ルーティンワークを自動化させる」「販促や営業活動を自動化させる」など、効率化へのアプローチはさまざまです。

そこで、ここでは一般的に多く利用されている業務効率化ツールを7種類に分け、それぞれの役割や導入のポイントについて紹介します。

 

社内コミュニケーションツール

会社は、基本的にチームで仕事を進めていきます。そのため、常にチームのメンバー間で情報共有ができていないと、業務がスムーズに進んでいきません。そこで効果を発揮するのが、グループウェアなどの社内コミュニケーションツールです。

従来、ビジネスで使うコミュニケーションツールといえば、メールが一般的でした。しかし、メールは宛名を書く、「お疲れ様です。○○です」といった前文が必要など手間が多いうえ、一覧性が悪いものが多く、決して効率的とはいえません。

これに対して、新しい社内コミュニケーションツールであるビジネスチャットや社内SNS、オンライン会議などは、チーム全体で閲覧可能なうえ、一覧性も良く効率化を実現します。

チャットツールやオンライン会議を活用すれば、リモートワーク中の社員とも活発なコミュニケーションがとれ、離れた場所で働くデメリットの解消につながるでしょう。

 

タスク・プロジェクト管理ツール

社内コミュニケーションツールと同様に、チーム間での情報共有に欠かせないツールが、タスク・プロジェクト管理ツールでしょう。企業にもよりますが、一つのチームで一つのプロジェクトだけが動いているケースよりも、複数のプロジェクトが同時に動いているケースのほうが多いのではないでしょうか。そうした際に、プロジェクト管理ツールが効果を発揮します。

また、プロジェクトメンバーが多くタスクが複数人にまたがっている場合などはシンプルなタスク管理ツールでも十分に効果的です。

これらのツールの最大のメリットは、スケジュールや進捗状況が可視化され、今プロジェクトはどこまで進んでいるのかが共有できるため、自分が何をするべきかが瞬時に明確になる点です。進捗状況がわからず、そのたびに連絡を取り合っているようでは業務の速度が落ちるうえ、ミスやトラブルに発展するリスクも増大します。

特に、複数のプロジェクトを同時に進めている場合は、それぞれの進捗状況を把握していないと納期遅れや重要な項目の漏れも生まれやすくなり、生産性も下がってしまうでしょう。タスク・プロジェクト管理ツールは、そうしたミスを減少させ、効率的な業務遂行を実現します。

 

営業支援ツール(SFA)

営業支援ツールとは、各営業社員の営業活動を可視化させ、商談の進捗状況と結果を蓄積・管理することを主目的としたツールです。このツールを活用すると、例えば取引先の担当者が変更した際の引継ぎ状況や、これまでの商談内容がクラウド上で共有され、一覧で把握できるようになります。

その結果、仮に自社の担当者がいない際に問い合わせがあっても、すぐにほかの社員が対応でき、迅速な問題解決が可能です。

また、営業社員は基本的に外出していることが多く、社員同士での情報共有がほかの部署に比べて困難になるケースも珍しくありません。しかし、営業支援ツールを活用すれば、ほかの営業社員の状況もすぐに確認できます。

そのため、誰かの取引先でトラブルが起きてもすぐにほかの社員がサポートに回れ、万が一の状況が生まれにくくなるでしょう。

 

顧客管理ツール(CRM)

営業支援ツールは営業活動を支援するためのツールですが、顧客管理ツールは、顧客との関係性を管理するためのツールです。ただ、主に営業社員が活用するケースが多いため、同じような機能もあるため、混同してしまうケースも少なくないでしょう。

異なる点は、営業支援ツールが各営業社員の抱えている案件をベースに業務を支援するツールである点に対し、顧客管理ツールは顧客との関係性強化を主目的としたツールである点です。

具体的な機能としては、「顧客情報の蓄積・管理」「商談の日時・内容の管理」「顧客の取引状況に応じた自動メール配信」「問い合わせ内容の蓄積・管理」などがあります。これらの機能を活用し、主に既存顧客とのやり取りを効率化し、関係性を強化するためのツールです。

 

マーケティングオートメーション(MA)

顧客管理ツールが主に既存顧客との関係性強化を実現するツールなのに対し、マーケティングオートメーションツールは、効率的に新規顧客獲得を獲得するためのツールです。

具体的には、自社のWebサイトに訪問したユーザー、展示会で名刺交換をした企業といった見込み顧客に対するアプローチを自動化するものです。

主な機能は、顧客の「興味関心」「比較検討」などの段階に応じて適切なメッセージの配信や、Webサイトに訪問するユーザーに向けたコンテンツ作成機能です。

また、訪問ユーザーの行動を追跡し、何に興味を持っているかを把握するトラッキング機能なども特徴的です。

先述した営業支援ツールや顧客管理ツールと連動させ、見込み顧客から新規顧客、そして既存顧客へとスムーズな引継ぎも可能にし、営業活動のさらなる効率化も可能です。

 

オンライン営業ツール

新型コロナウイルス感染拡大の影響から、以前のように営業社員が顧客と対面で営業を行うことが難しくなっています。その際に効果を発揮するのが、オンライン営業ツールです。zoomやSkypeのようなWeb会議ツールと混同しがちですが、オンライン営業ツールは、単純にオンラインでコミュニケーションをとるだけではなく、営業活動に欠かせない機能が満載のツールです。

ミーティング時に相手と資料を共有する機能、簡単なプレゼンテーションを行える機能、営業支援ツール、顧客管理ツール、マーケティングオートメーションツールなどと連携する機能を備えています。

オンライン営業ツールの活用は、新型コロナウイルス感染防止対策となるのはもちろん、「移動にかかる時間やコストの削減」「全国を相手にした営業の実現」「スピーディーな対応」などのメリットを生み出します。

 

RPAツール

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略称で、パソコンを使って行うルーティンワークを自動化するツールです。Excelなどのデータ集計や請求書の作成といった簡単なものから、売上データの分析、顧客管理などさまざまな業務を自動化することができます。

従来、業務の自動化やロボットといえば工場や製造業などのいわゆるブルーカラーの業務が中心でした。しかし、RPAツールは、ホワイトカラーのPC上の業務を自動化するとして近年、大きな注目を集めています。

また、RPAツールの大きな特長の一つが既存システムとの連携です。部署をまたいでツールを連携させ、自動化させることで、より大きな効果を発揮します。

今回、紹介したツールのなかでも多くの業務を自動化するRPAツールは、業務効率化を実現するには最適なツールだといえるでしょう。

 

今後、特にRPAツールは日本企業に必須

ここまで7種類の業務効率化ツールをご紹介してきました。

ここまで7種類の業務効率化ツールをご紹介してきました。

またこれ以外にも、

・クラウド型のファイル共有サービス

・名刺情報をクラウド上で管理・共有する名刺管理ツール

・動画を盛り込んだマニュアルを手軽に作成しスマホ上で閲覧できるマニュアル作成ツール

・データ化した契約書の締結をクラウドで行うサービス

など便利なツールやサービスはまだまだたくさんあります。

どれも従来の業務を効率化し、生産性を高めるものばかりですので、企業の課題に応じて優先順位をつけて導入していけばよいでしょう。

なかでも最もおすすめするのはRPAツールです。その理由は「労働力人口の減少」と「困難なIT人材獲得」です。

 

ますます減少する労働力人口

少子高齢化が進む日本では、15歳から65歳までの労働力人口が年々減少を続けています。厚生労働省のデータによると、2000年の労働力人口は6,274万人でしたが、2030年は5,492万人と、30年で782万人も減少すると予測しています。

この予測からも、今後人口が増加に転じる可能性は限りなくゼロに近いでしょう。そのなかで企業として継続的な成長をするには、少しでも多くの業務を効率化させなくてはなりません。

そのために、できる限り人が行なってきた業務を自動化させる必要があり、それに最も適しているのがRPAツールです。

 

IT人材獲得の難しさ

2019年3月、みずほ情報総研株式会社が発表した「IT人材需給に関する調査」によると、2030年はIT人材の不足が今以上に顕著となり、16.4~78.7万人が不足すると試算しています。つまり、今後はこれまで以上にIT人材の獲得が難しくなるのです。

RPAツールは製品や用途にもよりますが、基本的な操作や設定は高度なプログラミング知識を必要としません。そのため、IT人材が少ない企業であってもRPAツールの活用が可能です。

 

RPAツールは使いやすさを重視すべき

業務効率化という観点で考えた場合、ツール選択は使いやすさが最も大切です。

特にIT人材が少ない企業では、大きな負担をかけないためにも、まずは誰もが簡単に操作できるRPAツールを導入しましょう。IT人材に負担をかけない体制の構築により、長期的な視点で見れば企業全体の業務効率化が実現します。

 

業務効率化成功のポイントは自社の課題に適したツールの導入

現在、業務効率化を実現するツールはさまざまな種類がありますが、闇雲に導入しても成果を上げられるとは限りません。重要なポイントは、自社の課題に適したツールを選択することです。自社の業務で何がボトルネックになっているのかを明確にし、それを解決するにはどのツールが適しているかをしっかりと検討しなければ、業務効率化は難しいでしょう。

そのため、ツール導入の前に必ず自社の業務フローを可視化させ、一つの部署、チームだけではなく、全体の流れのなかで課題を見つけることが重要です。そうした意味でも、部署をまたいだツールの連携も可能にするRPAツールは、企業の業務効率化に欠かせないツールだといえるでしょう。

前述した通り、RPAツールは労働力人口の減少やIT人材獲得の困難さという日本企業が直面する問題の解決に繋がる業務効率化ツールです。プログラミング知識を持ったITに詳しい人材がいない企業でも導入を進めるべきですが、そのためには非IT人材でも使いこなせるツールを選ぶ必要があります。

FCEプロセス&テクノロジーのロボパットDXは、プログラミング知識のない現場でも使用できるように設計されたRPAツールです。

操作が圧倒的に簡単な「ロボパットDX」は、以下の特徴を持っています。

  • プログラミング知識が不要で、IT人材のいない現場でも使いやすい
  • あらゆるツールやアプリケーションで操作可能
  • 実際に使いながらって覚えることができるほど、直感的に操作が可能
  • 研修や導入コンサルティングやオンライン個別相談など、無料で充実したサポート体制が揃っている
  • 初期費用無料で1カ月単位での契約が可能なため、柔軟な運用ができる

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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