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DXの基礎知識 2021.07.08

総務部門のDX化がもたらす効果とDX推進のポイントとは?

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事務作業が多い総務部門では、スタッフの工数や負担を減らすための業務効率化が永遠の課題です。特に少子高齢化の影響で労働人口が減少している現在においては、早急に課題を解決する必要があります。そのため、総務部門における業務のDX化は大企業だけに留まらず、ほぼすべての企業において待ったなしの状況といえるでしょう。
しかし、IT知識やプログラミングスキルを持たない総務部門スタッフにとっては、DX推進と言われても、何から手をつけたらよいのかわからないかもしれません。そこで今回は、総務部門のDX化がもたらす効果やDX推進のポイントなどを紹介します。

【目次】

 

なぜ総務にDXが必要なのか?

まず、そもそもDXがどのようなものか解説しつつ、総務部門におけるDX推進の重要性について紹介します。

 

DXとは?

DXとは「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」の略語で、最新のデジタル技術やITツールなどを活用し、企業の生産性や競争力を高め、競争上の優位性を確立することを目的とした取り組みを指します。

これまで従業員が人手を使って行ってきたアナログな作業をデジタルツールで自動化することで、業務効率化につなげることもDXの一環といえます。

 

一方でDX推進には、まったく新しいサービスや市場を開拓することで、ビジネスモデル自体を変革させ、人々の生活をより便利なものにするという側面もあります。例えば、AppleのiPhoneがきっかけでスマホが爆発的に普及したことにより、我々の生活様式は一変しました。また、GoogleやAmazonが提供するサービスも、今や我々の生活にとってはなくてはならないものが多いでしょう。

DX推進によって、我々の働き方にも大きな変化が生まれている状況です。今後は人が行うべき業務と、ITツールや機械などに任せる業務を棲み分けることが必要になります。

 

テレワークが広がり総務のDXが急務となる

新型コロナウイルスの影響によってテレワーク・リモートワークの導入が進み、企業の労働環境は大きく変化しました。社内のスタッフが働きやすくするために活動する総務部門は、テレワーク時代にマッチした労働環境をつくる担い手といえるでしょう。

しかしながら、実際には総務部門自体に依然としてアナログな作業が多く残っており、デジタル化とは無縁の状況というところも多いものです。

 

一方、政府が提唱する「働き方改革」によって、日本企業の多くが労働時間の削減に注力してきました。しかし、業務量自体は以前と変わらないため、単純に労働時間だけ削減しても「残った仕事は誰がやるの?」という中途半端な状況に陥る企業が多くあります。

その結果、マネージャーなどの中間管理職の業務負荷が大きくなるケースが多くなり、企業全体の生産性向上にはつながっていないというのが現状でしょう。

 

テレワーク環境において生産性を上げるためには、WEB会議システムやクラウドストレージ、チャットツールといったデジタルツールの整備と活用はもちろん、ペーパーレス化による業務フローの見直しなども必要不可欠です。そして、これは総務部門にも当てはまります。

新しい働き方として時代のニーズにマッチした労働環境をつくる担い手である総務部門が、アナログな作業が満載のレガシーな労働環境でよいはずがありません。したがって、まずは総務部門におけるDX推進が求められているのです。

 

総務のDX化を阻む問題点とは

総務部門のDX推進がなかなか進まない背景には、以下のような要因があります。

 

セキュリティの観点

総務のDX化を阻む1つ目の問題点が、セキュリティの観点です。

総務部門は社内スタッフのさまざまな個人情報や機密データを扱う必要があるため、情報漏洩や入力ミスなどは許されません。そのため、バイトや派遣社員に業務を任せづらいのはもちろん、ITツールの導入にも及び腰になってしまう傾向があります。総務部門のベテラン社員が、朝から晩まで事務作業を行わなくてはいけないケースを散見するのは、こうした背景があるからです。

このような理由から、業務が総務部門内でクローズされる傾向が強まり、非効率で形式的な業務方法が蔓延したり、業務の属人化が進んだりするリスクが高まります。

総務部門のDXを推進することで、これまでの業務フローを根本から見直す必要があるのです。

 

総務業務はデジタル化に向かないという思い込み

総務部門の業務は、各部門やスタッフの要望を汲み取り、働きやすい労働環境をつくるものです。そのため、各スタッフとのコミュニケーションが重要視され、総務部門の業務はデジタル化には向かないと思われがちでした。

しかし、テレワーク時代に突入し、社内スタッフの情報をHRツールで管理したり、コミュニケーションの方法もチャットツールに変わったりするなど、急速なデジタル化が進んでいるのが現状です。また、契約書の作成や押印といったレガシーな業務フローも、社内にスタッフが一堂に集まらないテレワーク時代にはそぐわないものでしょう。

これまでITツールを導入する際には、情報システム部門に任せられた部分も多かったと思いますが、これからは総務が主体となって組織全体のDX推進を進める局面が増えることが予想されます。

 

総務部門へのDX推進がもたらす効果とは?

前述した阻害要因があるため、総務のDX化は縁遠いものだと考えられがちです。しかし実際はむしろ逆で、総務部門が企業全体のDXを担っていくと理解し、率先して推進するくらいの気構えが企業の成長にとっては必要でしょう。

そこで本章では、総務部門へのDX推進がもたらす効果を紹介します。

 

総務業務の効率化

総務部門の業務は多岐にわたりますが、実は結構アナログなものが多く、以下のような改善案が挙げられます。

 

・RPAなどのITツールの活用による、各種事務作業や備品管理の効率化・自動化 

・掲示板ツールなどの活用による、組織全体へのスピーディな情報共有や方針の浸透

・無人受付ツールの導入 

・クラウドPBXの導入で、社外でも代表電話対応や、内線・外線を利用可能にする

・電子承認や電子押印サービスの導入によるペーパーレス化

・キャッシュレスサービスの導入による、食堂・コンビニなどのキャッシュレス化

など

 

これらの業務をすべてアナログからデジタル化できたとしたら、多くの工数が削減されることは想像に難くありません。また、総務部門の業務をDX化したことで、他部門への業務改善に対するアイディアが浮かび、応用することもできるでしょう。

 

会社全体の生産性向上

総務部門の業務は、会社全体に影響するものも多いです。例えば、業務のペーパーレス化が実現することで、社員全体が恩恵を受けることになります。また、社内スタッフからの問い合わせをオンライン化することで確認や対応がしやすくなれば、現場の早期課題解決につながり生産性も向上することでしょう。

これらはあくまでも参考例にはなりますが、総務におけるDXが結果的に会社全体にメリットをもたらし、生産性向上につながるという効果が考えられます。

 

テレワークの実現にも重要

総務部門のDXの推進は全社的なテレワークの実現にもつながります。総務部門がテレワークの舵取りを担っていることも多く、総務部門のDX推進が会社全体のテレワーク実現を左右するといっても過言ではありません。

例えば、WEB会議システムを導入している場合でも、契約書の作成業務や押印業務、代表電話の取次ぎや内線、外線対応といった業務がDX化されていなければ、結局は業務遂行のためにスタッフがオフィスへ出社する必要があります。

しかし、総務部門のDX化が実現されていれば、テレワーク中のスタッフでも問題なく業務を遂行できるため、完全なテレワークが実現できるのです。

 

総務のDX推進に向けて取り組んでおきたい重要項目

総務のDX推進を進めたい担当者様に向け「まずはここから」というDXの第一歩となる施策の事例を紹介します。

 

紙を使用しない社内フローの構築

契約書や発注書、請求書といった紙を使う業務は、人手による作業工数が多く発生するため、ペーパーレス化を進めていくことをおすすめします。例えば、電子承認システムを導入し、WEB上で承認可能なワークフローを整備したり、電子契約や電子押印といったデジタルツールを導入することで契約業務のDX化を進めたりするのもよいでしょう。

また、ペーパーレス化を進めることで、紙の書類を保管する必要がなくなることから保管スペースや管理コストの削減、また過去の書類をすぐに検索できるようになるため、業務効率化も期待できます。

 

部門ごとの調整

部門ごとの課題解決のために、総務部門が中心となって調整を行うことも重要です。例えば、資料フォーマットの統一など、非効率的な部分を部門ごとに調整し整理することで一元管理できるようになれば、全社的な業務効率化につながるでしょう。

また、各部門の課題をヒアリングするうちに共通項が見えてくれば、費用や時間対効果の高い施策から手を付けることができます。社内のスタッフがより働きやすい環境を実現するためには、総務部門のスタッフが社内の状況をしっかりと把握しておくことが必要不可欠なのです。

 

コミュニケーションの効率化

総務部門はある意味社内の「便利屋」的な部署でもあるため、毎日多くのスタッフから質問や問い合わせがたくさん入るものです。しかし、電話やメールといった限られたツールで効率よく対応することは困難でしょう。

そのため、チャットツールなどを活用し、コミュニケーションの効率化を図ることは、総務部門だけでなく全社的な業務効率化に有効な方法です。チャットツールであれば、メールのように読み飛ばすことも少なく、すぐに対応できるため社内スタッフからの依頼にも迅速に対応できるようになるでしょう。

また、チャットツール内で総務が関わるプロジェクトの進捗などを可視化することで、限られたリソースを有効活用できるようになります。さらに、全社的なコミュニケーション活性化につながれば、部署間の連携が取りやすくなる点もメリットです。

 

総務部門のDXに便利なITツールとは?

総務部門のDX推進に欠かせないおすすめのITツールをいくつか紹介します。

 

電子承認・電子契約

せっかくテレワークを導入しても「契約書に印鑑を押すために出社」「経費精算のために領収書提出が必要で出社」など、アナログ作業の実施だけのためにオフィスに出社するのは非常にナンセンスです。

まず、経費精算や稟議書、有給申請といったワークフローは電子承認ツールを導入してDX化しましょう。

また、電子契約や電子押印ツールを活用すれば、社内外の契約書締結作業もWEB上で実施できるようになるため「〇〇部長が出張なので、契約書にハンコがもらえない」といった残念な状況なども回避できる可能性が高くなります。

 

クラウド郵便管理

社内に届く郵便物をPDFなどでデジタル化し、クラウドにアップすることによってWEB上で確認できるクラウド郵便管理サービスも、テレワーク時代には欠かせないサービスのひとつでしょう。

テレワークでオフィスに出社する機会が減ると、はがきや封筒で届いた書類の確認が遅くなることがあります。中には請求書や見積もり、契約書などの重要書類もあり、あまりにも対応が遅くなると企業の信用が下がる可能性もあるため注意が必要です。

クラウド郵便管理は、名前のとおり会社のポストがクラウド化され、そこに届く郵便物をWEB上で一元管理できるサービスです。重要郵便物が届いた場合でも、テレワーク中のスタッフが迅速に対応できる点がメリットだといえます。

 

ビジネスチャット

「Slack」や「Teams」、「Chatwork」などのビジネスチャットも、前述した通りテレワークにおけるコミュニケーション活性化には欠かせないツールです。部署やチームごと、プロジェクトごとだけでなく、顧客ともスムーズにコミュニケーションが取れるようになり業務効率化や生産性向上が期待できるでしょう。

また、ビジネスチャットはメールや電話のような1対1のコミュニケーションツールではなく、透明性を担保できることから、メンバー間のフォローが可能になる点も大きなメリットです。

 

HRツール

HR(Human Resources)ツールと聞くと、採用やスタッフ管理を行う人事部がメインだと思われがちですが、実は総務部門のDX化にも有効です。

HRツールの中には、アンケートなどを活用して各部門の状況を可視化できるものがあります。部門内で課題になっている事項が何か把握できれば、早急に対応することで社内スタッフのエンゲージメント強化につながるでしょう。

また、施策の進捗度合いが一元管理できるため、総務部門スタッフ間や社内スタッフ間の連携はもちろん、経営層などへ報告する際にも便利です。

 

RPA

事務作業やバックオフィス業務が多い総務部門には、RPAの導入が非常に有効です。RPAとは人間がパソコンで行う定型作業を、ソフトウェアロボットに覚えさせて代行させるITツールです。作業の効率化や自動化を可能にするITツールといえるでしょう。

RPAで作業を自動化できれば、総務部門のスタッフの空いたリソースを、これまで取り組めなかった業務にアサインできます。社内の業務改善や業務効率化がこれまで以上にスムーズに進められることから、企業の生産性向上につながるでしょう。

難解で、エンジニア向けのイメージが強いかもしれませんが、最近はITリテラシーが高くない現場向けのRPAも増えてきました。

 

手早く総務のDX化を推進するには

総務部門のDX化が推進されることで、全社的なDX推進につながり、テレワークの実現をはじめとする業務効率化や生産性向上が期待できます。まだDXを推進していない総務部門の担当者様は、この機会にぜひDX推進を始めてみてはいかがでしょうか。

なお「何から手を付けたらよいのかわからない」という担当者様におすすめの方法は、RPAを活用して総務部門のアナログ作業を自動化する方法です。作業の自動化によって、煩わしい単純作業の負担を軽減できれば、心にも余裕が出てDXも推進しやすくなるでしょう。

本記事でもRPAについて触れましたが、RPA「ロボパットDX」はITに関する知識やプログラミングスキルがない方でも、作業の自動化を実施できるRPAツールです。

RPAに興味を持たれた方は、資料請求などこちらからお気軽にご相談ください。現場に入り込んだサポートで、具体的に総務のDX化をお手伝いさせていただきます。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

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