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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.07.12

RPAは導入してもうまく使えない?失敗事例から読み解く注意点

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企業の生産性を上げ、競争力を高めるためには業務効率化の推進は必須です。また、そのための手段としてRPAを導入する企業が増えています。
しかし、RPAをただ導入するだけでは成果が上がらず、業務効率化の実現は難しいという声も聞こえてきます。RPAを有効活用するためには、いくつかのポイントに注意が必要だからです。
そこで今回は、RPAの導入に失敗した事例などを参考に、注意すべきポイントを紹介しながら、RPA導入の課題と対策を解説していきます。

【目次】

 

RPAとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、まるで人のようにPCを操作できるソフトウェアロボットを活用することで、さまざまな業務を自動化・効率化できるITツールです。

ソフトウェアロボットが業務プロセス毎にマウスやキーボード操作などを覚えて、人の代わりに作業をおこなってくれるのです。

RPAで作業が自動化できることによって、

・作業工数の削減

・結果としての残業削減

・スタッフの(精神的負荷も含む)負荷削減

といった効果が期待できます。また、業務効率化によって空いた担当者のリソースを、コア業務にアサインすることで生産性向上効果も生まれます。

少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向にある昨今においては、社員が働きやすい労働環境を実現して定着率を上げるためにも、RPAを有効活用するべきなのです。

 

RPAは使えない!?導入に失敗する3つのパターン

「RPAを導入したのに思ったような効果がでない……」という場合、以下3つのパターンに該当するケースが多いでしょう。失敗したポイントを知ることで、同じ轍を踏まないようにすることが大切です。

 

【パターン1】価格重視でRPAを選んだ結果

最初の失敗パターンは、価格重視で選んだことで、自社に最適なRPAを選定できなかったケースです。

例えば「自社のアプリが動かない」「運用してみると難しくて使えなかった」「必要な機能がなかった」などの理由が、こちらに該当します。

また、ライセンス費用は安かったものの、RPAツールの扱いが難しく、プログラミングの知識が必要など現場のスタッフが使いこなせないケースもあるでしょう。さらに、ベンダーに頼ろうにもサポート費用がかなり高額になるなど、導入後に後悔するケースもあります。

 

RPAを選定するときには、まずどの部門で使うのかという点を明確にしておかなくてはいけません。情報システム部門のスタッフなど、ITリテラシーが高い方が扱う場合は、どんなRPAでも使いこなせるかもしれません。しかし、現場のスタッフが使う場合には、誰にでも使いやすい簡単なRPAを選択する必要があります。

また「サポートが使いやすいか?」「サポートの費用は?」といった、運用後のサポート体制の厚さも重要な選択ポイントです。

ベンダーによっては無料トライアルを提供しているところもあるので、導入前に実際に現場で使ってみることも大切です。

 

【パターン2】現場でRPAが浸透しない…

「鳴り物入りで導入してみたが、現場におけるRPA活用の優先順位が高まらなかった」というケースも、よくある失敗例のひとつです。前述した、現場スタッフが使いこなせないRPAを導入した企業や、RPAの導入目的や効果を事前にスタッフへ説明しなかった企業によくみられます。

現場にRPAを浸透させるためには、導入検討段階から現場のスタッフを巻き込むことが重要なポイントです。そのためにはRPA導入の意義を、作業者だけでなく現場のスタッフ全員に具体的に理解してもらう活動の実施が欠かせません。

「RPAを実際に操作する」「勉強する時間も業務としてしっかり取る」など、RPA導入を組織として応援する姿勢も大切です。また、経営層が「RPA導入による業務効率化は、企業の重要命題である」ことを名言することも、RPAを現場へ浸透させるためには不可欠でしょう。

 

【パターン3】業務の自動化に失敗…

3つ目のよくある失敗例は、RPAによる業務の自動化がうまくいかないケースです。例えば「RPAで自動化する対象業務がみつからない」「選んだ業務がうまく自動化できなかった」という事態がこちらに該当します。

要因としては、

・現場の業務知識がない方が、工数削減の視点だけで対象業務を選んでしまう

・業務整理をせずにいきなり導入してしまう

・業務の全行程を自動化しようとして自動化の難易度が上がってしまい、途中で頓挫した

などが考えられるでしょう。

また、業務の結果をまとめる際のフォーマットにばらつきがあることや、業務フローやルールが統一できず自動化に難航した場合にも、RPAによる作業の自動化に失敗する可能性が高くなります。

したがって、RPAを導入する際には、対策検討段階から現場スタッフと一緒に考え、現場が楽になる業務から優先的に自動化することが重要です。全行程の自動化にはこだわらず、工程ごとに自動化したり、業務フローをRPAに合わせて柔軟に見直したりしましょう。

 

RPAで自動化すべきものとすべきではないもの

RPAはどんな作業でも自動化できる魔法のツールではありません。RPAにも得意分野があるため、苦手な分野の作業は自動化できない場合があります。

 

RPAができること・できないこと

RPAによる自動化に適した作業は、手順やルールが毎回同じ作業です。RPAはルール化されているものを素早く繰り返し処理することが得意なため、Excelなどのデータ入力や定型データの情報読み取りといった作業の自動化に適しているといえます。

 

一方、RPAで自動化できない作業は、

・人の判断や感性で左右する作業

・毎回、手順が変わる作業

などが挙げられます。よくAIと一緒に語られることの多いRPAですが、AIと違って判断が伴う作業は苦手です。

このような作業はRPAで無理やり自動化しようとせず、アウトソーシングや専用システム構築などの代替策を考えることも必要です。したがって、RPAを導入する際には、人がおこなう作業とRPAで自動化する作業を棲み分けておく必要があります。

 

RPAで自動化すべきではない業務とは?

業務の中には、RPAで自動化することは可能ですが、敢えて自動化しないほうがよいものもあります。

 

そもそも不要な業務

まず、そもそも不要な業務はRPAで自動化するべきではありません。無意味な業務を効率化しても無意味なため、自動化するメリットがないからです。

RPAの導入時には業務の棚卸を実施して、業務の優先順位や自動化する業務の選別を実施します。その際、意味がない業務や非効率な業務、慣例的に実施されている業務、同じような作業の重複などがみつかることが多くあります。

RPAで業務を自動化して生産性を向上させるためには、業務フローを根本的に見直す必要があるため、不要な業務をカットする決断も余儀なくされるでしょう。業務フローを最適化したうえで、RPAによる自動化をおこなうことで、高い生産性向上効果が期待できるのです。

 

属人化・ブラックボックス化させたくない業務

次に、RPAを活用した自動化をすべきではないというより、注意が必要な業務として、属人化、ブラックボックス化させたくない業務が挙げられます。なぜなら、RPAで自動化することで管理が行き届かなくなると、作業のブラックボックス化が進んでしまうリスクがあるためです。

これは例えば、特別なスキルが必要な業務や、業務フローを把握しているスタッフが社内に1人しかいない業務などが該当します。こうした業務をRPAで自動化すると、さらにブラックボックス化が進み、トラブル発生時や該当スタッフが退職したときなどに対応できなくなってしまいます。

しかしながら、明らかに自動化できる作業の場合は、業務を棚卸する際、業務フローを可視化して現場スタッフが誰でも対応できるようにしておくことを条件に、むしろ積極的に自動化を推進するべきです。

 

RPAの導入に失敗しないためのポイント

ここまでに説明した内容も踏まえて、RPAの導入に失敗しないためのポイントを確認しておきましょう。

 

現場主導で十分に使いこなせるRPAを選ぶ

RPAを活用して業務を自動化するのは、主に現場のスタッフです。そのため、現場のスタッフでも十分に使いこなせるRPAを選ぶ必要があります。

現場主導で使いこなせるRPAを選択するポイントは、以下の通りです。

・プログラム言語を知らなくても、ロボットの作成・修正ができること

・煩雑な操作が必要なく、普段の手順通りにRPAで作業の自動化ができること

・画像認識などを利用し、誰にでも利用できる直感的なUI・UXであること

・導入前に無料トライアル期間があること

また、トータルコスト(初期・ランニング・サポート費用など)でリスクを限定できるようにしておきましょう。特に契約期間やサポートの有無(有償・無償も含む)については、導入前にベンダー側へ確認しておく必要があります。

 

現場スタッフも交えてトライアルを活用

無料トライアルの際には、現場のスタッフも交えてRPAのトライアルを進め、サポートを十分に活用して積極的に自社で活用を進めることが大切です。

まず、トライアルを実施する前に、以下のポイントを押さえるようにしましょう。

・RPAの導入目的とトライアルのゴールを明確化する

・検討段階から現場スタッフを巻き込んで導入を推進する

・RPAの扱いに向いたスタッフを複数名選び、トライアルメンバーにする

RPAを導入する際には、少なからず現場スタッフからの反発が予想されます。そのため、RPAによる業務効率化プロジェクトを自分事にしてもらうための工夫が欠かせません。

 

次に、実際にトライアル開始後も以下のポイントを押さえることで、現場へのRPA導入がスムーズにおこなえるようになるでしょう。

・基本操作を覚えたら、まずは遊び感覚でロボットを作ってみる

・ベンダーのサポートを最大限活用する

・RPA導入を後押しする雰囲気をつくり出す

・RPAの勉強は業務として扱う

・スタッフ同士で進捗を確認する機会を設ける

RPAを活用した業務効率化の実現が、重要なミッションであることをコミットするとともに、そのために必要なサポートを企業側が全力で実施することで、はじめて現場でRPAを導入しようという風土がつくられるのです。

 

現場が本当に負担を感じている業務から自動化する

RPAを導入すると、自動化したい業務がたくさんリストアップされると思います。そのため、自動化を実施する業務の優先順位をつけて対応しなくてはいけません。

 

なお、業務の優先順位をつける場合には、以下の3点に留意しましょう。

・現場で本当に負担となっている業務は何か?

・一部でも自動化できれば、現場スタッフが楽になる業務は何か?

・現場スタッフが「面倒……」「手離れできたら嬉しい」と思っている業務は何か?

RPAで作業を自動化する際には、工数削減効果が高い業務を選びがちです。しかし、大きな工数削減効果がなくても、繁忙期や複数の業務が重なる場合には、自動化するだけでスタッフの負担が大きく下がるものもあります。

 

また、自動化による工数削減効果が高い作業だったとしても、現場のスタッフのコア業務に該当する場合は「ロボットがコア業務をやるなら私は不要なの?」と不安をあおる可能性もあるでしょう。

RPAで自動化する業務の優先順位を決める際には、できるだけスタッフの本音を聞き出す工夫をしたうえで、本当に自動化したい業務を見極めることが重要です。

 

業務の一部分からでもいいので積極的にRPAを活用する

RPAを導入した企業の中には「すべての業務を自動化しよう!」といった壮大な目標を掲げるケースを散見します。しかし、業務効率化によって生産性を向上させたい場合は、この考え方は危険といえるでしょう。作業の全行程を自動化するのではなく、業務の一部を自動化し、スモールスタートで成功を収めてから全社へ拡大する方法がおすすめです。

RPAですべての業務を自動化しようとすると、実現までのハードルが非常に高くなるため、途中で頓挫する可能性が高くなります。一方、業務をプロセスごとに分割し、それぞれをRPAで自動化していくような使い方であれば、無理なく導入を進められます。

 

【まとめ】RPAの導入に成功するためのポイントを押さえよう

RPAはその特性や導入時のポイントさえ押さえれば、業務効率化につながり企業の生産性向上が実現できる可能性が高まります。現場スタッフだけにRPAのプロジェクトを丸投げするのではなく、可能であれば経営層からも強い意志を示すべきでしょう。

また、自社内のスタッフだけで完結させようとせず、ベンダーのサポートをフル活用することもポイントです。そのためにも、サポート体制が厚いRPAベンダーをみつけることが重要となります。

 

RPAツールをお探しの際には、ぜひ「ロボパットDX」についてもチェックしてみてください。

「ロボパットDX」は現場向けに開発されたサポート体制が非常に厚いRPAツールです。現場への浸透をさまざまな形でサポートいたします。

もちろん無料トライアル期間も準備していますので、興味が湧いた方はこちらまでお気軽にご相談ください。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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