RPAを社内展開する必要性やメリットとは？
まずは、RPAを社内に浸透させていくことはなぜ必要なのか、その理由について見ていきましょう。
導入効果の拡大
RPAは人がパソコンでおこなう業務を、ソフトウェアロボットに代替することで自動化が実現できるITツールです。業務を自動化することによって、スタッフの工数や負荷を下げるなど、生産性向上につながる点が、RPAのおもなメリットだといえるでしょう。
RPAで自動化できるのは、スタッフが使用する業務用パソコンでおこなう業務だけでなく、部門間をまたぐ業務も対象です。また、自動化する際、従前の業務フローを可視化する必要があるのですが、このとき非効率な作業や無駄な作業が発見された場合には、業務フロー自体に見直しをかけることができます。
そのため、自動化できる業務の範囲が広がり、かつ業務フローの最適化も実現できるため、導入効果を拡大できる点がRPAを社内展開するメリットだといえるでしょう。
管理体制の全社統一化
RPAを全社展開する際には、作成したロボや運用体制の全社的な管理や連携が必要です。現場にRPAを導入して、スタッフが自発的にロボを作成し業務を自動化する試み自体はよいことなのですが、管理が甘くなりがちというデメリットがあります。
例えば、ロボを作った本人にしか保守や追加開発ができないような場合には、RPAにかかる業務が属人化する可能性が高いでしょう。また、スタッフの個人パソコンのデスクトップの中でしか使われず、会社が管理しない、いわゆる野良ロボットが増えることも懸念されます。
RPAを導入して生産性を上げるためには、ロボの品質管理はもちろん、業務への導入方法や運用方法も含めて、全社的にコントロールしなくてはいけません。そのためには、RPAを全社的に導入推進する方針を社内で掲げ、一元管理する必要があります。
全社管理が実現できれば、RPAの導入効果を全社的に享受できるだけでなく、管理コストの削減にもつながるでしょう。
RPAの導入〜社内展開の流れ
RPAを社内に導入してから、全社的に展開するまでの大まかな流れを紹介します。以下のステップを踏むことで、徐々に社内へ浸透させていくことがポイントです。
【導入期】導入しやすい部門でスモールスタート
RPAを導入する際には、いきなり全社的に推進しようとするのはNGです。まずは一部の部署に絞って限定的に検討を進めるようにしましょう。
RPAのノウハウが社内に溜まっていない状況で全体に展開すると、十分に使いこなせず業務効率化につながらないことや、他部署にまたがる業務の自動化に最初から取り組もうとして挫折するなど、プロジェクトが失敗する可能性が高くなります。
導入当初からRPAに対するネガティブなイメージが付いてしまうと、現場で使われなくなり、ますますその後の社内推進が困難になるでしょう。
したがって、RPAを導入する場合には、まず導入しやすく、自動化による効果が得られそうな部署を選んでスモールスタートすることが大切です。
【部署内で拡大】同部署内で自動化の対象業務を増やす
RPAを導入する部署を決めたら、自動化しやすい業務を対象に、実施事例を増やしていきましょう。最初は複雑な業務ではなく、できるだけ単純、かつ頻度の高い業務に絞って自動化を進めることで、部署内に成功事例のノウハウを蓄積していくことがポイントです。
業務を自動化するロボの作成に慣れ始めたら、徐々に部署内での対象業務を広げていきましょう。部署内で自動化による工数削減や業務負荷の低減など、一定の効果が現れ始めたら、次のステップに進みます。
【横展開】成功事例をもとに他部署へ展開
事前にRPAを導入した部署のノウハウを、他部署の業務にも応用して自動化を進めていきましょう。ゼロからはじめた前回のステップとは異なり、業務の選定やロボ作成もスムーズに実施できるようになっていると思います。
また、このステップまで来ていれば、部署間をまたぐ複数部門の業務自動化にチャレンジしてみてもよいかもしれません。さらに大きな業務効率化の実績が作れれば、全社的に推進するための大きな原動力になります。
RPAを導入すれば業務効率化や工数削減につながるというイメージが定着してくれば、このステップまでに達成する目標は成功です。
【全社に拡大】体制を整えて全社で活用
この段階まで来れば、RPAで業務を自動化できるノウハウが社内に相当溜まっていると思います。全社的にRPAを導入して、業務をどんどん自動化していきましょう。
ただし、全社的に導入する事前準備として、ロボの品質や運用方法などを管理する体制を整えておくことが必須です。可能であればRPAのプロジェクトを推進するための推進チームや推進担当者を作り、各部署の業務を自動化するためのサポート体制が準備できればベストでしょう。
推進する部署による社内展開方法の違い
RPAを全社的に導入する場合には、現場部門が主導になる方法と、情報システム部門が主導となる2つの方法があります。目的や会社の実情に応じて推進方法を選択するのがよいでしょう。
現場部門が主導する場合
現場部門が主導でRPAを導入する際には、情報システム部門がロボ作成などテクニカルサポートをおこない、自動化する業務の選定や業務プロセスの見直しなどは現場のスタッフが担当することが一般的です。
現場部門が主導する場合は、業務内容の事情に精通していることから、より現場の実情に即した形で業務効率化が可能になる点がメリットです。
しかし、一部のスタッフにノウハウが集中したり、野良ロボットが増えたりするなど、業務が属人化しやすくなります。また、RPAのノウハウがほかの部署へ広がりにくい点もデメリットだといえるでしょう。
情シス部門が主導する場合
もうひとつの方法が、現場の部門へのヒアリングや、ロボ作成、自動化する業務の選定などを、情報システム部門のスタッフが主導で実施するものです。
ロボ作成がスムーズに進み、全社的なノウハウの共有や一元管理がおこないやすい点がメリットである反面、現場の実情にそぐわない形で自動化が実施され、結果として業務効率化につながらない可能性がある点がデメリットだといえます。
また、情シス部門のスタッフはそれほどたくさんいないことが多く、部署ごとに展開する場合は順番待ちが発生するため、全社に浸透するまで時間がかかりがちです。
RPAを社内展開していく場合の課題・ハードル
RPAの社内展開は、さまざまな課題やハードルを克服しなければ実現できません。ここでは、主な障壁について解説していきます。
RPAの効果や必要性について現場の理解を得ること
十分な説明がない状態で、現場にRPAを導入しようとすると、かなりの確率で反発されるでしょう。RPAを導入することで業務効率が上がり、現場スタッフの工数や負担が下がることを、事前にしっかりと説明しておかなくてはいけません。
RPAの効果を理解してもらうことで、自分事として取り組んでもらえるようになる確率が上がり、プロジェクトが進めやすくなります。
社内展開の旗振り役がいない
RPAの導入プロジェクトを推進するためには、ある程度RPAについての知見がある人材の存在が必要不可欠です。導入当初はRPAのテクニカルな知識がなければ、どのように業務を自動化したらよいかわからず、全社的な浸透どころではないでしょう。
そのためには、人材の確保はもちろん、RPAを扱い管理できる人材の育成も併せておこなっていく必要があります。したがって、そのための組織編成や予算組みといった経営判断も必要です。
自動化の対象業務を見つけられないという課題
RPAはすべての業務が自動化できる魔法のツールではありません。RPAが利用できる業務は、あくまでも人がパソコンで実施する定型的な業務です。そのため、AIのように人の判断や感性が必要な業務や、毎回やり方が異なる業務の自動化はできません。
したがって、部署によってはRPAで自動化できる業務がまったくないというケースも考えられるでしょう。よって、RPAを導入する前には、どのような業務を自動化したいのか、対象となる業務を洗いだし、費用対効果を想定したうえでジャッジする必要があります。
ロボット作成の課題
RPAを導入しても、現場のスタッフが有効活用して、業務の自動化を実現できなければ意味がありません。
現場主導の場合、ロボ作成がままならないことが問題です。一方、情シスだけがロボを作っている場合も、業務がまわらなかったり、現場に合わなかったりするデメリットがあります。
したがって、現場のスタッフが簡単に使え、自発的に業務の自動化を実現できるRPAツールを使うことが重要です。
【事例で紹介】RPAの社内展開・全社展開を成功させるポイント
実際にRPAの社内展開・全社展開を実現した企業の事例と成功のポイントを紹介します。
発表会・お披露目会の実施
三和ホールディングス株式会社では、RPAの導入にあたって社内に部活を発足しました。これによりスタッフ同士の結束が深まり、スピーディーにRPAが導入できたそうです。
また、同社は「RPAロボ 働き方改革コンテスト」を開催し、社内の業務自動化に対する意識改革にも成功しました。うまくいった部門の成果や自動化事例を発表したことで、「うちもやりたい」という部門から順番に拡大していったそうです。
同社では、現場スタッフ主導での業務自動化が実現しやすいRPAツール「ロボパットDX」を採用したことも大きな成功要因でした。これにより「RPA＝とっつきにくい」という心理的ハードルを下げる効果が生まれたそうです。
社内研修制度の構築
三井住友トラストクラブ株式会社では、RPAの活用を促進するために、RPAの先生となる担当者を選任し、社内研修制度を構築しました。ロボ作りが楽しいと感じてもらえるように、丁寧にレクチャーしながら褒めて伸ばす育成方法を実施したそうです。
また、最初にRPAで自動化する業務は、簡単にできてすぐに効果を実感できそうなものを選んだことも、全社的な導入が進んだ成功要因といえるでしょう。
なお、RPAツール選びにおいては、多くの現場スタッフが扱うという視点から、高いITスキルを必要とせず簡単に操作が可能なものを採用する必要があるといえるでしょう。
ベンダーのサポートを活用する
RPAを導入する際には、採用したRPAツールのベンダーを有効活用することも忘れてはいけません。
対象業務が見つからないといった課題について、業務の洗い出しをコンサルタントがおこなうという解決策を打つことが可能です。
例えば、RPAツール「ロボパットDX」を提供するFCEプロセス&テクノロジーでは、現場に入り込み、現場のスタッフと一緒に業務の洗い出しから、他部門向け発表会の準備はもちろん、組織に合わせた会議体制の構築に至るまで、RPA周辺の幅広い領域に対しても無料でコンサルティングをおこなっています。
自社のRPAに精通したベンダーだからこそアドバイスできる事案もたくさんありますので、使わない手はありません。その際、導入時だけでなく、実際の運用がはじまった後もサポートしてもらえるベンダーを選ぶと安心でしょう。
RPAの全社展開は1日にして成らず
RPAを全社展開するためには、スモールスタートが肝心ですが、そのためには現場のスタッフが使いやすいRPAツールの採用や、社内の管理運用体制の構築なども必要など、やることが非常にたくさんあります。また、導入してすぐに大きな工数削減効果がでるわけではなく、早くても半年から1年程度の中長期的なスパンで効果検証をする視点も必要です。
そのためには、ベンダーのサポートも欠かせません。できるだけサポート体制が手厚いベンダーを探しておくと、RPAを全社展開しやすくなるのでおすすめです。
なお、現場でのRPA活用を検討されている方は、本記事でもご紹介しましたRPA「ロボパット DX」がおすすめです。
ロボパットは、ITスキルの低い現場が自分で作業を自動化するために開発されたRPAで、オンライン個別相談から専門のコンサルタントによる立ち上げ支援など、基本サポートが全て無料で充実しています。
もし、「これからRPAを導入してみたい」「今のRPAでは全社展開が難しい」という方は部門単位でロボパットの利用を検討されたらいかがでしょうか？
詳しくは以下までお問い合わせください。
