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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2022.03.10

使える業務効率化アイデア12選|実践の手順や注意点も解説

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業務効率化を進めたいものの何をすればよいか分からない、何から手をつければよいか分からないなどの理由で進まないケースは少なくありません。
しかし、できるだけ早く業務効率化を進めないと、少子高齢化による人材不足や、効率化を進める競合との差別化に対応できなくなってしまうでしょう。
そこで今回は業務効率化を実現するうえで、参考になる実践的なアイデアやその手順、注意点をお伝えします。

【目次】

 

業務効率化とは?

業務効率化とは、業務上起こりえる「ムリ・ムダ・ムラ」を廃し、効率的に業務を行えるようにすることです。

これだけを見ると、なぜスムーズに効率化を進められないのだろうと思われるでしょう。しかし、実際にはそれほど簡単に効率化は実現しません。

なぜなら多くの場合、業務を非効率化させている理由は一つではなく、いくつもの理由が複雑に絡み合っている可能性が高いからです。

例えば、人材不足という課題を抱えている場合、新たに人材を雇用するだけで解決するとは限りません。雇用や人材教育にかかる手間、コスト、人件費の増加などが考えられます。また、業務内容によっては閑散期と繁忙期があり、閑散期になった際に雇用した人材をどう活用するかにも課題が生まれます。

これらを一つひとつ可視化させ、ほどいていかなければ効率化は実現しません。そうした意味で業務効率化の意味や重要性を理解していながらも、なかなか着手できないケースが多いのではないでしょうか。

 

業務効率化に取り組む手順

まずは業務効率化を進めていくために欠かせない手順についてご紹介します。

 

現状の業務の把握

業務効率化を実現するには、現在の業務フローの把握が欠かせません。まず現在の全ての業務フローを見える化させ、どのような流れで業務が進んでいるのかを把握しましょう。

この際に重要なポイントは、それぞれの業務フローを具体的にまとめることです。業務にかかる工数や仕事の進め方などを整理にしておきます。また業務に使用するツールやシステム、必要なスキルなども細かく記録しておきましょう。後で問題点を見つけやすくなります。

 

効率を下げている問題点を見つける

自社の全ての業務フローを可視化させたら、次はどの部分が効率を下げてしまっているのかを見つけ、そのうえでなぜ効率が下がってしまうのか原因を検証しましょう。

「人手不足」「似たような業務が重複している」「手順が複雑」など課題点をカテゴライズしておくことで、効率化をスムーズに進められます。

 

効率化の手法を検討

業務を滞らせている問題点を見つけ、大まかにカテゴライズしたら、次は具体的に効率化の手法を検討していきましょう。

おすすめの方法は、ECRS(イクルス)です。

ECRSは4つの手法の頭文字からできています。全体の業務の中で不要だと思われる業務を排除するEliminate(排除)、関連性が高く似通っている業務のCombine(結合)、業務工程を見直し場合によっては入れ替えるRearrange(交換)、そして複雑化している業務のSimplify(簡略・単純化)です。

ほとんどの業務の問題はこの4つのどれかで解決する可能性が高いため、どれに当てはまるかで見ていくとスムーズに進みます。

なお、ECRSについての役立つアイデアを次章で紹介しているので、詳しくはそちらをご覧ください。

 

施策の実施

できるだけすぐに問題を解消できる施策から始めていくのがよいでしょう。なぜならば、最初から複雑なものに取り組んでしまうと、なかなか効率化が進まないからです。「少し手順を変える」「二重チェックを一回にする」など、軽微な変更で解決できるような施策から進めていき、少しずつ複雑な問題の解決へと進めていきましょう。

また、簡単に解決できるからといって、一気に多くの施策を実施するのは避けた方がよいでしょう。施策に投入するリソースが分散されると、組織全体の業務改善のスピードを落としかねません。業務改善のインパクトや難易度、工数などのバランスを考慮しながら、無理のないペースで焦らず、スケジュールを立て長期的な視点で実施していきます。

 

効果検証

業務効率化の施策は実施しただけで終わりではありません。実際に効率化されているかどうかの効果検証が必要です。検証期間を定めたうえで、目標としていた効果が出ているかどうか、数値を用いて具体的に評価しましょう。

 

効率化施策の見直し

施策の効果検証をした結果、目標を達成していればそのまま継続し、思ったような効果が出ていなければ改めて施策の見直しを行いましょう。施策の見直しには、自分への「質問」が効果的です。人は質問されることにより思考を促進させることができますので、ぜひ試してみましょう。

このように実施~検証~見直しのサイクルを効果が出るまで繰り返していくことが、業務効率化の実現にあたって重要な取り組み方となります。

 

業務効率化で使える12のアイデア

実際に効率化の施策を検討する際に参考になる12のアイデアを紹介します。効率化の施策検討でお悩みの際は、ぜひ参考にしてみてください。

 

業務のムダ(無駄)をなくす

普段、何気なく行っている業務の中にも、実はそれほど重要ではない業務、やる必要のない業務は少なくありません。効率化を進めていくには、まずそうした業務を見つけ出し、除外していくことが必要です。

業務の一つひとつを見るのではなく、業務を洗い出し、可視化した業務フローを俯瞰し、全体の流れの中で見ていくと、不要な業務を見つけ出しやすくなります。

また、長年の慣習で行っているものの、あまり必要性を感じない業務が一つや二つは存在します。そうした業務は除外対象として検討しましょう。

長年その業務を行っている従業員では慣れてしまっていて気づけない場合もあるので、他の従業員からの意見も参考にするのがおすすめです。部署全体で検討していくと、ムダになっている部分を見つけられる可能性が高まります。

 

業務の優先順位を決める

自社にとって何が重要な業務なのか、優先順位を決めます。

前項で業務のムダをなくすと説明しましたが、何がムダで何が必要かが分かりにくい場合もあるでしょう。その場合は、最初に重要度の高い業務から順位付けを行っていき、優先順位を明確にすれば、おのずと重要度が低くムダになっている可能性がある業務があぶり出されていきます。

 

業務をマニュアル化する

一つの業務を日によって異なる従業員が行っていて、人によって作業時間やクオリティが大きく異なる場合、業務が遅い従業員は作業方法をしっかりと把握していない可能性が高いといえます。一人でも業務の遅い従業員がいれば、平均時間が長くなり、全体としてもムラのある業務となってしまうでしょう。

ただし、業務のやり方を把握していないからといって、個別に指導をするのは効率的でないうえ、指導する従業員によってもやり方が異なる場合もあるため、ムラをなくすことにつながりません。効率化を進めるためには、全ての業務をマニュアル化し、誰もが同じ手順・やり方で進めていけるようにする必要があります。これは、教育にかける時間の削減効果も期待できます。

業務マニュアルは、入社したての従業員が読んでも理解でき、多くの時間をかけずともその業務ができるようになることを想定し、シンプルに分かりやすくまとめるのがポイントです。同時に業務フローが一目で分かるフローチャートも作成しておくとさらに効率化を進めやすくなります。

 

業務のマニュアル化は、もう一つ大きなメリットがあります。それは属人化の防止です。

特に古いシステムやツールを使って行う業務は、企業の中でも特定の従業員しか使えないといったケースが少なくありません。マニュアルを用意していない場合、その従業員が異動や退職でいなくなってしまうと、業務が遂行できなくなる可能性があります。

業務のマニュアル化は、効率化はもちろん業務の属人化防止にも大きな効果を発揮するでしょう。

 

業務を自動化する

多くの企業にとって人材不足は非常に大きな問題であり、かといって即座に解決ができるものでもありません。人手不足の状態が続くことを前提としたうえで、業務効率化策を打っていく必要があります。

そこでおすすめなのが業務の自動化です。特にパソコンを使ったほとんどの定型業務自動化を実現するRPAは、部署にかかわらず活用できるため、人手不足の企業が効率化を進めていくうえで大きな効果を発揮します。

また自動化のメリットは、これまで手作業でその業務に従事していた従業員を、本来のコア業務やより生産性の高いほかの業務へ配置できる点です。これにより、一度に複数箇所の効率化が実現するうえ、利益向上も期待できます。

 

業務を外注する

人手不足を前提とした効率化施策としてもう一つおすすめなのが、業務の外注です。例えば、サービス業のコールセンター業務、ECサイトでの受発注業務、製造業での倉庫管理業務などが挙げられます。また、最近では会計業務をアウトソーシングする企業も少なくありません。

これらの業務を外注することで、効率化が実現すると同時に、自動化と同じようにその業務に従事していた従業員をほかの生産性の高い業務へと配置できるようになります。

自動化も外注も短期的に考えれば、従来よりもコストがかかってしまうかもしれません。しかし、長期的に見れば、新たな人材雇用や教育コストをかけずに効率化が実現するうえ、より生産性の高い業務に集中できる従業員を増やせます。そうした意味では、業務効率化の選択肢として有効なアイデアだといえるでしょう。

 

業務の担当者を変える

効率化したいものの、業務手順を変えても、マニュアルを作成してもなかなか改善が進まないケースもあります。その場合は、やり方を変えるのではなく人を変えるのも一つの方法です。

業務フローを可視化させる際、全ての従業員のスキルを改めて確認し、現在の業務が本当に適切であるのかを確認しましょう。個別面談などを行い希望を聞いた上で、より得意な業務へと配置換えしてみると一気に効率化が進むケースも少なくありません。適切な配置が実現すれば、場合によって目標よりも高い次元での業務の改革が図れる可能性もあるでしょう。

 

業務をまとめる・分ける

例えば「毎日終業時に日報を提出し、週末に週報を提出する」「Web上で入金確認を行った後、通帳記入をして改めて確認する」など、別々に行うが内容は変わらない業務は一つにまとめてしまいましょう。日報、週報に関しては、作成者の手間はもちろん、確認する管理者の手間も軽減可能です。

反対に、複数の工程をまとめて一つの業務としているものを分けて、分業することで効率化につながる場合もあります。それぞれが分担する業務範囲が限定されるため、より早く覚えられるようになったり、業務の種類が減って負荷が軽減されてミスが減ったりといった効果が期待できます。これは特に新入社員や中途採用社員に対して効果的な施策といえます。

 

テンプレートを作る

経費や予算を依頼する際の申請書、決まった取引先へ提出する納品書や請求書など、毎回ほぼ同じ書式で作成する文書は、あらかじめテンプレートを作っておきましょう。テンプレートがあれば繰り返し同じ内容を記載する必要がなくなり、作業時間短縮につながります。

テンプレートはエクセルやワードで作成する方法やワークフローシステムを使う方法などがあります。より効果の高い効率化を目指すのであれば、ワークフローシステムの活用がおすすめです。進捗状況を一目で確認できるため、上司に確認する必要もなく、申請から承認までのフローを全て効率化できます。

 

ムダな会議を減らす

ムダな会議の削減は、単純に業務時間の短縮になるだけではなく、参加する従業員の負担軽減にも大きな効果を発揮します。

具体的には、数字を確認するだけの会議や、特に何を話し合うか決まっていない定例会議などが削減対象となります。

報告のみの会議を削減する場合は、報告事項をグループウェアや社内SNS、チャットなどで情報共有するルールにするとよいでしょう。ツール上で報告が完了すれば、わざわざ時間を作って会議室を確保し、関係者を集める必要はなくなります。

また、何を話すか決まっていない定例会議も時間のムダである可能性があります。会議を行う際は「必要な資料は事前に共有して確認しておく」「必要最低限の従業員だけで行う」「議事録を公開し、いつでも確認できるようにしておく」これらを徹底するだけでも大幅な効率化が可能です。

 

コミュニケーションを円滑にする

社内コミュニケーションの円滑化も効率化には欠かせない大切なポイントの一つです。息抜きをしたい時に、軽くコミュニケーションが取れるだけで気持ちに余裕が生まれたり、新しいアイデアが生まれたりするかもしれません。

また、上司と部下の間でのコミュニケーションが円滑に取れていれば、困ったときにすぐに相談できるため、スムーズな業務遂行につながるだけでなく、離職率防止にもメリットを発揮するでしょう。

職場のコミュニケーションを活性化させるためにおすすめの取り組みは、オフィスレイアウトの改善です。

例えば、自動販売機の前やコピー機の前など、従業員が集まりやすい場所(マグネットスペース)に小さなテーブルを置き、会話ができるようにしたり、休憩室に簡単なカフェスペースを設置したりすることで、同じ部署以外の従業員とも気軽にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。

また、軽く話し合いたい時にわざわざ会議室を予約するのは大変なので、ハドルルーム(少人数向け会議室)やファミリーレストラン風の席など気軽にミーティングできるスペースを設置するのもおすすめです。

 

ノウハウ・ナレッジを共有する

効率化にはマニュアル作成が重要であると説明しましたが、ノウハウやナレッジを共有することも重要です。

マニュアルは業務の手順を正確に記したもので、これを活用すれば通常時の業務効率化は可能ですが、トラブル発生時や想定外の事案の際には役に立ちません。そうした際に効果を発揮するのが、ノウハウやナレッジです。

過去、似たようなトラブルや問い合わせがあった際、どのように対処して解決したのかを蓄積して共有できるようにしておきましょう。これにより、仮にその時に対応した従業員が不在であっても迅速に解決にあたることができます。

ノウハウやナレッジの共有は、グループウェアや社内SNSの活用が便利です。紙で残しておく方法は、いざというときに探す手間がかかるうえ、外部からアクセスできないデメリットがあります。リモートワークが普及しつつある現状からも、検索性が高くいつどこにいても閲覧が可能な、クラウド型の情報共有ツールを活用するとよいでしょう。

 

多様な働き方を取り入れる

テレワークや時短勤務などと業務効率化は結び付かないのではと思われるかもしれませんが、実際は多様な働き方を取り入れることは業務効率化にも大きな効果を発揮します。

例えば、テレワークを導入すれば、これまでは育児や介護などの理由で退職せざるをえなかった従業員が退職せずに済むかもしれません。これは時短勤務も同様です。当然、人材不足で効率化が進まない問題の解決策ともなりえるでしょう。

また、すでに退職してしまった従業員もこれらの制度があれば、復職しやすくなります。一般的に人手不足を新しい従業員雇用で賄おうと思っても、即戦力にはなりづらく、研修や教育に時間やコストがかかります。しかし、以前働いていた従業員であれば、そうした手間やコストも抑えられるため、より効率的です。

さらに現在では、感染症対策もあり、求職者が就職先に求めるものとしてテレワークは常に上位に挙げられています。テレワークを導入しておけば、新入社員雇用において導入していない競合に対し優位性を持つことができ、人材が集まれば効率化を進めるうえでも大きなメリットとなりえるでしょう。

 

業務効率化を成功させるポイント

業務効率化を進めるうえで使えるアイデアを紹介しましたが、そのアイデアの成功確率を高めるために欠かせない6つのポイントを紹介します。

 

業務効率化の目的・ゴールを全社で共有する

業務効率化は全社で取り組まなければ実現しません。そのため、なぜ効率化を行うのか、どこまで効率化を進めたいのかなど、明確な効率化の目的・ゴールを全社で共有しましょう。

経営層や部署単位だけで共有してもなかなか成果を上げるのは簡単ではありません。アルバイトも含め、全ての従業員が閲覧できる方法で効率化の目的・ゴール、目標を共有できるようにすることが重要です。

 

改善項目は明確化し優先順位をつける

業務効率化を進める手順として、業務全体に優先順位をつける方法をおすすめしましたが、効率化施策を進めるときもこの優先順位付けは有効です。効率化は簡単に行えるものと手間がかかるものとさまざまです。できれば手間のかかるものは後回しにして、簡単に実施できるものから手をつけていきましょう。

基本的には、従業員の配置転換や業務手順の入れ替えなどを先に行い、そのうえでマニュアル作成、ノウハウやナレッジの蓄積を行っていくとよいでしょう。もしマニュアルを先に作成した場合、後から業務手順の見直しが発生してしまうとマニュアルを作り直さなくてはなりません。そうした意味でもマニュアル作成は効率化施策の最後に行うとよいでしょう。

 

手段の目的化に注意する

効率化の目的が不明瞭だったり、正確に共有されていない場合、業務効率化の施策を遂行すること自体が目的となってしまい、期待した効果が出ない可能性があります。

業務効率化は、組織や個人のビジョン(ありたい将来像)実現という目的につながっています。その目的を果たすために、生産性向上や利益向上、または従業員の負担軽減、ウェルビーイング実現といった目標を設定する企業が多いと思います。そのことを社内でしっかりと共有し、手段の目的化が起きないようにしましょう。定期的に「なぜ・何のためにこの施策を行っているのか?」を振り返る機会を設けておくと、手段の目的化から脱するきっかけとなりえます。

 

現場の従業員が関わる

業務効率化は、施策を計画するのは上層部だとしても、実際の効率化や業務自体を遂行するのは現場の従業員です。そのため、効率化施策を検討するときは、現場の従業員にも参加してもらうようにしましょう。

現場を知らない従業員だけで作成した施策は実状に合わない場合も多く、かえって非効率になってしまう場合もあるでしょう。これを防ぐには、必ず現場の従業員が主導で施策を検討する、もしくは現場の担当者の声をしっかりと聞いたうえで施策を検討することが重要です。

 

ミスは必ず報告する

業務にミスはつきものです。しかし、ミスを言い出しにくい雰囲気が蔓延してしまっている企業も多いのではないでしょうか。

ミスを黙って隠したままにするのは、効率化を進めていくうえでマイナスでしかありません。もしかするとまた別の従業員が同じミスを繰り返してしまうリスクもあるため、ミスを起こした際に安心して情報をオープンにできるような「心理的安全性」の高い職場環境を構築しておくことが望ましいでしょう。

ミスをすぐに報告することのメリットは、影響を最小限に抑えられるのはもちろん、その後のナレッジとしてミスの原因や対策内容に関する情報を蓄積できる点にあります。

どこでどのような理由でミスをしたのか、それをナレッジとして蓄積しておけば、同じミスが起こるリスクを減らせるでしょう。またそれを改善することでさらなる効率化が実現する可能性もあります。ミスには業務改善のヒントがたくさんあります。「ミスの報告を歓迎する」ムードをつくり出しておくと、結果的に職場全体の生産性向上や顧客満足度向上につなげることもできるでしょう。

 

全てを同時に実行しようとしない

今回、業務効率化を実現するためのアイデアとして12の方法を紹介しました。しかし、全てを同時に実行しようとすると必ずどこかにほころびが生じてしまいます。

さまざまな効率化アイデアに触れると、あれもこれも実践したくなってしまうかもしれませんが、焦って一気にいろいろと試してしまうとどれも中途半端になり、本来であれば上手くいっていたアイデアも上手くいかずに終わってしまう場合もありえます。

現在の自社の状況やどれだけの施策を実行できるかのキャパシティを考えつつ、できることから一つひとつ試していきましょう。

 

業務効率化に役立つITツールとは?

業務効率化を実現するアイデアの一つとして、ITツールを活用した「自動化」を説明しましたが、自動化に活用できるツールの他にも、さまざまなITツールが業務効率化に役立てられます。ここでは業務の自動化やコミュニケーションの円滑化など、効率化を実現するためのITツールを紹介します。

 

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、社内はもちろん外出中やテレワークをしている従業員とのコミュニケーションに欠かせないITツールです。業務のやり取りのほか、軽い雑談にも利用でき、コミュニケーションの円滑化に効果を発揮します。

ビジネスチャットを活用するメリットは、迅速なやり取りが行える点です。メールの場合、相手の名前や「お疲れ様です」といった前置きが必要となり、手間がかかってしまいます。また、複数人での会話に向いていないという性質もあります。

その点ビジネスチャットであれば、そうした前置きは必要なく、すぐに本題に入れるため、迅速なやり取りが行えます。チャット形式なら複数人での会話もしやすいため、コミュニケーション円滑化や業務効率化につながります。

 

画像参照元:Chatwork株式会社

 

Web会議システム

社外の取引先や、外出先にいたりテレワークを行っている従業員との会議を行う際に効果を発揮するのが、Web会議システムです。お互いの顔を見ながら話せるため、よりテンポの良いコミュニケーションが実現します。

取引先との打ち合わせでもWeb会議システムはおすすめです。移動にかかる往復時間がなくなるため、感染症対策に加えて業務の効率化につながります。

 

画像参照元:Zoom

 

RPA

業務の自動化でも紹介しましたが、RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略称で、主にPCを使って行う定型業務を自動化するツールです。「請求書を自動発行して、取引先にメールする」「全国の販売店から送られてくる商品の販売データをExcelに入力して集計する」などが可能になります。

社内システムやExcel、Webブラウザなど、複数のソフトを使った業務の自動化ができる点や、実際に使用するRPAツールにもよりますが、ほとんどの自動化をプログラミングの知識がなくても設定可能な点がRPAのメリットです。RPAを使うことで、現場レベルで自動化を行い、効率化を進められます。

 

画像参照元:株式会社FCEプロセス&テクノロジー

 

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、社内で発生する経費の申請書や伝票などを電子化し、承認・回覧のフローをシステム上で行えるものです。

従来、経費の申請をする場合、紙の申請書に必要事項を記載し、承認者へ渡して承認をもらう必要がありました。そのため、毎回同じような内容であっても申請書を作成する手間がかかるうえ、承認者が承認したかどうかの確認も簡単には取れないケースも少なくありませんでした。仮に出張に出ていれば、戻ってくるまで待っていなくてはなりません。

しかし、ワークフローシステムであれば、承認フォームに必要事項を入力するだけで申請が行えるため、毎回同じ内容を手書きで記入する必要はありません。また、承認の進捗状況が可視化されるため、承認が完了したかどうかを承認者に確認する手間も不要です。さらに、出張中で会社に居なくても、インターネット環境さえあれば申請や承認作業を行えるようになります。

 

オンラインストレージ

テレワークを実現させるにはペーパーレス化が必須ですが、ペーパーレス化を行う際に欠かせないITツールがオンラインストレージです。

ネット環境さえあれば、いつどこにいてもオフィスにいる時と変わらず資料やデータが閲覧できるので、資料を見るだけのためにオフィスに出社する必要がなくなります。

テレワーク以外でも、営業で外出している従業員が商品データを確認したり、上司に見積書の承認をしてもらったりすることも可能なため、帰社する手間がなくなり効率化につながります。

 

タスク管理

プロジェクトのタスク管理はしっかり行わないと進捗状況が分からず、業務を効率的に進められなくなってしまいます。そこでおすすめなのがタスク管理ツールです。

タスク管理ツールを活用する最大のメリットは、リアルタイムでタスク管理の進捗状況の編集、共有が行える点にあります。当然、外出先からの編集、確認も可能なため、電話やメールで確認する手間もかかりません。

 

電子契約

電子契約ツールを利用することで、契約までにかかる時間の短縮が可能になります。従来、契約書を交わす場合、書面で契約書を作成し、押印して相手方に送付、相手が押印をした後に返送してもらって契約締結というステップが必要でした。

これに対し、電子契約ツールを活用すれば、双方がクラウド上で電子化された契約書を確認し、問題がなければそのままクラウド上での署名・捺印をもって契約を締結することができます。これにより契約業務の大幅な効率化が実現します。

 

まとめ

今回紹介したように、業務効率化を実現させるにはさまざまなアイデアが存在します。ただし、全てのアイデアが自社に合うとは限りません。重要なことは、何を実現させたくて業務効率化を進めるのか、その目的を明確にすることです。

効率化が進んでも、それによって従業員の負担が増え、疲弊してしまうようでは意味がありません。企業にとって利益を上げるのはもちろん、そこで働く従業員にとっても快適に働ける環境を構築することが、結果的に業務効率化を実現することにつながるのです。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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