仕事を自動化するメリットとは？
はじめに、仕事を自動化するメリットを解説します。仕事を自動化することで以下の4つのメリットが生まれます。
生産性の向上
これまで従業員が行っていた仕事を自動化できれば、生産性の向上につながります。例えば日々のPCのデータ取得、データ入力を自動化すると、最終的な確認を従業員が行うだけで済みます。これまでいくつもの工程がかかっていた作業を大幅に削減することができます。
大きな視点から見ると、ITの利活用が遅れている日本は、諸外国に比べて労働生産性が低いです。公益財団法人日本生産性本部の資料によれば、日本の一人当たりの労働生産性は、OECD加盟国38カ国の中で28位であることが分かりました。
仕事の自動化の仕組みづくりは、今後多くの会社で取り組まなければならない課題ともいえるでしょう。
ミスの防止
仕事の自動化はミスの防止につながります。人間が作業を行う限りは、作業担当者の体調の影響によって作業品質は左右されますので、ヒューマンエラー発生をゼロに抑えることはほぼ不可能です。そのため、毎日行っているデータ入力のような単純な事務作業であっても、入力ミスは付き物です。
単純作業はできるだけミスを減らして効率的に行いたいものです。こうした作業を自動化できればミスを限りなく減らすことが可能です。
ミスが減れば作業効率、ひいては生産性向上が期待できます。
人手不足の解消
日本は少子高齢化に起因して、労働人口が減少しています。業種によってはすでに人手不足が慢性化しており、人件費高騰にもつながっている深刻な課題です。現在、人材が間に合っている企業であっても、近い将来、人手不足になるリスクがあります。
そこで仕事の自動化を図って人手不足を解消する必要があるのです。その際は、「選択と集中」の発想を持って業務の本質を把握することが大切です。ツールに任せられる仕事はツールに任せて、人間しかできない高度な仕事に集中することが求められます。近年ではさまざまなツールがあるため、人手不足の解消に役立ちます。
コア業務への集中
仕事を自動化できれば、従業員はコア業務に集中することが可能です。コア業務は利益を生むための直接的な業務であるため、多くの従業員がコア業務に集中できる環境を整えられれば、その企業はより多くの価値を生み出すことになります。
そもそもコア業務は専門的な知識やスキルが必要であり、ツールに任せることが難しいです。重要な判断を迫られることもあり、最終的には人間が行うことが前提となります。ノンコア業務をツールに任せて、人間がコア業務に集中できることは、より精度の高い判断につながります。
仕事を自動化する方法
仕事を自動化することでさまざまなメリットがあるわけですが、どのように自動化すれば良いのでしょうか。
ここでは仕事を自動化する具体的な3つの方法をご紹介します。
RPAの活用
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称であり、ロボットが業務プロセスを自動的に実行することです。ロボットとはいっても機械として存在するのではなく、データ入力や情報収集など、パソコン上の作業を代替するソフトウェアであるとご認識ください。
RPAは単純作業や定型作業をこなすことに強みがあり、24時間365日稼働できます。RPAの種類によっては、プログラミングに精通していない場合であっても利用できます。
既存のシステムと連携できる場合もあり、導入しやすい点もメリットです。
AI-OCRの活用
AI-OCRとは、AIを利用したOCR（光学文字認識）の機能を備えたツールです。OCRは手書きの文字をスキャナーで読み取る技術であり、自動的にテキストデータとして出力できる技術です。
事務所用や家庭用のスキャナーをイメージすると分かりやすいでしょう。これまでOCRの技術は精度の低さが課題でした。しかしAIを活用することで、文字の認識精度が大幅に向上しています。
AI-OCRを活用することで、手書きの書類を読み取ってデジタル化した後に、基幹データに登録することが可能です。ツールによってはデータの登録作業や文書チェックも可能です。
マクロの活用
マクロとはExcelのアクションを記録して実行できる機能で、単純作業の繰り返しに向いています。マクロはVBAと呼ばれるプログラミング言語を使って、Excel上の面倒な手作業の手順のプログラムを組んでいきます。
マクロを活用すると、計算だけではなくコピー&ペーストなどのアクション、PDFファイルの作成の自動化などが可能です。売上集計や報告書の作成などもこなせます。
マクロはExcelで構築できることから開発環境の整備が簡単ですが、VBAの知識が必須な点がデメリットです。VBAの習得には一定の時間が必要であり、ノウハウが少ない企業は導入や適切な管理に苦労する場合があります。
仕事を自動化する際に考えるべきこととは？
仕事を自動化する際はツールの導入が必要ですが、その前に検討すべきことがあります。以下の4点を検討して仕事の自動化に取り組んでください。
まずは業務の可視化を行う
まずは現在の業務を洗い出し、可視化しましょう。その中で課題がある業務を見つけることがポイントです。理由は、課題のある箇所の業務改善を行う必要があるからです。
仕事が自動化に向いているかどうか
現状の課題を洗い出したら、自動化に向いている作業を検討していきます。自動化に向いている仕事は、定型業務や簡単な業務です。企画やデータ解析などのように、特別な意思決定や判断を必要としない仕事を自動化していきます。
自動化でパフォーマンスが向上するか
簡単な作業や定型業務を自動化する際は、社員のパフォーマンスが向上するかを検討してください。自動化を実現しても、業務全体のパフォーマンスが上がっていなければ、成功とはいえません。全体最適を考えつつ自動化ツールを取り入れる必要があります。
自動化によって空いたリソースを何に使うか
仕事を自動化すると作業効率が向上するため、これまでその仕事を担当していた従業員の手が空きます。従業員の負担が減ったならば、リソースが足りない部署に異動させるなども検討しましょう。
自動化で空いたリソースを有効に考えて、さらなる企業活動の発展を目指してください。
ツールによって仕事を自動化する際の注意点
ツールによって仕事を自動化する際は、メリットだけではなく注意点を理解することが大切です。注意点を理解することで、ツール選びに活かせるためです。
以下でツールを導入する際の注意点をご説明します。
セキュリティ対策は万全か
ツールをネットワークでつながっているサーバに導入する際は、ログイン情報などが外部に漏れないようなセキュリティ対策が必要です。特に経理部門など、機密情報を取り扱う場合は高い水準のセキュリティが求められます。
サポート体制は整っているか
ツールを導入するにあたり、サポート体制も重視したいところです。どのようなサポートやサービスが無料で受けられるのか、有料サービスにはどのようなものがあるのか、などもあらかじめチェックしておくことをおすすめします。
ツールを運用して不具合があった際に自社で解決できれば問題ないですが、ノウハウがない場合はベンダーのサポートを受けるしかありません。
自社でトラブルに対応できない場合は、サポート体制が充実しているツールを選びましょう。
ツールはトライアルができるか
ツールを導入する際は、事前にトライアルで利用し、使用感や効果を体験することをおすすめします。トライアル期間で活用・運用イメージがざっくりとでも掴めると、本導入で失敗するリスクを減らすことができます。効果などをシミュレーションすることで、より自社に適したツールが選べるようになります。
現場の従業員がツールを扱えるか
ツールの導入で重要な要素といえるのが、現場の従業員がツールを使いこなせるかどうかです。ツール選定で大切なのは、機能の多さに注目するのではなく、対象ユーザーにとって必要な機能を負担なく使いこなせるか、を具体的に考えることです。現場の従業員が使いにくいツールを導入しても費用対効果が得られません。近年のツールは、プログラミング知識がなくても導入できるものもあります。
使いやすいツールを導入することで属人化を防いで、多くの従業員が効果を感じやすくなります。急な退職者が出たとしても十分に対応できるでしょう。
【部門別】仕事を自動化した事例を紹介
ここからは部門別に仕事を自動化した事例をご紹介します。具体的な事例を参考に、導入のイメージをつかんでください。
経理部門の事例
経理部門はRPAツールを活用して自動化できる業務が多いです。売掛・入金処理、買掛・支払処理、請求書作成、経費精算など、多くの業務の自動化ができます。セキュリティ上、テレワークが難しい部門ですが、リモートデスクトップとRPAでテレワークを50％以上のテレワークを実現している企業もあります。
総務・人事部門の事例
総務部門も定型業務が多いため、RPAツールによる自動化が適しています。労働時間の集計、人事考課管理、給与明細の作成など、幅広く自動化できるでしょう。また求人や採用活動においても、面接のリマインドメールやスカウトメールの送信などが自動化できます。
営業部門の事例
営業部門は実際の営業活動を自動化することはできませんが、営業活動に付随する業務を自動化できます。在庫管理や見積作成、受発注業務、日報作成などの自動化が可能です。
マーケティング部門の事例
マーケティング部門は膨大な情報やデータの収集を自動化して、施策に活かすことができます。データ分析なども活用することで、効率的なマーケティング活動ができるでしょう。
情報システム部門の事例
情報システム部門は社内からさまざまな問い合わせが予想されるため、チャットボットなどを導入して作業効率化を目指すことが可能です。また過去のデータ収集や分析を自動化させることで、対策をじっくりと検討することができます。
まとめ
仕事の自動化はどの企業にも求められることといえます。自動化する方法はツールの導入が効果的です。RPAやAI-OCRなどを活用して、現状で自動化できる業務を検討してみてください。
なお、自社内のリソースだけで仕事の自動化を進めたい場合は、RPAツールの「ロボパットDX」がおすすめです。ロボパットDXは、プログラミングの知識がなくてもロボット作成ができる使いやすさがあります。
無料トライアル期間があり、操作性や効果を確かめることが可能です。仕事の自動化を検討している場合は、以下よりお気軽にご相談ください。
