※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
紙媒体を無くせない理由。
今回ご紹介するL社は、通販などで食品を販売している企業様です。
老若男女問わず幅広い層のお客様をお持ちなので、それぞれの年代に合った購入方法や事務手続きを複数ご用意されています。
主に年配の方向けに残している紙媒体の手続きは、需要があるため簡単には廃止できません。ですが、これが結構なボリューム。
そして、その中でも一番大変な作業が“お客様の声ハガキ”の集計です。
色々なご意見や感想をハガキに書いて送っていただくものなのですが、
- 商品の分析
- お客様の分析
- お客様個人の履歴
- お客様へ御礼ポイントの付与
など、ハガキ1枚から派生する作業は多岐にわたります。
担当者は、複数のシステムにそれぞれの情報を入力する必要があるため、ハガキ1枚処理するために5分以上かかります。
ありがたいことに、このハガキが何十枚も届いた日には…恐ろしい作業量が発生してしまうのです！
紙は無くせないけれど、作業の手間は無くせる。
この作業を担当していたKさんは、効率化の方法を長年模索していました。
ハガキのフォーマットを変えたり、そもそもハガキ自体をなくしたらどうなのか？という検証もしましたが、思うような結果は得られませんでした。
そんな中、目を付けたのが他の部署で使っていたRPA。
パソコンの業務をソフトウェアロボットが自動で行うものです。
「紙媒体の効率化にRPA?!」
っと、みんながその発想に驚きましたが、
「作業をなくすのではなく、効率化を図るだけ。」
Kさんは、時間がかかっている理由である複数のシステムへの入力部分を効率化しようと考えたのです。
具体的な手法。
実際に次の方法で、Kさんは1件につき5分以上かかっていた作業を、1分以内に短縮させました。
専用のExcelにハガキ情報を入力。
RPAがその情報を読み取り、複数のシステムに転記。状況に応じてポイントの付与作業まで行う。
つまり、
一番時間のかからない方法で紙媒体の電子化を行い（①）、
煩雑な転記作業をRPAに任せた（②）のです。
たったこれだけで、作業量は5分の１以下に！！
「実は、やってみる前までは、どうせ人が入力するのだから大した効率化にはならないかも なんて思ってました。」
「ですが、実際は想像以上の時間の短縮に！しかも、他の業務で利用しているRPAの空き時間を活用することで、実質追加コスト無く効率化が実現したことになります。他にも同じようにコストをかけずに効率化できる業務がないか、目を光らせています。」
Kさんのお陰で、業務の効率化はますます推進されそうです。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
L社はちょっとした発想の転換で、作業量を大幅に削減することができましたが、皆さんの会社にも同じような業務はありませんか？
またこういった発想は、やはり実際に業務を行っている人だからこそ気が付くのではないでしょうか？
そういった人たちが増えていくことで、業務が効率化されていくのではないかと思います！
「ありそうだけれど、本当に効率化できるのかな？」
そう思われた方は、まず一度、弊社のコンサルタントにご相談してみてください。
