RPAとは
RPAは、「Robotic Process Automation」の略語で、事務の一連作業を自動化できるソフトウェアロボットのことです。
一口に「事務作業」といっても、オフィスでは日々さまざまな作業が行われています。
例えば、メールに添付されてきた商品データをまとめたExcelファイルの内容を、基幹システムの商品登録マスタにコピー＆ペーストして転記する作業や、FAXで届いた発注書の内容を手入力でEDI（電子データ交換）システムに入力する作業などがあげられます。
これらの定型的で反復性の高い業務は、RPAを活用すること飛躍的に効率化することができるのです。
AIとの違い
多くの場合、RPAとAIは同じようなものとして認識されがちですが、実際にはさまざまな違いがあります。ここでは、その違いについて解説します。
AIとは、「Artificial Intelligence」の略語で、人工知能のことを指します。一般的には、機械に人間と同じような知能を持たせたソフトウェアのことで、ビッグデータという膨大なデータベースをもとに、コンピュータが自ら判断する仕組みです。AIは人間の頭脳のように、何かを判断することが主な役割であるため、単体で活用されることは少ないです。そのため、他のソフトウェアに組み込まれて役割を果たすソフトウェアとなっています。
一方RPAは、ルール通りに動き業務を自動化するシステムそのものを指します。業務における判断基準やルールは利用する人間が定め、RPAが自ら判断して動くことはありません。業務内容を覚え、それを自動的に繰り返すことがRPAの基本的な仕組みで、決められた一定のルーティンワークに適しています。
各種ツールとの違い
最初に、ExcelマクロとRPAの違いについて解説します。
両者の違いは、自動化で処理できる範囲の違いです。どちらも1つの作業工程を記憶して自動化する点は同じですが、Excelマクロは基本的にはExcel内での作業しか自動化できません。なお、VBAを使用した時のみ、AccessやWordなどのOfficeアプリケーションの範囲内で活用することは可能ですが、VBAを構築するには専門的な知識が必要となります。
一方、RPAの場合は複数のアプリケーションを自動化することができます。操作を記録して定義できるため、多様なアプリケーションを連携させて、広範囲のアプリケーション操作を複合的に自動化することが可能です。
次にbotとRPAの違いについてです。
大きな違いとしては活用場面が全く違うということです。botとは人の会話や行動をシミュレーションするツールとして活用されます。botはRPAと重複する部分もありますが、活用場面が限定されやすく、人とコミュニケーションを取ることに特化しています。
一方、RPAはデスク上の事務作業専門のツールとなっており、人とコミュニケーションを取る業務には向いていません。
従業員が感じるRPAのメリット
RPAを導入することで労働環境が改善され、今まで行っていた定例業務の負担が減り、業務を高速化することができます。ここでは、具体的なメリットについて詳しくご紹介します。
定例業務がなくなる
RPAは、事務作業の中でも定型的で反復性の高い業務を得意とするソフトウェアロボットであるため、今まで従業員の方が行っていた定例作業を代行して行うことができます。イレギュラーが発生しない業務は大半が自動化することが可能で、従業員は定例業務を行う必要がなくなり、人とコミュニケーションを取る業務やアイデアを出す業務など、定例業務によって後回しになっていた業務に注力することが可能です。
労働環境が改善される
RPAを導入することで、これまでの労働環境が大幅に変わります。定例業務をRPAが代行することで、人が行うべき作業時間そのものが減るので残業時間の削減につながります。
また、作業面では人的作業が減ると同時に人的ミスを減らすことができます。データ入力など人の手で行う場合は、打ち間違えや見間違いなどによりミスが生じてしまう可能性がありますが、ルールをしっかり定義しておけば、限りなくゼロに近い状態にできるのです。
さらに、RPAを導入することで定例業務が人の手から離れることで、従業員が有給休暇を取得できる余裕を確保することができます。余裕が生まれることで従業員一人ひとりが有給休暇を申請しやすくなったり、働きやすい環境を手に入れることができるのです。
業務が高速化する
RPAを導入することで、業務スピードが驚くほど高速化します。
RPAはロボットであるため、365日24時間稼働することができます。そのため、大量のデータ処理を人の手で捌くよりもはやく、そして休むことなく処理することが可能です。
伝票の処理やデータ入力などの定例業務は、業務フローの最初の工程で発生することが多く、定例業務が終わらないと次の業務に移ることができないケースも多いでしょう。しかし、定例業務の業務スピードがはやくなることで、業務全体の流れを効率化できます。
また、データで処理することでペーパーワークがなくなるため、余計な紙を使用する必要がなくなり、資料を保管するスペースを確保する必要がなくなるでしょう。
経営側が感じるRPAのメリット
ここまでは、RPAを導入することで従業員が感じるメリットについてご紹介してきましたが、RPAは従業員だけではなく、経営側にも人的リソースを最適化でき、事業拡大につなげることがきるというメリットがあります。ここでは、経営者が感じるメリットについて詳しくご紹介します。
人的リソースを最適化できる
RPAを活用し、自動化できる単純業務はロボットに代行してもらうことで、その分の人的リソースを他の業務に割くことができるようになります。
人的リソースを最適化することで、人手不足に悩む企業は、最低限の従業員で効率よく最高のパフォーマンスが実現します。
また、売上に直結するような重要な業務に対して、十分な人的リソースを割くことができるようになるため、サービス・商品の質が改善し、結果的に売上の増加を期待できるようになるでしょう。
事業拡大につながる
RPAは定例業務を得意とするロボットソフトウェアのため、RPAに定例業務を任せて従業員は今まで費やしていた時間をコア業務へのリソースに力を注ぐことができます。コア業務とは、利益を生み出す業務や基本的に難易度の高い専門知識を必要とする業務のことを言います。
RPAはコア業務とは対照的な難易度が低く、定型化できる業務であるノンコア業務をメインに処理します。そのため、ノンコア業務に人手を割くことなくコア業務に従業員を集中させられることは、結果として適材適所に人員を配置できるようになります。また、従業員を育てることに時間を費やすこともできるので、戦略的に事業を拡大していくことができるでしょう。
このように、RPAは従業員側にも、経営側にも多くのメリットをもたらします。
RPAにもデメリットはある
これまでRPAを導入することで、従業員や経営側が感じるメリットについてご紹介してきました。しかし、RPAにもメリットとデメリット両方が存在します。ここでは、RPAを導入することで出てくるデメリットについてご紹介します。
担当者に属人化しやすい
特定の社員に任せっきりだった業務を自動化できるRPAは、業務の属人化を解消できるメリットがあります。しかし、RPAの運用を一部の担当者に任せっきりにしてしまうことは、新たな属人的業務が生まれてしまう恐れがあるため注意が必要です。
RPAの自動化は、ツールによって専門的な知識なく動かせるものの、プログラミング的な側面が含まれます。業務が複雑化するほどその側面は強くなり、自動化に携わった担当者しか内容を把握しておらず、変更があっても修正できないといったトラブルにつながりやすくなります。
また、RPAに必要なプログラミング技術を理解している場合でも、他者が作成した自動化プログラムを修正するのは時間がかかります。このような状況に陥りやすい主な原因は、担当者の知見を広く共有して管理していないことに原因があります。中でも、担当者が業務内容を個人的な判断で変更した際に属人化が起きる可能性が高くなります。
業務フローが変わる可能性
RPAを導入することは、現場のスタッフに大なり小なりインパクトをもたらします。たしかに、RPAを導入することで業務は効率化できますが、RPAを効率的に稼働させるために業務フロー全体の見直しが発生する可能性がある点には留意する必要があります。
業務フローが変わることは、現場のスタッフに負担がかかることもありますので、RPAを導入する際は何よりも現場で作業するスタッフの理解が必要です。現場のスタッフの理解が得られないままにRPAの導入を進めてしまうと、RPAが定着せずに導入コストが無駄になってしまう可能性があります。
RPAを導入する際は、現場に主体となってもらい現在困っていること、改善したい業務などを洗い出してもらいましょう。そのうえで、RPAを導入すると業務フローがどのように変わるかを考えてもらい、無理なく導入できそうなのかを判断し、納得したうえで導入を進めることが重要です。
RPAツールの選定には注意！
ここでは、RPAの選定時のポイントを解説します。
まず、RPAにはツールによってはプログラミングスキルが必要なものがあります。従業員のスキルを鑑みて、自社にはどのようなツールが合うのか検討するようにしましょう。
また、使いやすいRPAツールを選ぶには直感的に操作できるものを選ぶとともに、UI/UXが優れているかどうかもチェックします。UIは「User Interface」の略語で、「人とモノ（主にデバイス）をつなぐ窓口のようなもの」の役割を指すと考えると分かりやすいでしょう。例えば、WEBサイトをPCやスマホまたはタブレットで閲覧している時、その画面上に出てくる情報、フォントやデザイン等はすべてがUIにあたります。
UXは「User Experience」の略語で、Experienceとは「体験、経験」を意味し、UXとは「人がモノやサービスに触れて得られる体験や経験」のことを指します。同じ商品やサービスでも、得られる体験は人によって違います。
そのため、可能であればツールの無料トライアル期間などを活用して、自社の従業員に適したUI/UXかどうか、操作性は合っているかなどを確認しておくことをおすすめします。
まとめ
この記事では、RPAのメリットとデメリット、AIなどの他のツールとの違い、RPAの選定時の注意点についてご紹介しました。RPAは非常に便利なツールですが、メリットとデメリットを理解したうえで導入することが大切です。特に現場のスタッフには何故導入するのか、導入することでどのような効果がもたらされるのかを理解してもらうようにしましょう。また、ツール選びは慎重に行うと、導入に成功することができます。
ぜひこの記事を参考にして、RPAの導入を検討してみてください。
