RPAのおさらい
この記事では、主にRPAの無料トライアルについて解説しますが、そのためにまずは「RPAとは何か」という点から理解しておく必要があります。
ここでは、RPAの強みと弱み、そして似ているテクノロジー「VBA」との違いを以下で説明します。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、ホワイトワーカーが行うルール化された業務を自動化するロボット、またはその概念を指します。例えば、メールに添付された商品情報やFAXで届いた発注書を社内のシステムに記録するなど、オフィスで日々行われる定型的な作業をソフトウェアが自動で行ってくれます。
RPAはロボットであるため、24時間365日、一定の品質を保ち、ルールに問題がない限りはミスなく、スピーディーに処理してくれることが強みです。しかし、導入メリットが大きいものの、災害やシステム障害が発生した際に作業がとまってしまう可能性があるため、あらかじめ対策を練っておく必要があります。
RPAのほかに、パソコン作業の自動化を行う手段として「VBA」というものがあります。VBAは、Microsoft社が提供するOfficeソフトの処理を自動化できるプログラムで、VBAとRPAにはいくつかの違いがあります。
まず、VBAはOfficeソフト内での使用を原則として作られており、パソコン内の全体で使えるわけではありませんが、Officeソフト内では複雑な処理の実行が可能です。一方、RPAはパソコン全体で利用できますが、VBAほど複雑な処理はできません。
また、VBAは利用するためにプログラミング言語の知識が必要です。ある程度専門知識が必要になるため、誰でも使えるRPAよりも敷居が高いといえるでしょう。
RPA導入前に無料トライアルを必ず使うべき理由
RPAを導入する際、まず無料トライアルを試しましょう。無料トライアルは体験版のRPAで、期間内であれば無料でRPAを体験することができます。
ツールの機能・仕様・使い心地などをほぼそのまま体験できるため、実際に導入した後の使用感を確認できます。ツールの使い心地は実際に触らないと分からない部分が多く、ツール同士を比較する場合もより正確な判断が可能になります。
RPA導入前に無料トライアルを利用すべき理由について、以下で詳しく解説します。
実際のUI/UXを感じるため
RPAを導入する際には、まずそのツールのUIやUXを確かめる必要があります。
RPAには多くの種類があり、それぞれでUIやUXも異なります。導入しようとしているRPAのUIやUX事前に把握しておかないと、いざ導入後に「上手く使いこなせない」などの問題が発生してしまいます。機能面では満足していても、”使いづらい”RPAを継続して利用するのは難しいでしょう。
ある程度、導入するRPAが決まっている場合でも、無料トライアルを利用してUIやUXを確認してから導入に踏み切るべきです。
一番の比較検討材料となる
現在、多くのRPAがリリースされており、RPA選びは複雑化しています。その中でRPAの無料トライアルを利用すれば、一番の検討材料となります。
無料トライアルの多くは有料版を期間限定で利用できる形です。つまり、無料トライアルを利用すれば、そのツールの具体的な仕様をほぼ正確に把握できます。
特に複数のRPAで悩んでいる場合には、それらのツールの無料トライアルを実際に利用してみましょう。「こちらの方がどの社員でも使いやすい」「あのツールのこの機能はかなり便利だ」など、詳しい使い勝手を容易に比較できます。
導入後に後悔しない、またコストを無駄にしないためにも、しっかり比較検討し、自社にもっとも適したRPAを見つけ出しましょう。そのためには、無料トライアルを実際に利用してみることが欠かせません。
RPAの無料トライアルを試して分かる課題点
無料トライアルを利用することで、RPAのUIやUX、機能性を確認できるとご紹介しました。
ほかにも、無料トライアルを試してみると、RPAの導入における自社の新たな課題を発見することがあります。
ここでは、「ツール利用者が属人化する」「業務フローの変更が起きやすい」「本当に活用できるか心配」という、代表的な3つの課題についてご紹介していきます。
RPAの利用が属人化する
RPAのロボットを作成するには、複雑なプログラミングスキルは必要ないものの、基本的なプログラミング知識が必要となります。
社員のほとんどがプログラミングの知識があるという場合は別ですが、一般的にプログラミング知識のある数少ない社員のみがRPAを利用するという属人化の問題が発生してしまいます。利用が属人化してしまっていると、何かトラブルの際にすぐに対応できなかったり、誤った対応をしたりしてしまいます。
そのため、RPA利用の属人化を防ぐためにも、無料トライアルで仕様をよく確認しましょう。RPAによっては、本格的なプログラミングスキルがないと利用が難しいものもあり、少数の社員しか扱えなくなる危険性を持っています。導入しようとしているツールは自社の社員が誰でも使えるものか、よく確かめてから導入すべきです。
業務フローの変更が起きやすい
無料トライアルを試して実際にロボットを作成してみると、1度作ったロボットの業務フローに追加のフローを作ったり、変更したりという場面が起きやすいことが分かります。
例えば、「入力資料抽出→管理票記入→案件登録→承認」といったロボットの業務フローがある時に、承認の位置をずらしたり、新たに発注書作成の工程を加えたりといった具合に、1度作った業務フローに変更を加えることは良くあります。そんな時に、修正を行う操作が複雑なRPAツールを使用すると、気軽に変更や追加を行うことができず、完成度が低いロボットのままになってしまいます。
したがって、1度作ったロボットに変更を加える際にも、簡単にかつ直感的に修正ができるRPAツールを選ぶと良いでしょう。
本当に活用できるか心配
実際にトライアルを試してみることで、本当にPRAを活用できるのかどうか心配になるケースもあります。実際にトライアルを試してみると、ロボットを比較的容易に作れる社員や全くロボットを作り上げることができない社員など、取り組めるレベルはさまざまです。全体のRPA技術レベルを向上させるためにも、苦手な社員たちのためにどういった施策を打つかがポイントとなります。
具体的な対策例を挙げると、RPAを使いこなせる社員を各部署ごとに1人置くといいでしょう。各部署から1人社員を出し合ってRPA専門チームを作り、研修などを通してスキルアップを図ります。ある程度RPA専門チームのスキルアップが図れれば、各部署でRPAを使いこなせるようになるでしょう。また、このような体制を組むことで、RPAを使いこなせない社員のスキルの底上げもできるようになり、全体のRPA技術レベルが上がります。全体の技術レベルが上がれば、RPA導入後もスムーズな運用ができるようになるでしょう。
IT・情シス担当者がRPAに求めること
IT・情報システム担当者がRPAに求める本当に欲しい機能とは、「 誰でも使えるUI」「スマホ・タブレットとの連携機能」「導入までがスムーズであること」の3つです。
この3つを満たすRPAだと、。これらの機能を1つずつご紹介します。
誰でも使えるUI
誰でも使うことのできる、UI（ユーザーインターフェイス）であることは非常に重要です。UIとは、一般的に人とデバイスをつなぐ窓口のようなものです。
例えば、WEBサイト上の情報（デザイン）のことを指します。デザインがいいWEBサイトはユーザーが扱いやすく、UIが高いといえます。これはRPAも同様で、誰もが使いやすいシンプルで見やすいデザインは、UIが高いです。
より効率的に活用するためにも、RPAは誰でも使えるUIのものを選ぶべきでしょう。
スマホ・タブレットとの連携機能
RPAは、スマホ・タブレットとの連携機能があるものを選ぶべきです。スマホ・タブレットを利用することが当たり前になった現在、この連携機能はとても便利なものだといえます。
連携機能があれば、遠隔地に居たとしても、スマホ・タブレットからRPAのロボットを稼働させる指示を出せます。例えば、営業している際に顧客から見積もりが欲しいといわれた際に、スマホから会社内のRPAロボットを実行させることで、決められた内容の見積もりであれば発行することができるといった活用も可能となります。
さらに、ロボットの終了結果、エラー結果などはメールで通知できるので、出来上がった見積書のデータを、すぐに確認し、提出することができます。
しかし、あくまでもロボットを作るのは会社のPC上ですので、スマホ・タブレットから実行機能があるのはあくまでも補助的なものであることを認識しておいた方が良いでしょう。
導入までがスムーズであること
RPAを導入するまでがスムーズに行えるかどうかも、情報システム担当が気にするところです。導入をスムーズにするには、RPAツールの設定・管理のしやすさが重要になってきます。
RPAツールの中には、プログラミング言語を使用するものがあります。さらに、日本語化に対応しておらず、設定や管理が直感的に行いづらいツールもあるでしょう。そういうツールは業務負荷が高く、1つのロボットを作成するのに莫大な労力がかかったり、設定を変更するにも情報システム担当に聞いたりすることになるので効率的ではありません。
したがって、難しい知識を必要とせずに、ロボット作成や設定変更を行えるRPAツールを選ぶことで、スムーズな導入をすることができるでしょう。
まとめ
RPAとは「事務作業を自動化するソフトウェアロボット」のことで、RPAを導入する前には無料トライアルを使い、そのツールの機能・仕様・使い心地などを確かめることが重要です。無料のトライアルを通して見えてくる課題点もいくつかありますが、あらかじめ対策を行っておくことで、RPAの導入は成功するはずです。
しかし、「自社にどんなRPAが合っているのかよくわからない」「RPAの導入に関して心配なことがある」という企業の担当者も多いでしょう。
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