「業務改善を進めたいけれど、目の前の仕事が忙しくて時間がない」「現状の業務を整理しようとすると、それだけで一日が終わってしまう」
DXや業務効率化を進める際、多くの担当者が最初にぶつかる壁が「現状把握（業務の可視化）」です。業務フロー図を手作業で作ろうとすると、ヒアリングや描画に膨大な時間がかかり、修正も大変です。その結果、改善のスタートラインに立つ前に挫折してしまうケースが後を絶ちません。
そこで本記事では、ChatGPTなどの生成AIを活用して、誰でも・簡単に・短時間で業務フロー図を作成し、業務のボトルネックを一瞬で発見する方法をご紹介します。
なぜ「フロー図」が必要なのか？
業務の整理には、大きく分けて3つの粒度があります。
- プロセスレベル（大）：「申し込み→入力→確認→発注」といった大まかな道筋。
- フローレベル（中）：「誰が、どの順番で行うか」の順序。
- タスクレベル（小）：個人の具体的な作業手順。マニュアル向け。
業務改善において最も重要なのは「フローレベル」です。なぜなら、トラブルやミスは担当者が変わる「継ぎ目（受け渡し）」で最も発生しやすいからです。
「誰から誰にボールが渡っているか」を可視化することで、初めてボトルネックが特定できます。
AIなら「質問に答えるだけ」で図が完成
これまでは数時間かかっていたフロー図作成ですが、生成AIを使えば15分程度で完了します。手法は非常にシンプルです。
作成の4ステップ
- AIに指示を出す 専用のプロンプト（指示文）を入力します。
- 業務を特定する AI「どの部署の業務ですか？」→ 人「物流部門の発注処理です」と答えます。
- 工程と登場人物を整理する AIが提案する工程（例：受領→入力→確認）や登場人物（営業、システムなど）をチェックし、実態に合わせて修正します。
- 具体的なアクションを伝える 「誰が何をするか」を時系列で伝えます。音声入力を使えばさらに高速化が可能です。
これだけで、AIが情報を整理し、縦軸に工程、横軸に関与者を配置した「スイムレーン形式の業務フロー図」をExcelで出力してくれます。
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作って終わりではない！「改善の4つの視点」
フロー図ができたら、そこから「どこを改善すべきか」を探します。以下の4つのポイントでチェックしてみましょう。
- 工数が多く、時間がかかっている（頻度が多い）
- 属人化している（〇〇さんしかできない）
- ミスや手戻りが発生している（ダブルチェックが必要など）
- 精神的負担が大きい（面倒・プレッシャーがかかる）
特に4つ目の「精神的負担」は見落とされがちですが、「着手するのが億劫で後回しにされがちな業務」こそ、自動化などの改善効果が大きいポイントです。
改善の方向性と成功事例
課題が見つかったら、「やめる・まとめる・バラす・自動化する」の4つの切り口で対策を考えます。
工数を75％削減した成功事例
ある企業では、申請受付業務のフロー図を作成した結果、入力不備による「イレギュラー対応」に多くの時間が割かれていることが判明しました。そこで、申請フォームに入力ミスを防ぐ機能を設ける（自動化・標準化）ことで、全体の工数を75％も削減することに成功しました。
この事例のポイントは「人の注意深さに期待せず、仕組みでミスを防ぐ」という考え方です。そして「世界中の誰かが同じ悩みを持っているはずだから、解決ツールがあるはずだ」という前提で解決策を探すことが、DX成功の秘訣です。
まとめ
業務改善は「現状把握」から始まりますが、そこに時間を使いすぎては本末転倒です。まずはAIを活用して「爆速」で現状を可視化し、空いた時間で本質的な「改善策」を考えることに注力しましょう。
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