「マニュアルを作ったのに読まれない」「毎日同じ質問で業務が中断する」 管理部門やヘルプデスクにおいて、こうした社内問い合わせ対応の負担は深刻です。質問する側は数分のことでも、回答する側にとっては作業の手が止まります。
本記事では、RPAのセミナー内容をもとに、Googleの無料AIとRPAを組み合わせて「社内専用チャットボット」を作成し、運用を自動化する方法を解説します。プログラミング知識は一切不要です。
Notebook LMの概要
今回使用するのは、Googleが提供するAIノートアシスタント「Notebook LM」です。ChatGPTなどの一般的な生成AIとは異なり、企業での利用に最適である決定的な特徴があります。それが「アップロードした資料のみを根拠として回答する」という点です。
※アップロードする情報の適切性は各企業の判断・責任のもと行ってください。本ツール利用により生じた損害について、FCEは責任を負いかねます。最新情報はGoogleの公式サイトをご確認ください。
一般的なAIはインターネット上の情報を学習しているため、社内規定とは異なる一般的な回答や、事実ではないハルシネーション（もっともらしいこと）を出すリスクがあります。 一方、Notebook LMは読み込ませたマニュアルの内容だけを参照するため、独自の就業規則や業務ルールについても正確に回答でき、安心して社内に展開できます。
わずか3ステップ！チャットボットの作り方
作成に複雑な設定は不要です。必要なものは「Googleアカウント」と「業務マニュアル（PDF等）」だけ。以下の3ステップで完了します。
作成の3ステップ
- 新規ノートブックを作成：Notebook LMを開き、事前に作成したマニュアルをPDF化したものをソースとして追加します。
- ソース（マニュアル）を追加：PDF、テキスト、WebサイトのURLなどをドラッグ＆ドロップでアップロードさせます。
- 質問を開始：チャット欄に質問を入力するだけで、AIが回答を生成します。
「ベンダーマニュアル」×「自社FAQ」で回答精度を向上
チャットボットをより実用的にするためのテクニックとして、「ベンダーが提供する操作マニュアル」と「自社独自のFAQ（運用ルール）」をソースとして読み込ませるのがオススメです。網羅性のあるベンダー側のマニュアルと自社のFAQを掛け合わせることで実用性が向上します。
部門別：こんな「よくある質問」を自動化できます。 具体的には、以下のようなシーンでの活用が推奨されています。
- 人事：「有給休暇の残日数はどう確認する？」「年末調整の書き方は？」
- 経理：「交通費の精算ルールで注意点は？」「交際費の上限は？」
- 営業：「最新の製品Aと製品Bのスペックの違いは？」
- 新人研修：「業務で使う〇〇システムの操作手順を教えて」
これらのような「答えが決まっている定型質問」をAIに任せることで、人間は判断が必要な複雑な業務に集中できるようになります。
RPA連携で「運用」を自動化する
Notebook LMは強力ですが、「マニュアルが更新されるたびに手動でアップロードし直す必要がある」という課題があります。
社内ポータルやクラウド上に散らばったマニュアルを常に最新の状態にしておくのは大変な手間です。ここでRPA（Robotic Process Automation）が活躍します。
RPAとはロボットが、業務プロセスを覚えて、自動化するという技術です。
- 異なるツールをつなぐ（Excel→システムなど、API連携なしで繋ぐことも可能）
- 24時間365日稼働（人には負担になる大量処理もミスなく実行）
RPAを使えば、以下の作業をロボットに任せることができます。
- 自動ログイン：スクリプトがブラウザを起動し,自動でログイン。
- 情報収集：マニュアルページを順番に開きCSVファイルとして名前をつける。
- 保存：ルールに基づいてフォルダへ自動格納。
人間がやれば数時間かかる作業も、ロボットなら24時間365日ミスなく実行可能です。「常に最新のマニュアルデータが準備されている状態」を自動で維持できます。
まとめ
社内問い合わせ対応の削減は「マニュアルの整備」から始まりますが、その運用や更新作業に時間を使いすぎては本末転倒です。まずは便利なAIツールとRPAを活用して空いた時間で本質的な「業務改善」や「コア業務」に注力しましょう。
FCEは、今回ご紹介した「マニュアル収集の自動化」をプログラミング知識不要で実現できるRPAロボパットDXの無料トライアルを実施しています。期間中は専任のコンサルタントが伴走し、自動化の前提となる業務の整理からサポートいたします。
「どこから手をつければいいかわからない」「そもそもマニュアルがない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。まずはAIとRPAを使って、最初の一歩を軽く踏み出してみませんか？
以下のセミナーでデモを交えてご紹介しています。
ぜひご参加ください！
注意事項・免責事項
■ 本記事について
- 本記事は情報提供のみを目的としています
- NotebookLMはGoogle LLCが提供するサービスであり、当社とは一切関係がありません
- 当社はNotebookLMの動作、品質、継続性について一切の保証をいたしません
- 本記事の内容は2025年12月時点の情報であり、予告なく変更される可能性があります
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- 本セミナーで紹介した内容は特定サービスの推奨・保証を行うものではありません
