小さな単純作業が集まる社労士事務所こそ、自動化に踏み切らないといけない
公文書ダウンロードの自動化で、月の作業時間が5分の1に

頻繁に使うロボットだけではなく、一度しか使ったことがないロボットを含めると、１００は超えていると思います。 一度しか使ったことがないロボットの例は、資料を印刷するロボットです。以前、13時からの打ち合わせで資料が必要だと、12時くらいに気づいたことがありまして。手動で印刷すると１時間ほどかかりそうだったので、印刷を自動で進めてくれるロボットを５分で作りました。

ロボパットがあったおかげで、私はロボットに「あとはよろしく！」と作業を任せ、午後一番の打ち合わせに備えてランチでパワーチャージできました。

社労士事務所なら絶対に手を煩わせているであろう、公文書のダウンロード業務です。あすかでは、名古屋拠点で月１，５００件ほど公文書をダウンロードしています。

この作業が、めんどくさいことめんどくさいこと。社会保険手続きを電子申請するシステム「社労夢」と「オフィスステーション」で、公文書ダウンロードを選択し、何種類もあるファイルから適切なものを選び、フォルダに名前をつけ、ダウンロードボタンを押し・・・と、とにかくクリックし続けなければならないのです。

以前は、パートタイムスタッフを３名雇い、公文書ダウンロード業務を回していました。しかし、煩わしさから「今日はあなたがやって」と押し付けあっていたのです。最終的には、公文書ダウンロード業務が嫌だから辞めてしまう。こうした悪循環で、スタッフが定着しないのが悩みでした。

そんなとき、ロボパットの存在を知り、導入してこの業務を自動化してみることに。「社労夢」と「オフィスステーション」にて、夜中に必要な公文書をすべてダウンロードし、翌朝の出社時にはすぐ業務をスタートできるようにロボットを作りました。

もともと月１，５００件を捌くのに月１５０時間ほどかかっていましたが、現在は人が介入する作業が月30時間ほどに減りました。時間削減できたのはもちろん、パートタイムスタッフも煩雑な作業に対してストレスを抱えにくくなり、退職者はゼロになりました。

私が感じるメリットは、人が嫌がる作業を代行してくれて、自分の時間も捻出してくれるところです。 以前、クライアント企業の社員３００名に向けて、「コミュニケーションは円滑か？」「リーダーは、リーダーシップを取れているか？」などと人事系のアンケートを集めたことがありました。その回答がＰＤＦで３００名分届きまして。結果をレーダーチャートや棒グラフにして分析したかったので、ＰＤＦの結果をＥｘｃｅｌに入力し直す必要があったのです。

重い腰を上げて作業を始めたのですが、３名分くらい転記したら、心が折れてしまいました。そこで「業務時間外だから早く終わらせたいけれど、骨の折れる作業だ・・・」と頭を抱えた末、ＰＤＦデータをＥｘｃｅｌに自動転記してくれるロボットを作ろう、と。

その結果、見事にロボットが作業をこなしてくれて、私はそのあいだに当時やっていたオリンピックのテレビ観戦を楽しむことができました。ストレスの多い作業を、人の手では不可能なスピードでこなし、人間には時間の余白を与えてくれる。ロボパットにはいつも助けられています。

あとは、スタッフに危機感を与え、積極的な姿勢に変えてくれるのもロボパットのメリットです。 今、社労士業界の課題のひとつとして挙げられるのは、単純作業に時間を取られてしまうこと。ずっとパソコンと向き合い、単純作業をとにかくこなすことが正しいと思ってしまうのは、仕事に追われるビジネスパーソン『あるある』ではないでしょうか？

目の前の作業に追われている状態だと、ブレインを使う本質的な仕事までたどり着けないし、そんな仕事があることにすら気づけません。しかし、労務相談や営業活動、打ち合わせといった、人にしかできない業務こそ価値が高いのです。 そこで、一人ひとりに気づいてもらうため、単純作業をロボットに代行してもらう。すると本人は「私が一生懸命やっていた作業は、ロボットがやると簡単に終わっちゃうのか。ロボットは数万〜十数万円で、私は倍以上給料をもらっているのに」と危機感を抱きます。そして、「ロボットが作業してくれる分、自分は違うことに取り組まないと」と意識が変わるのです。

ロボパットを導入することは、自分をサポートしてくれるパートナーを常に横に置くことと同じ。そのパートナーをうまく動かしながら、自分はさらにステップアップした業務に取り組むという前向きな意識改革ができました。

直感的にシナリオを組めて、すぐにロボットを作れるようになったので、びっくりしました。私は、Ｅｘｃｅｌの関数が使えないレベルで、パソコンの知識があまりありません。それなのに、ロボパットのマニュアルを見なくても、１日でロボットを作れるようになったのです。もちろん、最初は精度が高いロボットではなく、簡単なシナリオのロボットでしたが。

まずは作ってみて、知識を付けつつ、だんだんと高度なロボットに挑戦していく。このような流れで、スキルアップを図ってきました。最初からマニュアルを読み込むのではなく、まずは手を動かしながら慣れていったことがポイントだったかなと思います。

古くてアナログな社労士業界を変えたいからです。この業界は、『自動化』や『効率化』の概念が浸透しておらず、手動作業がほとんどでした。今でこそ社会保険手続きの電子申請システムがありますが、少し前まではみんな紙に書いて申請していたくらいです。当然、最近まで業界内で「ＲＰＡツール」という言葉は存在しませんでした。

しかし、私は社労士事務所こそ自動化に向いていると思っています。なぜなら、小さな単純作業が集まっているからです。大きな業務の自動化は果てしなく感じますが、小さな作業を一つひとつ自動化するのはハードルが低いと感じられます。だから、私たちから業界に新しい風を吹かせたくて、自社で活用したり代理店としてロボパットを広めたり、自動化に力を注いできました。

とはいえ新しい考え方はすぐには浸透しないので、代理店としてＲＰＡツールの存在を広めていた初期は、業界の方に拒絶されていた気がします。「そんな難しいのわからない」「ロボットなんてハイテクなもの、うちの事務所には関係ない」と。あのときの悔しかった気持ちは今でも忘れられません。

今、一歩勇気を出して決断できるかどうかが、今後この業界で生き残れるかを決めると思います。「パソコンスキルを持ってないし、難しそう」とできない理由を並べているだけでは、業務はずっとラクにならないまま。まず踏み込んでみないことには、現状は変わりません。実際、あすかもロボパットを導入してから、業務のあり方が大きく変わりました。

もし「ひとりで進めるのはハードルが高いし不安」と感じているのであれば、ぜひご相談ください。同じ社労士として、私たちの経験でお役に立つことがあればサポートします。ロボパットユーザーの社労士事務所を集めてボランタリーチェーンも組んでおり、酒井が気合いを入れてコミュニティ化したサイトを作っているので、そこにもご参加いただけたらと思います。

サイト内は、私たちも含めた事務所同士でコミュニケーションが生まれていて、些細なことでも質問しやすい環境です。あすかが作った「社労夢」と「オフィスステーション」の公文書ダウンロードロボットのシナリオも掲載しているので、そのまま取り込むことで、すぐ使えるようになります。

繰り返しになりますが、社労士業界は古くてアナログです。デジタル化の考えを浸透させることによって、各事務所が活性化し、業界自体の価値が上がっていくはずです。その結果、世の中に社労士を求める会社が増え、お客様の幅を広げられると思っています。

これからも私は、社労士業界のアップデートに全力を尽くしていきたい。業界の革新者として一緒に風穴を開けていける、そんな同志のような社労士事務所をロボパットを通して見つけられたらうれしいです。