製造業はRPA導入に向いている？
まず、RPAがどのようなツールか説明し、なぜ製造業(メーカー)の業務効率化に有効なのか説明します。
RPAとは
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、人がパソコンを使って行なっている定型的な作業を、ソフトウェアロボットに代替させることで自動処理できるツールになります。データのダウンロードやコピペ、Excelを使った集計作業といった、バックオフィス業務の自動化がRPAの得意分野です。
製造業(メーカー)にはバックオフィス業務が多い
実は製造業(メーカー)の現場には、バックオフィス業務がたくさん存在します。そのため、RPAを有効活用することで業務効率化が進めば、生産性は大幅に向上するでしょう。
またRPAには、ルールや手順を明確に示すことが可能な業務に適しているという側面もあります。
製造業(メーカー)の工場では、工程ごとに分けて作業の自動化が行われるプロセスを踏むのが一般的です。
一方、RPAも業務を工程ごとに分けて自動化するツールになっています。そのため、RPAは工場で行われている業務効率化と非常に似ている点が特徴です。
よって、製造業(メーカー)にはRPAで自動化できる作業がたくさんあるため、導入後も利用が定着する可能性が高いでしょう。つまり、大幅な業務効率化が期待できるというわけです。
事例で解説！製造業におけるRPAの活用
製造業(メーカー)にはRPAの活用シーンがたくさんあります。代表的なRPAの活用事例を紹介するので参考にしてみてください。
在庫管理
言うまでもありませんが、製造業(メーカー)において在庫管理は非常に重要です。たくさんの商品を正確に管理しなくてはいけない在庫管理は、作業が煩雑なため人の手には余る部分も多いでしょう。
しかし、RPAを導入すれば、製造業(メーカー)における在庫管理業務を自動化することができます。
- 在庫管理の自動化
例えば、在庫管理システムの情報をRPAで取得して、安全在庫数や出荷予定日といった情報を営業担当へ自動でメール送信することが可能です。これによって、外出が多い営業担当はどこでも在庫状況を把握できるようになり、適正なタイミングで生産指示が出せるようになります。
その結果、スピーディーな製造依頼が可能になるだけでなく、欠品や余剰在庫を抱えるリスクも少なくなるでしょう。さらに、RPAであればヒューマンエラーが発生しないため、正確な在庫管理が可能になる点も大きなメリットです。
- 在庫管理や出荷プロセスの確認を自動化
また、取引先の出荷状況確認プロセスにRPAを導入することで、大幅な工数削減が実現できます。
具体的にはRPAで送り状を発行する際、問い合わせ番号を付加することで、取引先が出荷状況を確認できる仕組みの構築が可能です。この対応を行うことで、社内工数を圧縮できるだけでなく、取引先の満足度向上という効果も期待できます。
受発注・出荷
RPAは受発注・出荷作業の自動化にも貢献できます。
- 発注業務の自動化
例えば、発注業務にありがちな、
・受発注システムにアクセスしてデータをダウンロード
・Excelなどにデータの内容をコピペして発注書を作成
・メーラーを立ち上げて発注書を添付し仕入先へ送信
という一連の作業をRPAで自動化することが可能です。
- 受注業務の自動化
次に、受注業務であれば、
・取引先からのメールを受信
・メールに添付されているパスワード付きZipファイルを解凍して、所定の場所に保存
・注文内容を確認後、受発注システムへ入力
・在庫状況を確認
・納期情報などをメールに転記して、取引先および社内担当者へ返信
といった作業の自動化も実現できるでしょう。
- データフォーマットの自動変換
一方、製造業(メーカー)の受発注業務にありがちなのが、取引先ごとに受発注のデータフォーマットが異なる点です。スタッフは取引先ごとに操作方法を覚える必要があり、作業が煩雑化しヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
しかし、RPAを活用すれば、受発注データのダウンロードやデータフォーマットの変換も自動処理できますので工数とミスの削減が可能です。
また取引先からの出荷状況の問い合わせに対しては、従来であれば担当者が電話やメールで状況を連絡する必要があると思います。問い合わせは件数が意外に多いうえに、問い合わせ内容を毎回物流部門に確認しなくてはならないため、対応工数が馬鹿になりません。
そこで、RPAを活用して、取引先への送り状を発行する際、問い合わせ番号と物流管理システムにアクセスできるURLを記述させます。これにより、取引先の担当者は自分で出荷状況を確認できるようになるため利便性が向上しつつ、社内工数の削減もできるでしょう。
- 生産設備の遠隔監視と自動アラート
さらに、生産設備が故障した際の在庫確認や出荷停止指示も、RPAで自動化できます。
IoT（Internet of Things）を活用すれば、生産設備の状況をネット上でリアルタイムに監視できるようになるでしょう。これにより、故障時に担当者へ自動アラートを送れるようになるため、RPAを使って生産管理システムの在庫確認や出荷停止指示を即座に出すことができるのです。
請求
月末ごとに行う取引先への請求作業も、製造業(メーカー)で大きな工数が発生している業務の一つでしょう。請求書の数が多いだけでなく、中には手書きやFAXで送ってくる取引先もある点が、工数肥大の原因だと考えられます。しかし、この課題もRPAとOCRを組み合わせることで解決が可能です。
「OCR(Optical Character Recognition)」とは、手書きや印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取り、デジタル化できるツールになります。例えば、手書きやFAXの請求書に書かれた金額をデジタル化することで、RPAが経理システムへ自動入力するといったことができるのです。もちろん、Excelなどで送られてきた請求書にも問題なく対応できます。
そのため、
・RPAの自動化による工数削減
・正確な作業を行うことでミスが減少
といった効果が期待でき、月末の残業時間の圧縮にもつながることでしょう。
競合の情報収集
製造業(メーカー)では、競合の情報収集も重要な仕事です。従来であれば、マーケティング担当者がWebサイトやSNSなどをチェックして競合の情報を収集することが一般的だと思います。そして、この作業に膨大な時間が必要になるのは、想像に難くありません。
しかし、スクレイピングという技術とRPAを組み合わせることで、競合の情報収集も自動化することが可能です。
「スクレイピング」とは、Webサイトから情報を抽出して分析や加工を行うことで、新たな情報を生成する技術になります。RPAを活用してスクレイピングを行うことで、競合に関する情報を自動収集することができるのです。
したがって、マーケティング担当者はRPAが集めてくれた情報を確認するだけで済みます。また集めた情報を社内の関係者に定期的にメールで自動配信することもできるでしょう。これにより、マーケティング担当者はWebサイトから情報を集めるという単純作業から解放され、本来の業務である知的労働に集中できます。
製造業でRPA導入を進めるメリット
ここまで説明した通り、RPAは製造業(メーカー)においても非常に活用範囲が広いことが理解できたと思います。RPAの導入メリットとしては、概ね以下のようなものが挙げられるでしょう。
工数の削減
RPAを導入すれば、製造業(メーカー)で行われている多くの作業を自動化することで、スタッフの作業工数を大幅に削減することができます。慢性的な人手不足が課題になっている昨今において、これは非常に大きなメリットといえるでしょう。
また、作業工数が削減することで残業も減らすることができます。36協定を遵守できるようになれば、企業としてのコンプライアンス強化も期待できるでしょう。
作業スピードおよびクオリティの向上
RPAは早く正確な作業を実現できますので、製造業(メーカー)側のメリットは非常に大きいです。
RPAはロボットが作業を行う性質上、24時間365日働き続けることができます。そのため、深夜や休日でもおかまいなしに作業を継続でき、人が行う場合に比べスピードが速くなる点がメリットです。
また、人は単純な定型作業を繰り返すと、ヒューマンエラーの発生率が高くなります。しかしRPAであれば、決められた作業を正確に継続することが可能です。さらに作業量やデータ量が膨大な場合でも、文句ひとつ言わずに淡々と決められた作業をこなしてくれます。
このように、作業スピードだけでなくクオリティも向上できる点が、RPAの大きなメリットといるでしょう。
生産性が総合的に向上
RPAに作業を代替してもらうことで、製造業(メーカー)のスタッフは手が空くため、他の仕事が行えるようになります。例えば、深い考察が必要になる知的業務や都度、人の判断が必要になるクリエイティブな業務など、より重要な仕事に割ける時間が増えるのです。
これにより、スタッフの仕事へのモチベーションが向上し、より高い生産性を発揮してくれることでしょう。また残業時間が減り、プライベートな時間が増えることでスタッフのQOLも上がるため、企業へのエンゲージメントが強化されます。
したがって、レベルの高いスタッフの定着率が上がる可能性が高まり、企業の生産性が総合的に向上するというわけです。
BCP対策にもつながる
近年、我が国では、大規模な自然災害による被害を受けた企業が後を絶ちません。さらに、昨今は新型コロナウイルスの影響もあり、製造業においてBCP対策が大きな課題となっています。
RPAを導入して業務の自動化や効率化を推進しておけば、人が介在する部分を減らすことが可能です。これにより、リモートでも業務を継続できる体制が構築しやすくなります。
またスタッフが出社できないような場合でも、RPAで代行できるようになっていれば、有事の際も業務が継続できるため安心です。特に、全国に工場や拠点を多く持つ製造業(メーカー)は、BCP対策も視野に入れたうえで、RPAの導入を検討するべきでしょう。
RPA導入を成功させるポイントとは？
RPAを導入して生産性を上げるためには、以下のポイントに留意して推進する必要があります。
RPAの導入部門を絞ってスモールスタート
RPAを導入する場合は、いきなり大規模な作業の自動化に取り組むべきではありません。まずは導入範囲を特定部署に絞り、小さな作業の自動化からはじめるようにしましょう。
小さな作業の自動化と効果検証を繰り返し、該当部署で一定の成果がでてきたら、徐々に対応部署を広げていくのが成功のコツです。複数の部署をまたぐ大掛かりな作業を自動化した場合、不具合時の影響範囲も大きくなります。そのため、自動化した一つひとつの作業が、長時間・複数回確実におこなわれることを確認しながら徐々に導入部署を広げる必要があるのです。
RPA推進担当と現場スタッフの円滑なコミュニケーションが必要
製造業(メーカー)がRPAを導入する際には、情報システム部門などが主導でプロジェクトを推進するケースが多いでしょう。しかし、コミュニケーションが希薄で、両者の関係性がよくない場合には、RPAを導入しても生産性を上げることは困難です。
例えば、現場スタッフからしてみれば、いきなりRPAを導入しろと言われても業務がアドオンされる程度の印象しか持たないでしょう。そのため、事前に現状の作業がRPAでどの程度改善されるか具体的に説明しておくことで、現場スタッフの理解を得ておく必要があります。
またマニュアルを整備したり、ロボ作成の講習会を開催したりするなど、現場で自発的にRPAによる自動化が行えるまでサポートすることも重要です。
しかし、実際にこうしたサポートを実施する場合には、RPA推進部門にかなりの負担がかかります。
そのため、RPAツールを選ぶときは、できるだけ導入時・運用時のサポート体制が充実しているRPAベンダーを選ぶと安心でしょう。
まとめ
今回は、製造業(メーカー)におけるRPAの活用事例や成功のポイントを紹介しました。
製造業(メーカー)が今以上に生産性を上げるための方法として、RPAは非常に有効です。政府が掲げる「働き方改革」を実現するためにも、一日でも早く導入を検討することをおすすめします。
ちなみに、「ロボパットDX」は導入・運用時のサポート体制が無料で充実している点が自慢のRPAツールとなっています。1ヵ月無料で3ライセンスのトライアルもありますので、RPAの導入を検討されている企業の担当者の方は、ぜひこちら(http://fce-pat.co.jp/)からロボパットDXの詳細を確認してみてください。
