地方自治体におけるRPA導入例が増加
地方自治体でRPAが導入されている背景には、解決するべき課題がたくさんあるからです。
地方自治体が抱える課題
少子高齢化の影響で人口の減少が止まらない我が国では、2040年頃には総人口が100万人規模で減少していくことが予想されています。また2025年には、国民の4人に1人が75歳以上になる「2025年問題」に直面する事実を突きつけられている状況です。
そのため、我が国の労働人口は非常に少なくなってきており、地方自治体では労働力の確保が深刻な課題になっています。地方自治体で働く人が減ると、さまざまな行政インフラやサービスが満足に受けられなくなる可能性があるため、住民にも大きな影響が出るでしょう。
しかしながら、少子高齢化を改善して早期に労働人口を増加させることは、物理的に不可能です。よって、現在多くの地方自治体で、業務効率化によって生産性を向上させようとする施策の検討や実施が行われています。
RPAの特色と有効性
地方自治体の業務効率化に有効なツールとして、最近RPAが注目を集めています。
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、ソフトウェアロボットに定型作業を代行させることで、作業を自動化できるツールです。つまり、地方自治体の労働力不足を解決するために、RPAは最適のツールといえます。
RPAで自動化できる作業は、人がパソコンを使って行う定型作業です。そのため、入力作業や集計作業、システムからのデータダウンロードといった作業であれば、問題なく自動化できます。
またRPAはAIや画像認識技術と組み合わせることで、申請・窓口対応の自動化など、さらに高度な作業の自動化にも対応可能です。ただし、毎回やり方が変わる作業や人の判断が必要になる作業の自動化には、RPAは適していません。
したがって、問い合わせや事務作業、集計作業などが多い地方自治体にRPAを導入すれば、業務効率化によって大幅な工数の削減効果が期待できるでしょう。
RPAでどう便利になる？業務での活用例
地方自治体で行われている業務のうち、RPAで自動化できそうな作業としては、以下のようなものが挙げられます。
- データの入力・登録作業の自動化
地方自治体で毎日行われるシステムへのデータ入力や登録作業は、RPAで自動化しやすい作業のひとつです。
住民からの申請データをシステムへ入力・登録したり、Webからダウンロードしたデータをシステムへ入力したりする作業を自動化できます。そのため、これまで作業にかかっていた工数が大幅に削減できますので、職員の負荷を下げることができるでしょう。
- データの確認・照合作業の自動化
RPAを導入すれば、データの確認や照合作業も自動化することができます。また人が確認作業を行うと間違いが発生しますが、RPAであればそのような心配もいりません。
RPAであれば、一度設定したルールにしたがって、確実にデータの正誤を判別することが可能です。これは間違いが許されない地方自治体の現場においては、非常に大きなメリットだといえるでしょう。
- 集計作業の自動化
地方自治体には多くの申請書や明細書などが届きますが、一定のタイミングで集計を行わなくてはなりません。ただし、その種類や量が膨大になると、集計作業に時間がかかるという問題があります。
しかし、集計作業もRPAの得意分野のひとつです。よって、RPAで集計作業を自動化すれば、より早く正確な作業を行うことができます。
- 問い合わせ対応の自動化
市役所などに行った際、窓口にたくさんの人々が並ぶ光景を、誰でも一度は見たことがあると思います。地方自治体といえば思い浮かぶのは、やはり問い合わせ対応の業務効率化でしょう。
例えば、Web申請の受付をRPAで自動化したり、チャットボットを活用して窓口を無人化したりできれば、かなりの業務効率化につながります。職員が対応する業務を、RPAやチャットボットで対応できない場合だけに限定できれば、かなりの工数を圧縮できるでしょう。
実際に多くの自治体でさまざまな活用例が
次に、RPAを実際に導入して業務効率化に成功した地方自治体の事例をいくつか紹介します。
- 【東京都】RPAを使った作業自動化の実証実験で年間438時間の工数削減効果
2018 年10 月から2019 年3月にかけ、東京都はRPAによる作業自動化の実証実験を実施しました。
サンプルにはオリンピック・パラリンピック準備局、収用委員会事務局、総務局、水道局が行なっていた、
・通勤届の作成支援
・人件費支出科目のデータ登録
・オープンデータ用ファイルの作成
・職員名簿の作成
など導入効果が高そうな作業が、29業務選出されました。
その結果、年間で438時間もの工数削減効果が見込まれ、縮減率も平均66.8%だったとのことです。さらに、入力・転記ミスや添付漏れといったエラーの発生も抑制され、RPAで正確に作業が行えることが実証されました。
・出典元：東京都総務局
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2019/03/27/19.html
- 【熊本県 宇城市】RPAによる作業の自動化で年間約1,700時間の工数削減を実現
2017年6月にRPAを活用した業務効率化の実証実験を行なった熊本県の宇城市では、翌2018年からRPAの本格導入をスタートしました。
本格導入に際して、
・ふるさと納税
・職員給与
・住民異動
・後期高齢
・会計
・水道
という6つの分野における作業の自動化が行われ、年間約1,700時間もの工数削減効果が実現したのです。なお、RPAによって空いた職員のリソースが別の業務にアサインできるようになったことで、サービスの質の向上につながりました。
また、ミスの軽減による手戻りも少なくなり、業務効率化の効果は高かったということです。
・出典元：総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000540332.pdf
- 【茨城県つくば市】データ入力・確認作業の自動化により工数削減を実現
茨城県つくば市では、以下のデータ入力・確認作業をRPAで自動化しました。
<市民税課>
└個人住民税
・納税通知書・更正決議書・宛名封筒の印刷業務
・特別徴収事業所の登録業務
・給与支払報告書の回送先情報の登録業務
└法人市民税
・電子申告書の印刷業務
・電子申告書の審査業務
<市民窓口課>
└市民窓口
・異動届受理通知業務
その結果、個人住民税・法人住民税など計5業務で年間336時間の工数を削減(削減率79.2％)し、移動届け出受理通史業務でも年間70時間(削減率83.3％)という高い効果が出ました。
RPAの自動化により大幅な工数削減が実現できたことで、職員は他の業務にリソースを割けるようになり、対応業務などの質が向上したとのことです。
・出典元：内閣府
https://www5.cao.go.jp/keizai-shimon/kaigi/special/innovation/181002/pdf/shiryou2-2.pdf
- 【北海道】RPAと画像認識技術を組み合わせた紙媒体データ化の実証実験
北海道の自治体では、RPAとOCRを組み合わせたシステムを利用することで、紙媒体データのデータ化の実証実験がおこなわれました。
「OCR(Optical Character Recognition)」とは、手書きや印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取ってデジタル化できるツールになります。
これまで紙媒体の内容をデータ化する場合には、職員による目視の判断が必要でした。そこで、RPAとOCRを組み合わせ、データ入力の自動化に成功しました。北海道の自治体の多くでは紙媒体による事務作業が多かったためRPAでの効率化は諦めていたそうですが、良い意味で期待を裏切る形となったようです。
・出典元：アライズイノベーション
https://www.kamipa.co.jp/news/20190423/12067/
地方自治体でRPAを導入するメリットとは？
ここまで紹介した事例も踏まえ、地方自治体でRPAを導入するメリットをまとめてみましょう。
作業の自動化による工数削減
RPAの導入で作業を自動化できれば、その作業にかかっていた分の工数がほとんどカットできます。
例えば、単発では5分の作業でも、1日5回実施するものであれば1年で100時間もの工数に上るわけです。さらに、同じような作業が10個あった場合は、自動化によって年間1,000時間もの工数が削減されます。
これにより地方自治体の職員の負担が減り、残業抑制にもつながるでしょう。
速くて正確な作業を実現
RPAはロボットが作業を行うため、24時間365日作業を実施できます。そのため、職員が働けない深夜や週末でも問題なく働き続けることが可能です。
したがって、もともと作業が速いRPAが職員以上に働けますので、作業の納期を大幅に前倒しすることができます。さらに、職員よりも正確な作業を行えるため、安心して任せることができるのです。
ミスが極力許されない地方自治体の現場において、サービスの質を下げることなく業務効率化を実現できるRPAは、まさに理想的なツールといえるでしょう。
サービスレベルの向上
日々多忙を極める地方自治体の現場では、本来やるべき業務がなかなか行えず、満足したサービスが提供できないといったことも多々あります。しかし、RPAで作業を自動化したことで空いた職員のリソースを、本来やるべき業務に割けるようになるのです。
これにより地方自治体のサービスレベルが上がり、住民の満足度を上げることができるでしょう。そして、住みやすい街だという評判が上がれば、引っ越してくる人々も増え労働人口の増加も期待できます。
RPA導入を成功させるためのポイント
地方自治体でRPAの導入を成功させるために、いくつかのポイントを確認しておきましょう。
現場の職員が使いやすいRPAツールを選ぶこと
地方自治体でRPAを導入する現場の職員は、事務職の方がほとんどです。そのため、ITリテラシーがそれほど高くない方も多い点が予想されます。
したがって、地方自治体にRPAを導入する際には、ITやプログラムの知識がない非エンジニアでも使えるRPAツールを選ぶようにしましょう。RPAツールの中には無料のトライアル期間が設定されているものも多いため、積極的に活用して最適なRPAツールをみつけることが重要です。
RPAの導入範囲は少しずつ広げること
前述した通り、地方自治体の現場では作業ミスの影響範囲が大きくなるケースもあります。したがって、RPA導入時は一部の部署に絞ることはもちろん、簡単な作業の自動化からはじめるようにしましょう。
現場の職員が簡単な集計やデータ入力などを自動化するロボが比較的簡単に作成できるようになり、一定の結果が出るまでは我慢が必要です。慌てずに少しずつ自動化する作業のレベルや範囲を広げていくことが、地方自治体でRPAの導入を成功させる秘訣になります。
サポート体制が充実していると安心
非エンジニアが多い地方自治体の職員がRPAを導入する場合は、RPAベンダーのサポートが欠かせません。できれば導入時だけでなく、本格的な運用がスタートした後も、しっかりサポートしてもらえるRPAベンダーを選ぶべきでしょう。
RPAは連携させるソフトのバージョンアップや不具合によって、正常に動作しなくなることもあります。もちろん現場の職員で対応できれば、何も問題ありません。しかし、そうでない場合は多くの住民に迷惑をかけるリスクがあるため、RPAベンダーにヘルプを要請できる窓口があると安心です。
他の自治体の導入事例を参考にしてみる
「RPAで業務効率化と言われても、何からやるべきか分からない……」という地方自治体の職員もいらっしゃると思います。しかし、先ほど紹介したように、最近は多くの自治体がRPAを導入して成果を挙げている状況です。
そのため、他の自治体の成功事例を参考にして、現場で活用できそうな作業の効率化からはじめてみるのはいかがでしょうか。またRPAベンダーに「〇〇の自治体で実施しているあの施策を実施したい」と相談すれば、よりスムーズな導入が可能になるでしょう。
住みやすい街を作るためにもぜひRPAの導入を
今回は、地方自治体におけるRPAの活用事例を紹介しつつ、導入メリットなどについても説明しました。
多くの住民の生活を支える地方自治体において、RPAの活用による業務効率化は必須といえるでしょう。できるだけ早めに導入して、一日も早く職員の負担を下げ、より良いサービスを提供できる職場環境をつくっていただければ幸いです。
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