DXとその必要性
まず、なぜ近年これほどまでにDX推進が叫ばれているのか、その理由について解説します。
DXとは
「DX」とは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略語です。直訳すると「デジタルへの変革」という意味ですが、経済産業省が定めるDXの定義によると「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」とされています。
つまり、日本でいうDXとは「デジタル技術を活用して企業体制や事業を革新し、生産性や競争力を上げて収益増加につなげる取り組み」と理解すべきです。
とはいえ、DXとは既存ビジネスを一気にデジタル変革させるという戦略ではありません。まずはデジタルツールやソフトウェアの導入などから段階的に行うことが大切です。
DXが必要とされる背景
DXの必要性が叫ばれる背景は、以下3つの理由によるものです。
- 企業の競争力の向上
- レガシーシステム（既存システム）の老朽化対策
- 非常時のBCP（事業継続計画）対策
少子高齢化社会に突入した我が国では、年々労働人口が減少傾向にあるため、企業における生産性向上は重要な課題となっています。
また、経済産業省が発表した「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」というレポート内の、日本企業が抱える複雑で大規模なレガシーシステムから脱却できなかった場合は、2025年以降に最大12兆円の経済損失の可能性があるという「2025年の壁」の提言による影響も大きいでしょう。
そして、新型コロナウイルスや自然災害の影響により、事業活動をすぐに復旧させる「BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）」としての目的も忘れてはいけません。
こうした理由から、日本企業がデジタル化による生産性向上の必要性を自分事として捉え、さまざまなツールを導入して生産性の向上に努めるようになったのです。
DXのためのツール例
企業のDX実現をサポートする9つのツールをご紹介します。
RPAツール
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略語で、人がパソコンを使って行う定型作業や単純作業を自動化できるツールです。
RPAで作業を自動化できれば大幅な工数削減につながり、スタッフの負荷や残業の減少はもちろん、空いたリソースを別の業務にアサインできるため、企業の生産性向上も実現できます。ただし、RPAでは業務プロセスに、都度、人の判断が必要な作業や毎回やり方が変わる作業が含まれる場合は全体的な自動化は難しくなります。
RPAは人手による作業に比べ作業速度が速いだけでなく、ヒューマンエラーの減少につながるため、速さと品質を向上させる効果が期待できます。
チャットツール
「Slack」や「Microsoft Teams」「Chatwork」といったチャットツールも企業のDX実現に欠かせないツールです。近年様々なビジネスシーンで利用される注目のツールです。チャットツールを活用することで、プロジェクトごとにメンバーをアサインし、資料やトークを共有したり、以下で紹介するオンライン会議ツールを使ってそのままミーティングをスタートしたりすることができます。
チャットやミーティング内で使った資料は、そのまま共有して閲覧や編集が可能です。メールに比べて、タスク共有や管理が適切に行える点や、読み忘れたりする危険性も少ないため、テレワークでも高い生産性を維持できる点がメリットだといえるでしょう。
オンライン会議ツール
新型コロナウイルスの影響でテレワークとともに一気に浸透したのが、「Zoom」や「Skype」「Google Meet」などをはじめとしたオンライン会議ツールです。移動時間と距離という概念をなくしたオンライン会議ツールは、企業の生産性を大きく向上させるツールの代表格ともいえるでしょう。
テレワークを行う際にマストなツールであり、社内外の会議はもちろん、商談やセミナーなどに幅広く活用されています。
ただし、すべての社内会議がオンライン会議になると、コミュニケーション不足になりがちな点は注意が必要でしょう。
オンラインストレージ
「Google Drive」や「Microsoft OneDrive」「iCloud」といったオンラインストレージの有効活用も、日本企業のDX実現に欠かせません。オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存したり、共有、編集できたりするソリューションです。
社内外のメンバーとプロジェクトに関わるデータを同一ドライブで共有し、閲覧、編集などを複数のメンバーで同時に実施できます。また、クラウドという特性上、パソコン以外のスマホやタブレットなどからもシームレスに操作できるため非常に便利です。
ただし、無料のオンラインストレージの場合、セキュリティ面が若干不安なツールもありますので、できれば有料のツールを利用するべきでしょう。
MAツール
MA（Marketing Automation）とは、企業のマーケティング活動を効率化するためのソリューションです。マーケティングにおける市場のリサーチや分析、さまざまなデータ集計といった作業を効率化・自動化します。
また、後述するCRMで管理している顧客情報を参照して、メルマガやセミナーなどのツールを活用した最適な提案を最適なタイミングで行うことが可能です。これらのデータ活用により顧客をリードや優良顧客へ育成することで、営業効率を高めるのがMAツールのメリットになります。
CRM
CRM（Customer Relationship Management）とは直訳すると「顧客関係性管理」という意味ですが、簡単に説明すると顧客管理ツールのことです。
ユーザーの年齢や性別、住所、メールアドレスをはじめ、消費行動や取引履歴などのさまざまな情報を管理することで、営業活動やマーケティング活動を効率化します。そのため、経営層の意思決定スピードを加速させ、商品戦略など経営戦略にもタイムリーに反映させることができます。
顧客情報はクラウド上で管理するケースが多く、社内外にいるメンバーとリアルタイムに共有することが可能です。メンバー間で情報を一元管理し、アップデートやサポートがスムーズに行えるため、生産性の向上につながるでしょう。
SFA
SFA（Sales Force Automation）とは、営業の現場でよく「セールスフォース」と呼ばれるもので、営業支援ツールのことです。営業活動における案件管理や、商談の進捗をはじめ、営業担当者同士の情報共有、活動報告や見積もり作成といった事務作業を効率化できます。
SFAは現場の営業担当者が使うことを想定されたUI・UXが備わっており、ITリテラシーが低い方でも比較的容易に扱える点がメリットです。IT技術やITツール導入のイメージがない営業活動ですが、最近は営業現場のDX化が進んでおり、さまざまな活動が効率化されています。
企業の収益に直結する営業活動の生産性を上げられるSFAは、もはや営業活動に必要不可欠なツールといえるでしょう。
BIツール
BI(Business Intelligence)ツールとは、ビッグデータなどを用いた企業のデータ分析を効率化するツールです。企業が収集した膨大なデータを有効活用するためには、データサイエンティストなどによる分析が必要不可欠となります。しかし、データ分析に特化した人材を潤沢に抱えている企業は、それほど多くはありません。
BIツールを活用すれば、データの収集や集計が簡単に行えるだけでなく、表やグラフ化もスムーズに行えます。また、収集したデータを定期的に自動集計することもできますので、日々の企業活動にデータを活用し、生産性を上げることが可能なテクノロジーです。
チャットボット
チャットボットとは、前述したチャットツールに顧客が質問を入力すると、適切な回答をテキストで自動表示するツールです。主にコールセンターや取引先の窓口業務のDX化に用いられています。
チャットボットはAIと非AIタイプの大きく2種類に分けられ、顧客の質問に対して準備した適切な定型文を表示するところは共通的な特徴です。
AIタイプのチャットボットは、顧客対応がうまくいったかどうかの結果を学習することができ、利用回数が増えるほど適切な対応が行える確率が高くなるため、顧客満足度をより上げられる点がメリットとなります。
DXツール選びのポイント
前述した通り、DXツールはたくさんの種類があります。ツールを選択する際は、以下の3つのポイントに注意することで、どのツールを使うべきかが明確になるでしょう。
使いやすいか
DXツールを使うのは、主に現場のスタッフです。そのため、エンジニアしか触れないようなツールでは誰も使いこなすことができず、DXの実現どころではありません。
導入の際は、情報システム部門のメンバーがプロジェクトをけん引するケースも多いと思いますが、現場のスタッフにとって使いやすいツールかどうかについては、利用する部門からプロジェクトメンバーを選出して判断するべきでしょう。
また、DXツールを提供しているベンダーのサポート体制が手厚いかどうかも併せて確認しておくと、実際に導入して運用がはじまった後も安心です。
業務内容・フローに適しているか
DXツールを選ぶ際は、まず自社の課題を認識し、どの業務を効率化するべきなのかを明確にしておく必要があります。また、自社の業務フローも把握したうえで、DXツールの導入後、本当に生産性が向上するかどうかを見極めなくてはなりません。
せっかくDXツールを導入しても、使いたい機能がなければ意味がないので、闇雲にDXツールを導入することは避けましょう。具体的に自動化・効率化したい作業を洗い出し、いくつかのベンダーに相談したうえで、最適なツールを絞り込むことが重要です。
他ツールと連携しやすいか
DXツールは現在実施している業務を効率化するツールです。そのため、現在使っているソフトやシステムをそのまま利用しながら、業務効率化・自動化を行うケースが前提だと思います。
例えば、Excelをメインに作業を行なっている部署に、Excelと連携できないDXツールを導入しても業務効率化につながる可能性は非常に低いでしょう。
前述したDXツール導入前の業務フローの洗い出しを行う際に、現在使っているツールやソフト、システムを把握し、導入検討しているDXツールが対応していることを確認しておきましょう。
また、複数のソフトやシステムと連携しやすいDXツールを選ぶことも重要なポイントです。
DXツール導入の注意点
DXを実現するためには、DXツールをただ導入するだけでは難しいでしょう。よって、以下3つのポイントを押さえて進めることをおすすめします。
導入しただけでは意味がない
DXツールを導入するだけでは、DXが実現することはほぼありません。DXツールはあくまでもDXを実現するための手段であり、目的ではないからです。
DXツールを導入して、どのような目標の達成や課題解決につなげたいのかを明確にしておかなければ、DXの実現は困難でしょう。したがって、DXツールを導入する際はKPI指標の設定なども詳細に行い、適宜目標の進捗を管理してプロジェクトを進めることが必須です。
業務そのものの見直しも必要
前述した通り、DXツールを導入する際は業務フローの棚卸しを行う必要がありますが、その際に無意味な作業や同じ作業を二重でおこなっているケース、明らかに非効率なフローなどが見つかることがよくあります。そのような場合は、業務フローを見直し、可能であれば可視化したうえでDXツールを導入するようにしましょう。
DXの目的のひとつが業務効率化なので、業務フローの改善を行わなければDXを推進する意味が薄まってしまいます。くれぐれも従来の非効率なフローのままDXツールを導入するという事態は避けるようにしてください。
利用ルールを明確にしなければならない
DXツールを導入する際は、利用ルールや担当者を決めて、適切に運用できる体制や仕組みを構築する必要があります。
また、一部の担当者だけしか使わないという運用も避けましょう。DXツールを利用するメンバーが限定されると、独自のルールに沿った使い方になりがちで、知識やスキルがブラックボックス化するリスクが高くなるからです。
できるだけ多くのメンバーがDXツールを運用するために、明確な利用ルールを定めることが必須です。業務フローを見直す際に、DXツールの利用ルールも併せて検討するようにしましょう。
自社の目的や業務フローに合ったDXツールを選ぼう
日本企業におけるDX推進は待ったなしの状態といえます。DXを実現するためには、DXツールの導入が必要不可欠です。
しかし、自社における新たな価値の創出や課題解決につながるDXツールを導入しなければ意味がありません。本記事を参考に、自社の業務フローに合ったツールがどれなのか判断し、いくつかのベンダーに相談するところからはじめてみましょう。
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