RPAとは
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、人がパソコンで行う定型作業を、ソフトウェアロボットに代替で自動化できるツールです。
RPAを導入することで、企業は以下のようなメリットが得られます。
- 作業自動化により工数を削減できる
- 現場スタッフの負荷と残業を減らせる
- 空いたスタッフの工数を別の業務にアサインできる
- 24時間365日連続で人より早く確実に作業できる
RPAに対して、「使いこなすのが大変」「難しそう」というイメージがある方は多いです。しかし、近年ではインストールが簡単なもの、ドラッグアンドドロップで直感的に操作できるものが増えています。ベンダーによる習得サポートも得られるので、誰でも使いこなしやすいのが現在のRPAです。
ただし、RPAで自動化できる作業は、以下2つの条件に当てはまるものに限られています。
- 都度人の判断が入らないもの
- 毎回作業方法が変わらないもの
いずれかの条件を満たさない場合は、RPAによる自動化はできません。次章で解説するRPAの対象業務を把握するためにも重要なポイントなので、ぜひ覚えておきましょう。
なお、RPAの概要や導入メリットについては、以下の記事で詳しく解説しているので合わせてご確認ください。
【初心者向け】圧倒的によくわかる！RPAとは｜メリット・導入方法・事例を網羅｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
RPAの対象業務を把握しておくべき理由
RPAを導入する際は、以下のような理由のため、自動化・効率化したい業務の内容をしっかり把握することが重要です。
RPAの導入可否を判断できる
RPAで自動化・効率化できる作業は、パソコンで行う定型作業が中心です。そのため、人の判断を都度必要とする業務にRPAを導入しても、生産性が上がる可能性は低いでしょう。
また、RPAツールによっては、社内で使っているソフトやシステムに対応していないケースがあります。したがって、対象となる業務のフローを可視化していない場合は、導入後に「RPAツールが使えない」と気付くこともあるでしょう。
ただし、RPAで自動化できそうな作業の場合でも、注意するべき点があります。それは、業務の工数がどの程度なのかという点です。たとえば、対象となる作業が1日10～15分程度であれば、自動化しても業務効率の大きな向上は見込めません。一方、同じ作業を1日に数十回実施する場合は、大幅な工数削減につながります。
RPA導入前に業務フローを洗い出し、作業に使用するツール/ソフトとRPAの相性と、作業工数を可視化しておきましょう。
現在の業務を見直しできる
RPA導入時に業務の棚卸をすると、「この作業は本当に必要なのか」「同様の作業を繰り返している」などの課題がよく出てきます。これは、業務効率化のチャンスなので、この機会に最適化しましょう。
業務を可視化しないままRPAを運用すると、無駄な作業も自動化されるため、業務効率を十分に向上させることができません。そのため、まずは現在の業務フローを最適化してから、RPAを導入することが重要です。
RPAの効果を最大限発揮できる
効率化したい対象業務を把握しておくと、RPAの効果を最大限に発揮できます。たとえば、RPAとOCRを連携させることで、作業効率のさらなる向上が見込めます。
ちなみに、「OCR（光学文字認識）」とは、手書きやFAXなどの文字を、カメラやスキャナーでデジタル化できるツールです。業界によっては、FAXや手書きの領収書・請求書を使用しているるケースも多く、月末になると処理が大変なことも多いでしょう。RPAとOCRを連携させると、手書きやFAXの領収書・請求書の文字を、自動で社内システムへ入力できます。
RPAの導入前に業務を棚卸して詳細な内容を把握できれば、自社に最適なRPAのタイプがわかるほか、ベンダーに相談して工数を最大限削減できる方法を検討してもらえます。
RPAの対象業務になる条件とは？
業務の棚卸で作業の全容が把握できたら、以下のポイントを確認し、RPAによる自動化が適している業務かチェックしましょう。
単純な繰り返しの業務
RPAが得意としている作業のひとつが、手順が決まっていて、同じことを繰り返す作業です。定型的な入力作業や集計、Webサイトからの情報収集や定型文によるメール返信など、ルーチンワークを自動化できれば、大幅な工数削減につながります。
反復作業を手作業で行うと、ミスが発生する確率が高くなります。しかし、RPAは同じ作業を着実に再現できるので、作業品質の大幅な向上が期待できます。また、人が働けない深夜や休日なども作業できるので、業務スピードが向上します。
ルール化された業務
RPAは、業務内容をソフトウェアロボットに覚えさせることで、効率化や自動化を実現します。つまり、人が行う動作をプログラムが真似するというわけです。
そのため、ルール化された業務は自動化できますが、「ルールが決まっていない」「途中でやり方が変わる」「人の判断が必要」などの作業は自動化できません。
データ化されている業務
RPAで自動化できる作業はデータ化、つまりデジタル化された作業に限定されます。そのため、「人が手を動かす作業」や「微妙な調整が必要な作業」など、アナログな業務は自動化の対象外です。
同様に、アナログなな書面が必要な業務も自動化は難しいでしょう。ただし、デジタル化されたデータを準備できれば、RPAで自動化できます。たとえば、前述したOCRを活用してデータをデジタル化すれば、作業を自動化できます。
なお、RPAによる自動化に向いている業務・向いていない業務については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
【初心者向け】RPAでできること・できないこととは？具体例も解説｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
RPAの対象業務例15選
実際にRPAを利用して自動化を実現した作業例を、部門ごとに15例ご紹介します。
経理部門のRPA対象業務例
定型作業が多い経理部門は、RPAで自動化できる作業の宝庫といえるでしょう。
売掛・入金業務
RPAツールを導入することで、売掛金の処理業務や消込処理をはじめ、Excelの内容を会計ソフトへ仕訳入力する作業などを自動化できます。また、入金確認後の一斉メール送信などの自動化も可能です。
買掛・支払業務
買掛金の処理業務、Excelの内容を会計ソフトへ仕訳入力する作業などを自動化できます。また、ルーチンで取引している顧客を中心とした、支払作業の効率化も期待できます。
資産管理業務
固定資産などの償却期間を設定すれば、償却開始・終了期間を担当部門にアラートメールを配信できます。また、規定値を超えるパラメーターを検出した際に自動アラートを出せば、管理を徹底化できるでしょう。
交通費確認業務
経費精算のためのデータ突合や仕訳入力をはじめ、支払先のチェックや社内マスタへの登録作業を自動化できます。また、経費データ入力用Excelシートの加工や、交通費精算ツールがWeb上のものならば、その内容確認と精算業務も自動化できるでしょう。
参考：経理部門のRPA導入事例や運用のポイント（【経理部門向け】RPAの活用事例）
人事部門のRPA対象業務例
ヒューマンエラーの発生が許されないセンシティブな内容を扱う人事部門も、RPAで業務効率の向上が図れます。
過重労働管理業務
RPAを活用して日々の勤怠情報を収集・管理できます。そのため、年次有給休暇付与率や社保管理・届出状況を全社的に把握し、該当部門およびスタッフに自動アラートを出すことで、過重労働の抑制につなげられます。
人事考課業務
期末に実施する人事考課業務においては、評価実施案内・管理を自動化することで、各部門のスタッフおよび人事部門のスタッフが、忘れることなく期日内に作業できるでしょう。また、複数の管理職のスケジュールを調整し、評価会議を実施する作業も、RPAで自動化できる分野です。評価結果の集計作業はもちろん、結果の資料化なども自動化できます。
経営層向け報告書作成業務
定期的なログレポートを報告書に自動で添付する仕組みを構築することで、経営層への状況報告が簡単に実施できるでしょう。毎月抽出したものを集計し、グラフ化する作業を自動化できれば、大きな業務効率化につながります。
参考：人事・総務でのRPA活用事例やRPAの導入ポイント（【人事・総務向け】RPAの活用事例）
営業部門のRPA対象業務例
作業を極力減らして営業活動に割ける時間を増やすためにも、RPAの有効活用がおすすめです。
販売状況調査業務
営業目標を達成するためには、自社商品やサービスの販売状況を適宜確認し、打ち手を講じる必要があります。状況把握のためには、営業部門のスタッフは毎日販売状況をアップデートし、状況を営業部門全員にメール送信するなどの作業が必要です。
RPAを導入すれば、販売状況の集計からスタッフへのメール送信まで自動化できるので、大幅な工数削減につながるでしょう。
定期的に発生する見積作成業務
取引先が多い企業の営業部門は、毎月膨大な数の見積書を作成しなくてはいけません。Excelなどのテンプレートを活用して作成しているところが多いですが、件数が多いとミスが発生する可能性も高まります。
そこでRPAを活用し、取引先への見積金額が入ったシステムから自動的にデータをExcelに入力し、取引先の担当者へメール送信できれば、早く正確な作業が可能になるでしょう。
受注管理業務
受注管理システムに入った受注情報を自動でデータベースに取り込み、関連部門へのメール送信や在庫・納期の確認作業などをRPAで自動化できます。
購買・倉庫部門のRPA対象業務例
多くの顧客に商品を発注する購買・倉庫部門でも、RPAで業務効率化を図れます。
メール発注業務
RPAで注文データを取り込み、受注管理システムに入力して、ブラウザでメーカーの注文サイトに注文情報を入力します。注文番号をコピーして保管したあと、購買部の責任者へ確認依頼がメール送付されるなど、自動オペレーションを構築できます。
発注管理業務
注文書と在庫管理システムの内容突合をRPAで自動化することで、正確な発注管理業務が実施できます。その結果、過剰在庫や機会損出が減り、生産性を上げることができるでしょう。
総務部門のRPA対象業務例
総務部門でのRPA活用は、社内コンプライアンス強化にもつながります。
反社チェック業務
新しい取引先と契約や業務を結ぶ際は、反社チェックを実施する必要があります。ただし、反社チェックは一度実施するだけでは不十分で、定期的に実施しなくてはなりません。
RPAツールの中には、Webサイトから情報を収集する「スクレイピング機能」を備えたものがあります。これを使えば、取引先企業名や担当者などの情報が更新されていないか、自動で定期的にチェックできます。
定期的な書類作成
総務部門では定期的に報告書を作成する必要がありますが、定型的な内容も多いため、資料作成の自動化で工数を削減できます。
全部門向けRPA対象業務例
RPAを導入すると、スタッフが毎日作成する日報作成も効率化できます。
日報作成・提出
RPAとチャットボットなどを連携させると、日報が自動で作成できる仕組みを構築できます。これは、スタッフがチャットの質問に答えるだけで日々の業務内容の報告になり、その内容がクラウド上にアップされる仕組みです。
この仕組みなら、スタッフのスマホ上のアプリケーションで操作可能なので、日報を書くためにわざわざ事務所に戻る必要がありません。そのうえ、PCで入力する手間も減らせます。また、日報データは自動でクラウドにアップされるため、提出の手間もかかりません。
RPAの導入事例
実際にRPAツール「ロボパット」を導入した企業の事例を、業界ごとにご紹介します。
インテリア商品のEC事業でのRPA導入事例
株式会社アイズコーポレーション様は、インテリア商品のEC事業を展開しています。出荷報告や売り上げ・アクセスデータのチェックなど、ルーチンワークを自動化するために、RPAツールを導入しました。
その結果、年間949時間分もの業務の自動化に成功。空いたリソースや時間を、収益につながる業務や、顧客サービスに割り当てることができるようになりました。さらに、従業員の働き方やモチベーションが良くなり、全社的な生産性が向上しました。
株式会社アイズコーポレーション様のRPA導入事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
株式会社アイズコーポレーション｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
一般貨物輸送業でのRPA導入事例
株式会社梅里物流サービス様は、東北から九州まで8つの拠点を物流事業を展開しています。深刻化する人手不足を解消し、「2025年の崖」を乗り越えられる社内体制を構築するために、RPAツールを導入しました。
主にバックオフィス業務を担当する管理部門や、運送データの入力業務にRPAツールを導入した結果、大幅な業務効率化に成功。従業員の負担が軽減され、コミュニケーションの機会が増えたことにより、風通しの良い企業風土も生まれました。
株式会社梅里物流サービス様のRPA導入事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
株式会社梅里物流サービス｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
管理システムの企画・開発でのRPA導入事例
株式会社システック様は、運送業向けの車両管理システム・労務管理システムなどを提供しています。たった2名で回している管理部門の業務効率を改善するために、RPAツールを導入しました。自動化したのは、主に約2,000社のクライアントに対する、発注書作成や請求処理などの業務です。
その結果、深夜11時まで連日残業していた従業員が、繁忙期でも夜8時くらいに帰宅できるようになるほど、大幅な業務効率化に成功しました。現場の担当者だけで使いこなせるロボパットの利便性が、大きな強みとなった事例です。
株式会社システック様のRPA導入事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
株式会社システック｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
インターネットサービス開発でのRPA導入事例
株式会社POPER様は、学習塾に特化した校務支援クラウドサービス「Comiru」を展開しています。Comiruの活用状況に関する指標の集計を自動化するために、RPAツールを導入しました。
その結果、1日に3時間もかかっていた業務を自動化でき、よりクリエイティブな業務に時間を費やせるようになりました。今後は、インサイドセールス部門での顧客獲得の施策にも、RPAツールを導入することを検討しているとのことです。
株式会社POPER様のRPA導入事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
株式会社POPER｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
不動産・住宅、総合通販サービス事業でのRPA導入事例
三和ホールディングス株式会社様は、不動産事業・住宅事業・総合通販サービス事業などさまざまなビジネスを展開しています。全社的な働き方改革を推進するために、RPAツールを導入しました。
その結果、事業部の実績集計では1日2時間、広告媒体の効果測定では1日8時間、在庫管理では1日1時間も業務時間を短縮できました。ルーチンワークを自動化することで、従業員の働き方が大幅に改善した代表的な事例だといえるでしょう。
三和ホールディングス株式会社様のRPA導入事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
三和ホールディングス株式会社｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
自治体でのRPA対象業務例
企業だけではなく、自治体などの公的機関の業務効率化にも、RPAツールが広く活用されています。
東京都三鷹市のDX事例
東京都三鷹市では、2020年からDX推進を本格化したこともあり、保育所の入所手続きにRPAツールを導入しました。従来と比べて約40%の業務効率化を行い、市民により良質で柔軟なサービスを提供できる体制の構築を目指しています。
地方自治体などでは、従業員の負荷が増加傾向にあり、生産性の向上が急務となっています。自治体におけるDX推進の成功事例については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参考ください。
自治体DXの担当者が知っておくべき成功事例＆推進のポイント｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
RPAの失敗事例とは？原因と解決策
せっかくRPAツールを導入したにも関わらず、十分な効果が得られないこともあります。そのような事態を防ぐために、あらかじめ失敗の原因と解決策について確認しておきましょう。
RPAが失敗してしまう原因
RPAツールの導入に失敗する主な原因は、現場がRPAツールを十分に活用できないことや、RPAツールへの依存度が高まることで生じる「ブラックボックス化」です。
充分に活用できない
RPAツールの導入失敗事例として最も多いのが、「現場でうまく活用できなかった」というものです。たとえば、残業が多い部署に業務効率化を目的としてRPAツールを導入しても、残業の原因が「判断に時間がかかる」などアナログなものであれば、RPAによる自動化は期待できません。また、元々ルーチンワークが少ない企業や部門も、RPAで改善できる余地が少ないので注意が必要です。
メンテナンスによるリソースの圧迫
RPAは、一度ロボットを作成したあとも、定期的なメンテナンスが必要です。たとえば、連携したソフトウェアがアップデートされると、UIの変更などでロボットが不具合を起こすことがあります。業務フローや作業内容に変更があったときも、ロボットのシナリオを更新しないといけません。こうしたメンテナンスのためにリソースが圧迫されて、RPAの運用が頓挫してしまうケースもあります。
依存しすぎることによる業務の不透明化
RPAは非常に便利なツールなので、ある部門や業務での自動化が成功すると、全社的に依存しがちになります。しかし、RPAで自動化した業務内容や設定は、RPA運用の担当者しか知らないというケースが少なくありません。運用担当者が変わった場合、引き継ぎの方法次第では、RPAがブラックボックス化してしまい、既存ロボットの設定変更やメンテナンスがうまく行えなくなることもあります。
失敗しないために事前に押さえておく解決策
RPAの導入を成功させるためには、まず導入目的を明確化して、適切な管理・運用体制を構築することが重要です。
目的を明確にする
まずは、RPAツールを導入する目的を、社内で明確化しておきましょう。RPAの導入目的は、業務効率の改善や、作業スピード・品質の向上などさまざまです。しかし、いずれの場合も「解決すべき課題」を見極めて、「残業時間を○時間減らす」「人件費を○万円カットする」など、具体的な目標を設定することが重要です。また、課題意識や導入目的は一部に留めるのではなく、全社的に共有して理解を求めましょう。
RPAで行う業務を明確にする
RPAで自動化する業務を明確化することも重要です。前述したように、RPAでは自動化できない業務もあります。たとえば、人の判断を要する業務や、PCを使わないアナログな作業などは、RPAでは対応できません。そのため、現状の業務の棚卸と最適化を行ったうえで、RPAで自動化できる業務を選定しましょう。単純な定型業務・データ処理・繰り返しの多い作業などを、重点的にRPAで自動化するのが理想です。
管理する体制を整える
RPAの管理・運用体制に不備があると、導入後のロボット作成やメンテナンスがうまくいきません。社内でRPA導入プロジェクトを立ち上げ、実際にRPAツールを運用する部門の担当者を中心に、適切なメンバーを任命しましょう。エンジニアは必ずしも必要ではありませんが、RPAの知見がある従業員は可能な限り起用することをおすすめします。
効果を可視化できる仕組みを整える
RPAツールは導入して終わりではなく、定期的な効果検証を行う必要があります。たとえば、ツールの処理件数やエラー件数、自動化によって削減できた労働時間などは、とくに重要な項目です。RPAツールの導入効果が高い業務と、あまり効果が得られない業務を分析すれば、類似する業務を抱えているほかの部門にもRPAツールを導入しやすくなります。結果的に、全社的な業務効率化が進みやすくなるでしょう。
サポートしてもらえるツールを選定する
ベンダーのサポートが積極的に受けられるRPAツールを選定することも重要です。社内にRPAの知見がある従業員がいない場合は、業務手順やソフトウェアなどに変更があったときに、メンテナンスでトラブルが発生することがあります。ベンダーのサポート体制が充実していれば、RPAの運用効率が上がるうえに、社内でRPA運用のノウハウを蓄積しやすくなります。
諦める前にRPAツールのベンダーに相談
RPAを導入することで、社内のさまざまな作業を自動化・効率化できるので、ぜひ前向きに導入を検討してみてください。
RPAは思っている以上に多くの作業を自動化・効率化できます。「うちの業務は無理かも」と思っている方も、諦めずにRPAツールのベンダーに相談してみましょう。また、RPAツールを選定する際には、無料お試し期間などを活用し、実際にそのRPAツールを使って自社内の業務をいくつか自動化してみることをおすすめします。
各種RPAツールの中でも、FCEプロセス＆テクノロジーが提供するRPA「ロボパットDX」は、プログラミング知識を必要としない現場自立型のRPAツールです。
3ライセンスを1か月間使用できる無料トライアルを提供しており、さらにトライアル中に実際に社内の業務を自動化するためのロボット作成支援も受けられます。「導入したもののうまく使いこなせなかった」という事態にならないためにも、定着に向けて万全のサポート体制を提供しております。
本記事でご紹介したもの以外にも、業界・業種・部門ごとのRPA導入事例をたくさんご紹介できますので、まずはお気軽にご相談ください。ロボパットDXの詳細はこちらにてご紹介しておりますので、ぜひチェックしてみてください。
