RPAとは？
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字をとった略語です。ソフトウェアロボットが、ホワイトカラーの定型業務を主とするデスクワークを自動化、代行していくツールとなっています。働き方改革の推進などにより、2016年より一気に注目されるようになりました。
RPAは人よりも早く、正確な作業が行えます。24時間365日働き続けることができるため、業務時間外に発生する作業の対応も可能になります。また、最近では文字認識の「OCR」技術を組み合わせて、手書き文字の読み取りもできるようになるなど、RPAは多くの企業にとって生産性の向上に欠かせないツールになりつつあります。
RPAを使った自動化に向いている業務とは
RPAは、特に以下のような業務を得意としています。
・ルールが決まっている定型業務
・複数のアプリケーションをまたぐ作業
・大量のデータ処理・分析
それぞれどのような内容なのか、詳しくみていきましょう。
ルールが決まっている定型作業
RPAを使った自動化に向いている業務として最初に挙げられるものは、「基幹システムから指定したデータをダウンロードし、特定のフォーマットに記入する」など業務フローやルールが決まっている定型作業です。定型作業をRPAで自動化することで、人手をかけて作業を行なうよりも作業時間を大幅に短縮することができます。
このような定型作業を人間が行なっていると、いつかはヒューマンエラーやミスが発生してしまうことになります。さらに、エラーやミスが発生したときには、作業の再確認など、リカバリーするためのコストが生じることとなります。その点RPAなら、定型作業を自動化して行なってもエラーやミスは一切発生することはありません。
定型作業をRPAで自動化することにより、その作業を行なっていた人員を、よりクリエイティブな業務に振り向けられるというメリットも生じます。
複数のアプリケーションをまたぐ作業
次にRPAを使った自動化に向いている業務としては、複数のアプリケーションをまたぐ作業です。「メールで送られてきた商品情報が記載されているファイルの内容を、システムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」というのはよくある作業だと思います。この作業には、「メールソフト」「Excel」「社内システム」という3つのアプリケーションを利用しています。このような作業もRPAなら問題なく自動化できます。
Excelファイルだけの作業を自動化することは、Excelマクロを使って自動化することもできます。しかし複数のアプリケーションをまたいで自動化するためにはRPAを導入するしかありません。
大量のデータ処理・分析
大量のデータ処理・分析は人手でやろうとすると、大変時間も手間もかかりますが、RPAが得意とする業務の1つです。考えられない大量のデータだったとしても、人間では真似ができないスピードで処理することができます。
また、名字と名前の間に空白があるかないか、全角か半角かなど、データに細かい非統一性があり、データを活用できない場合があります。このような非統一データのルールを決め、統一させるといったクレンジング作業もRPAで行うことができます。
データ収集（スクレイピング）
ニュースサイトの情報を集めて経済情勢を確認したり、競合商品の価格データを集めて比較表を作成したりといったことは日常的に人間が行なっていると思います。このような作業もRPAで自動化することができます。
Webサイトからデータを集め、それを加工して新たな情報に作り替えることは「スクレイピング」と呼びます。これを全て社員が手作業で行うと非常に多くの時間がかかります。
そこでこのような作業をRPAで自動化することにより、人間はスクレイピングで取得したデータの分析に専念できるようになります。その結果、新規商品や新規サービスの開発のヒントが生まれてくるかもしれません。
RPAに向いている業務の具体例
次に、RPAで自動化するのに向いている業務の具体例を紹介していきます。
データの転記作業
データをあるシステムから別のシステムに移すような業務を転記作業と呼んでいますが、このような作業はRPAで自動化するのに最適な業務となっています。
RPAで自動化した転記作業の事例を部署別に見ていきましょう。
経理
社内システムで管理している販売データから請求情報を引き出し、請求先ごとに請求内容が記載された請求書をRPAで自動作成できるようになりました。この自動化により、請求書発行業務の負荷を低減することができました。
総務
データベースからデータを取得して、Excelの加工や転記作業などの決まった作業をRPAで自動化しました。この自動化により、作業時間の短縮を実現し、他の業務に作業時間を振り向けることができるようになりました。
人事
Excelファイルの転記などの処理と、数百枚のシステム登録・出力をRPAで自動化しました。自動化により、情報の管理や作業に対してとられていた時間を他の業務にまわすことができるようになりました。
営業
複数の社内システムから必要なデータを抽出し、明細書に情報が自動反映されるよう、RPAで自動化しました。明細書をほぼ自動作成できるようになったことで、作業時間と手間を削減しました。
広報
会員情報の登録・退会処理をRPAで自動化したことで、人手が必要なのは、同姓同名など重複する項目の目視確認だけになりました。RPAの運用により、これまで課題だったデータ修正時間を大幅に短縮できた実例です。
マーケティング
「競合ECサイトの商品価格情報を自動的に取得して記入する」という流れをRPAで自動化しました。価格が変更される度に自動更新されるため、常に最新の状態を維持できています。
メールの送信作業
お得意様先やお客様先へ、請求書や契約書などのファイルを送るとき、その送信件数が膨大だと送信するだけで時間と手間がかかってしまいます。重要なファイルの場合、宛先や添付ファイルを間違えて別の相手に送ってしまうと、後々問題になりかねませんので、細心の注意を払う必要があります。
このようなメールの送信作業はRPAで自動化してしまいましょう。RPAで自動化することでメール送信業務を短縮することできますし、送信ミスもなくすことができます。
進捗確認や催促などのメール送信も自動化できるので、それにかかる担当者の心理的負担も軽減することができます。
コールセンター業務のサポート
顧客情報の入力や照会、問い合わせ件数の集計、通話明細の作成などといった、コールセンター業務のサポートもRPAで自動化できます。もちろん、コールセンターのメイン業務であるオペレーターの仕事は自動化できませんが、顧客情報の管理など、煩雑な周辺業務を自動化で効率化できれば、オペレーターの業務負担を減らすことができます。
RPAを使った自動化に向いていない業務とは
RPAを使った自動化に向いている業務があれば、その逆に、RPAを使って自動化しようとしてもできなかったり、ソフトウェアロボットが頻繁に止まって業務効率が悪くなったりするような業務もあります。
判断が必要なもの
RPAの最終段階であるCA（Cognitive Automation）になると、ソフトウェアロボットが自律的に判断するようになるとされていますが、AIと違って現状のRPAは自身で判断して業務を進めることはできません。
たとえば、「日々発表されるプレスリリースの中から、自社の利益となる情報をピックアップする」という業務があったとき、「自社の利益とはどういうことか」という定義を具体的に提示してあげなければ、RPAでは自動化できません。
一方、ルール化や定義を明確にできれば、これまで人間が判断していたものでもRPAで自動化できる可能性があります。
例外の多い処理
単純な定型作業であっても、例外が多い処理が発生する業務もあります。そうすると、例外が発生する度にRPAがストップしてしまい、業務自動化のメリットを失われることになります。
頻繁にルールが変わる
RPAで自動化できる業務であったとしても、頻繁にルールや仕様が変わるような業務には注意しましょう。どんな些細な変更でも行われた際は、ソフトウェアロボットの設定を変更しなければなくなります。
その度にRPAを止めることになり、人手をかけて行うよりも業務スピードが落ちることになりかねません。RPAを使用して業務を自動化するなら、なるべく長期にわたってルールや仕様に変更がない業務を選ぶようにしましょう。
PC上の操作で完結しないもの
RPAのロボットはあくまで「ソフトウェアロボット」であり、実体があるわけではありません。「文字をデータ化するために書類をスキャンする」「USB端子にUSBメモリーを挿す」「ボタンを押す」などのように、物理的な操作は当然RPAで自動化することができません。
RPAの作業フロー内にこのような物理操作が必要なところがあれば、人間が対応する必要があります。
RPAで自動化する業務の選び方・自動化の手順
ここでは、RPAで自動化する業務の選び方と業務を自動化していく手順を説明します。
自動化に向いている業務をもとに洗い出し
前述した、RPAを使った自動化に向いている業務とRPAを使った自動化に向いていない業務の情報をもとに、自社の業務の中からRPAで自動化する業務を洗い出していきましょう。
自社で行なっている業務をすべて切り出して、1つ1つの業務をRPAで自動化できるかどうかを洗い出していきます。
ただし業務の量が多い場合には、1つ1つ仕分けていくのは無理があるかもしれません。そんなときにはとりあえず、「パソコンだけで行なっている作業」「ルールが決まっている単純作業」「繰り返しがある面倒くさい作業」に絞ってピックアップしてみましょう。
まずは大まかにRPAで自動化する業務を決め、それに成功したらRPAの導入を徐々に広げていくといった方法でもよいかもしれません。
RPAの対応状況を確認
次に、RPAの対応状況を確認するために、下記のポイントについてチェックしてみましょう。
・業務が複雑すぎないか
・ルールが定まっているか
・業務のマニュアルや手順書が整備されているか
・使用しているシステムはRPAで操作できるか
業務のマニュアルや手順書が整備されていると、現場担当者から短時間で有益なヒアリングを行えます。また、ソフトウェアロボット開発を着手した後に、RPAで操作できないシステムだった、とならないよう、RPAで自動化したい業務に関わるシステムのことは事前に検証しておくようにしましょう。
導入効果を予測
当該業務にRPAを導入した場合の効果を試算して予測してみましょう。
RPA導入前の作業時間とRPA導入後の作業時間の比較による「作業時間の効率化」、人間がミスしやすい業務をソフトウェアロボットに任せることによる「業務品質の向上」、繁忙期に人員を増やさなくても済む「繁忙期の負荷軽減度合い」の3つに分けて算出してみると、RPA導入の効果がはっきりとするようになります。
まとめ
本記事では、RPAを使った自動化に向いている業務と、RPAを使った自動化に向いていない業務の特徴、そしてRPAで自動化する業務の効果的な選定のコツや業務を自動化する手順について解説しました。
ただ、RPAで自動化する自社の業務が理解できたとしても、RPAツールの検討に迷っている方もいらっしゃるかもしれません。
そのような方は、まずはFCEプロセス&テクノロジーまでお気軽にお問い合わせください。
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