DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？
DX（Digital Transformation/デジタルトランスフォーメーション）とは、最新のITツールやデジタルテクノロジーを活用することで企業の変革を図り、生産性・競争力・収益性の向上や、新たなサービスの提供によって人々の生活をより豊かなものへと変える活動のことです。
2018年12月に経済産業省がまとめた「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」の中では、
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
と定義しています。
例えば、AppleがiPhoneをリリースしてスマホを一人一台持つことが当たり前となったこと、Uberがシェアリングエコノミーという新たなビジネスモデルを開発したことで、車が所有するものから皆で共有するものへと変化したことなどがDXの事例として挙げられます。
もちろんDXにはITツールを活用して業務効率化を行うことも含まれますが、最終目的は企業の生産性や収益向上を図ることだということを覚えておきましょう。
DXが必要とされる背景
日本企業の多くは、いわゆる「レガシーシステム」と呼ばれる大規模で複雑な業務システムを利用しています。長期間、保守と改修を繰り返し肥大化した既存システムは、ちょっとした追加改修などを行う場合でも影響範囲が広くなるため、コストや工数が甚大になる点が課題です。また、日々のメンテナンスにも多くのコストが必要になります。
経産省も「DXレポート：ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開」の中で、レガシーシステムから脱却できない企業は、今後2025年以降に最大で年間12兆円の経済的ダメージを受けるだろうという「2025年の崖」と呼ばれる提言を出しました。また、同レポートにおいてDXが実現できた場合には、GDP130兆円の押し出しが可能になるとも提言しています。
引用：DXレポート：ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開
経理部門もDX推進が必要
経理部門こそDXをもっとも推進するべき部門といえるでしょう。経理部門には、多くの人手による作業があることに加え、紙ベースの書類やFAXなどを活用したアナログ業務も山積みです。経理部門のスタッフは、給与計算などが発生する月末月初は残業や休日出勤を余儀なくされるケースも少なくないでしょう。
また、経理部門は会社のお金を扱う性質上、非常に重要な役割を担います。取引先企業とのお金のやり取りも多数発生するため、経理部門のスタッフに「ミスが許されない」という精神的プレッシャーがかかることも大きな課題です。
したがって、ITツールなどを活用して、作業の効率化や自動化、ペーパーレス化を推進することによって、工数の削減や作業の質向上、スタッフの負荷軽減などを実施するために、経理部門はDXを推進するべきでしょう。
経理部門のDXは進んでいる？
経理部門のDXがどの程度進んでいるのか、一般社団法人日本CFO協会が約400社の会員向けに実施した「経理財務部門のデジタルトランスフォーメーションに関する実態と課題の調査」の結果から確認してみましょう。
会員のほとんどが経理業務のデジタル化に賛成している反面、自社の業務において「デジタル化している」と回答したのは、わずか26%に留まりました。この中で、会計外システムから会計システムへの自動連携を実施していると答えた会員が55%、決算処理のデジタル化は43%、そして外部監査の対応に至っては15%程度だということです。
したがって、経理部門における業務のDXは、残念ながらあまり推進されていない状況といえるでしょう。
参考：ブラックライン株式会社/経理・財務部門のデジタル化、400社調査で判明した課題と解決策
経理のDX化が進まないことによるデメリット
経理部門のDXが進まないと、業務の属人化だけでなく、柔軟な働き方ができなくなることや、最悪の場合、収益減少につながる可能性もあります。
DXが進まない場合のリスクを把握しておきましょう。
業務の属人性が排除できない
経理部門のDXが進まないと、業務の属人化が進み生産性が下がるリスクがあります。
経理部門では毎月多くの発注書や請求書を発行しますが、取引先ごとに微妙に担当者がカスタマイズしているケースが多いです。長期間運用を続けると業務ノウハウがブラックボックス化し、担当者が不在時には、ほかのスタッフが対応できない状態になります。また、特定のスタッフしか対応できない作業が増えることで、業務負荷が偏るリスクもあるでしょう。
さらに、特定のスタッフしか処理できない作業が発生することで、担当者の不在時に業務がストップする可能性もあります。
したがって、業務フローを可視化・最適化し、ITツールなどを活用して誰にでも対応できるようにしておくことが、経理部門の課題といえるでしょう。
柔軟な働き方ができない
DXが進まないと、経理部門のスタッフは柔軟な働き方ができなくなる点もデメリットです。
近年、ITツールやテクノロジーの発展により、多様な働き方が可能になりました。また、人々の価値観も多種多様で、より自分らしく働きたいという欲求を持つ方も増えています。
そのため、ITツールを活用してテレワークを導入している経理部門が増えている状況です。しかし、DXが進まずアナログな業務が多い経理部門の場合、オフィスへの出社がマストになるだけでなく、アナログな作業からの脱却も困難でしょう。その結果、スタッフの仕事へのモチベーションが下がり、離職率が上がるリスクがあります。
また、近年の新型コロナウイルスや自然災害の影響によって、事業の継続が難しくなる可能性も否定できないため、BCP対策が重要になりますが、DXを推進していない経理部門は業務がストップする可能性が高いでしょう。
「2025年の崖」問題に直面
経理部門のDXが進まない場合「2025年の崖」問題に直面する可能性が高くなります。
2025年の崖とは、経済産業省が2018年のDXレポートの中で行った提言で、日本企業がDXを実現できなかった場合、2025年に最大で12兆円の経済損失を被る可能性があると示唆したものです。
経理部門の業務には、会社の基幹システムと連携したものも多く含まれるでしょう。しかし、基幹システムの多くは、長期間の運用による改修や機能追加を繰り返したレガシーシステムである場合がほとんどのため、大幅な業務フローの改善などを実施することが非常に困難です。
そのため、DXを推進せずレガシーシステムから脱却できない企業の経理部門は、大幅な業務改善が実施できず、生産性が上がらない状況が続くでしょう。
参考：経済産業省/DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～
経理部門でのDX推進がもたらす効果・メリット
経理部門は経費の集計や請求書の発行、伝票処理など、社員が手を動かして行う属人化した作業が目白押しのセクションです。そのため、DX推進によるメリットは非常に大きくなります。代表的なメリットを3つご紹介します。
業務効率化
入力、集計といった作業が多い経理業務は、DXを推進することで大幅な業務効率化が可能です。ITツールを活用してExcelなどの入力、集計作業を効率化、自動化できれば、工数を大幅に削減し社員の負担を減らすことが可能です。
その結果、残業の抑制や作業にかかっていたコスト削減をする効果なども期待できるでしょう。また、DXで業務効率化して手が空いた社員のリソースを、これまで実施できなかった重要な仕事へアサインすることで、経理部門の生産性を向上することもできます。
コスト削減
経理部門のDXが推進されれば、コスト削減の実現も可能です。
人の手がかかる作業を、RPAなどを活用して自動化できれば、残業時間の大幅な削減につながります。また、ペーパーレス化によって、紙の書類やFAXなどを使った業務が減ることで、紙代や収入印紙代、郵送代が不要になるほか、保管するスペースも不要になり地代家賃の抑制効果も期待できるでしょう。
さらに、RPAを活用することで定型業務を自動化できれば、業務負荷の偏りをなくし、月末や月初だけに多くの業務が重なることもなくなります。これにより、残業が減り、空いたスタッフのリソースを別のコア業務にアサインできれば、新たに人材を採用するコストも必要ありません。
属人化の解消
経理部門のDXを推進すれば、業務の属人化も抑制できます。
ITツールの活用によって、業務フローを最適化するとともに、業務手順、進捗などを可視化することによって、全てのスタッフが業務に対応できるようになるでしょう。例えば、クラウドサービスの活用によって、全てのスタッフがWeb上で作業の実施や確認が行えるようになれば、フォローアップにも入りやすくなり経理部門全体の生産性向上にもつながります。
また、動画などを活用して業務マニュアルを作成することによって、引き継ぎ時や新しいスタッフが入ってきたときでも、スムーズに業務を遂行できるようになるでしょう。クラウド上でマニュアルを確認できれば、テレワークでも人材育成が可能になるので、さらに業務の属人化を抑制しやすくなります。
業務量の平準化
業務量の平準化、つまりムラを解消できる点も、経理部門においてDXを推進する大きなポイントです。
経理部門は月末月初の請求関連の作業や、期末の決算業務など、特に忙しくなるタイミングが定期的に訪れます。また、曜日によってもその傾向があるかもしれません。忙しい時期であれば、たった10分の作業を効率化するだけでも生産性が大きく向上するものです。
経理部門の社員においては「毎月この日だけは休めない」「月末月初は長時間残業」という方も多いでしょう。しかし、DXを推進して業務を平準化できれば、こうした働き方に関する課題をクリアできる可能性もあるため大きなメリットだといえます。
ミスの削減や不正防止
経理業務をDX化することで、ミスの削減や不正防止にもつなげられます。
経理業務で扱う数字は機密情報にあたるため、転記作業といった単純作業の場合でも、アルバイトなどに任せることができません。またミスが許されないため、作業を行う社員に大きなプレッシャーがかかることも問題でしょう。
そこで、後述するRPAを活用してDX化すれば、作業の自動化はもちろん、ロボットによる正確な作業の実施が可能になり、ミスの削減につながります。これにより、社員の肉体的な負担だけでなく、精神的なプレッシャーも軽減でき、生産性を上げられるのです。
また、ITツールの中には利用者への権限付与や、ファイルの閲覧履歴が記録できるものもあるため、有効活用できれば社内の不正防止にもつなげられるでしょう。
経理部門のDXに最適！おすすめITツール4ジャンル
経理部門のDX推進が重要なことは理解できても「どんなITツールを導入すればいいの？」と悩まれる方も多いでしょう。そこで、経理部門のDX推進や電子化におすすめのITツールを4ジャンルご紹介します。
会計ソフト
会計ソフトや会計システムとは、経理や会計業務を効率化するためのITツールです。インストールして使用するタイプとクラウド上で利用するタイプがあります。インストール型ではリモートワークでPCを持ち出すことができないなどの問題があることから、クラウド型を導入する企業が増えてきました。
仕訳などの経理、会計業務におけるさまざまな作業や計算の効率化はもちろん、現金出納帳などの帳簿や決算書、貸借対照表といった各種帳票の入力、作成が簡単に行えます。
そのため経理部門の各種作業を大幅に効率化することができ、対応にかかる工数や社員の負担を軽減できるでしょう。
また、会計ソフトは簿記の知識が少ない方でも比較的簡単に扱えるUI・UXを搭載したものが多く、幅広い層の社員が利用できる点もメリットです。
さらに、企業の会計情報をデジタル管理するため、リアルタイムに状況が把握でき、経営戦略の意思決定なども迅速に行えるようになるでしょう。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、ヒトがパソコンで行う定型的な作業を、ロボットに覚えさせることで自動化を実現するITツールです。定型的な作業が多い経理部門においては、大きな効果を発揮することでしょう。
例えば、会社の基幹システムからデータをダウンロードして、Excelなどへ入力し、集計結果をコピペして関係者へメール送信するといった一連の業務プロセスも、RPAで自動化することが可能です。また、ヒトが同じ作業を実施する場合に比べ、ロボットがより早く正確に処理を行うため、大幅な業務効率化にもつながります。
OCR
OCR（Optical Character Recognition）とは、手書きやFAXなどの文字をデジタルカメラやスキャナーなどを使って認識させてデジタル化することができるITツールです。
経理部門に送られてきた取引先からの請求書や見積書、社員が経費精算に使った領収書などの中には、手書きやFAXのものも多く含まれます。そのため、従来は社員が目視で確認して手作業で入力する必要があり、生産性を下げる原因のひとつになっています。
しかし、OCRを活用することで、手書きやFAXに書かれた文字を認識してデジタル化できるため、RPAなどと連携させれば、入力業務の自動化へつなげられるでしょう。
最近はAIを活用したAI-OCRが主流になっており、誤字や癖字も判別でき、識字率が高くなっている点も特長です。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールとは、誰が作業を行っても一定以上の品質のマニュアル作成ができる機能を備えたITツールです。
経理部門はさまざまな作業が存在するため、多くの業務マニュアルを作成する必要があります。しかし、マニュアル作成には甚大な工数が必要なことに加え、社員ごとの制作スキルがバラバラなため、品質にムラがある点が問題です。
また、法律や税率の改正が入るたびにマニュアルをアップデートする必要があるなど、メンテナンスも不可欠なため、フォーマットを平準化して管理しておかなくてはいけません。マニュアル作成ツールを活用することで、こうした課題を解決できるでしょう。
【シーン別】経理部門のDX事例
経理部門におけるDXの事例を具体的に紹介します。
会計ソフトで各種データ取得を自動化
会計ソフトを活用して各種データを連携させることにより、自動取得を実現することは経理部門におけるDXの代表例といえるでしょう。
データ取得が自動で行えることで、その後の入力、集計といった作業も併せて自動化できるため業務効率化につながります。また、一度データ連携さえ実施しておけば、同じ作業を継続的に自動化できるため、長期的にみても大きなメリットです。
請求書発行・送付業務を自動化
請求書発行や送付業務の自動化も、RPAなどを活用すれば実現可能です。注文システムや顧客からのメールの内容を自動取得し、各社のフォーマットにあわせた請求書が自動で発行できます。
FAXなどで注文が入った場合でも、OCRを活用することで請求書を自動発行することが可能です。発行した請求書もRPAとメーラーを連携させることで、自動送付することができます。
ネットバンキング情報と社内システム情報を連携
近年は銀行へわざわざ出向いて行わなければならない手間が減り、ネットバンキング中心の作業が増えています。そのため、社内システムの情報とネットバンキングの情報を連携させるためにも、DX推進は欠かせません。
ここでもRPAを活用することで、ネットバンキングシステムへのログイン・ログアウト、確認、送金指示などを自動化できるため、スピーディーで確実な作業が実現します。
経営状況の可視化
会計ソフトを活用してデータをデジタル管理できるようになれば、経営状況の可視化にもつながります。
毎月の予実作業や売り上げの推定値などを立てる作業の効率化はもちろん、それらの結果がリアルタイムに把握できるため、迅速な経営判断へつなげることもできるでしょう。
証憑書類のペーパーレス化
証憑書類のペーパーレス化も、経理部門におけるDXの代表事例といえるでしょう。
電子帳簿保存法によって、以下のような証憑書類を電子データ化して保存することが認められています。
- 注文書
- 契約書
- 見積書
- 納品書
- 領収書
- 請求書
- 預金通帳
- 小切手
- 約束手形
など
証憑書類をペーパーレス化することで、前述したようなコスト削減効果が見込まれます。
また、証憑書類をデジタルデータで保管することによって、必要なファイルをすぐに検索できる点もメリットです。郵送する手間も時間もかからないため、効率的に業務が行え、生産性向上につながります。
電子署名の導入
電子署名の導入も、経理部門のDXには欠かせません。ペーパーレス化を推進することで、同時に電子署名の活用が可能になります。そのため、経理部門のスタッフが「○○部長が出張中で捺印してもらえない」といったトラブルに悩まされる必要もなくなるでしょう。
また、テレワークを実施できない理由のひとつである、紙の請求書や支払い申請書などに押印が必要という課題についても、電子署名を導入することでクリアできます。つまり、電子署名を経理部門へ導入することで、生産性の向上だけでなく多様な働き方も実現可能というわけです。
経理部門のDX推進における課題と対策
経理業務のDX推進を行う場合は、以下の課題点に注意しながら進めましょう。
現場のIT知識が乏しい
ITツールを実際に利用するのは、経理部門の社員です。しかし、現場の社員はITリテラシーが低い方も多いため、複雑なITツールを使いこなすのは困難でしょう。
そのため、導入するITツールは誰もが簡単に扱える、いわゆる「ローコード・ノーコード」といわれるものを検討しましょう。
忙しくてDXに取り組めない
経理部門の社員は常に作業に追われており、忙しくてDXに取り組む暇がないというケースも多いでしょう。そのため、まずは目の前にある作業を効率化することが先決となります。
そこでおすすめのITツールがRPAです。RPAを活用して、まず手軽に自動化・効率化できる作業から試してみましょう。うまく作業が自動化・効率化できたら、活用範囲を広げていくことで徐々に作業工数を減らし、DXを本格的に推進していきます。
DXを推進できる人材がいない
「DXを推進しろ」と経営者に指示されたとしても、プロジェクトを推進できるスキルや経験を持つIT人材は、どの企業においても少ないでしょう。そのため、IT人材の確保・育成が課題となりますが、実際にはなかなか難しい状況だと思います。
この状況でDXを推進するためには、現場で使えるITツールを現場の社員が自ら選んで提案する姿勢が求められます。自分たちができることから率先して取り組んで、DXを少しずつでも推進することが重要です。
データ化されていない情報が多い
経理部門はDXが進めづらい部門であるため、アナログ作業が多く残っているケースも多いでしょう。また、手書きやFAXなどの書類も多く、データ化されていない情報が多い点も課題です。
まずはOCRなどを活用して、少しずつアナログからデジタルへ変換を行うことからはじめてみましょう。ある程度のデジタル化が完了した段階で、別のITツールを導入してDXをさらに推進していきましょう。
「承認」の方法がアナログ
経理部門は、集計や入力作業が終わった後、上長の承認が必要になります。しかし現状は、上長が承認したことを明確化するために、書類に朱肉を使って印鑑を押すというアナログな業務フローになっている企業もあり、DX推進の阻害要因といえるでしょう。
最近は電子契約や電子印鑑を含めたデジタルワークフローも数多く提供されているため、まず業務フローのアナログな部分をデジタル化できるITツールを探して試してみるのがおすすめです。
経理部門のDX推進はRPAからスタートするのがおすすめ
経理部門にはDX推進によって効率化できる作業がたくさんあり、大きな成果が期待できます。日々の業務に忙殺される日々から脱却し、生産性を向上するためにも、一日も早くDX推進に取り組みましょう。
そして、経理部門のDXをこれからはじめる方に最適なITツールがRPAです。
数あるRPAツールの中でも、「ロボパットDX」は、無料サポートが充実しており、ITリテラシーが低い現場の社員でも使いやすいRPAです。誰でも手軽に作業の効率化・自動化が実現できます。
「忙しくてDX推進どころじゃない……」という経理部門にこそ、ぜひおすすめしたいRPAです。本記事でロボパットDXに興味が湧いた方は、こちらからお気軽にご相談ください。
