データ入力業務における課題点
データ入力業務を人手でおこなう場合には、以下のような課題点があるため早急な改善が求められます。
生産性が低くなりがち
近年、データ入力業務はITツールなどの活用により、自動化や効率化が可能なため、あえて人力でおこなうメリットは皆無といえます。
データ入力業務は言い換えれば書き写しやコピペです。ただし、手書き文字などのように紙やFAXなどのアナログメディアからデジタルへの変換が必要な場合や、ソフトやシステム間のデータのやり取りがシームレスにできない場合には、人手でデータ入力をおこなうケースもあるでしょう。
しかし、貴重なスタッフのリソースを使ってこうした定型的な作業を実施することは、生産性が低いといわざるを得ません。ITツールなどを活用してデータ入力は機械に業務を代替させ、人は最終チェックだけをおこなう方法と、すべて人力で作業を実施する方法を比較した場合、どちらの生産性が高いかは明白でしょう。
ヒューマンエラーの発生をゼロにできない
人力による作業である限り、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生は避けられません。上流にあたる作業でミスが発覚した場合には、作業の差し戻しが発生し、余計な工数が発生します。最悪の場合、顧客や取引先に迷惑をかける可能性もあり、企業の信用を落としかねません。
また、経理部門などではミスをしないことが評価基準になっていることもあるため、スタッフの精神的な負担は相当なものでしょう。
データ入力業務が自動化できる理由、メリット
前述した課題を解決するためにも、データ入力業務は積極的に自動化するべきものといえます。
実は、データ入力業務は自動化が実現しやすい業務でもあります。その理由を見ていきましょう。
データ入力業務が自動化に向いている理由
データ入力業務はロジックが単純で、かつ1台のPC内で完結できる作業であることから、比較的自動化しやすい業務といえます。
前述の通り、データ入力業務は書き写しやコピペといった、機械が得意とする作業です。また、毎回作業のやり方が同じで、何度も繰り返すことが前提である点も、機械による作業に向いている理由といえるでしょう。
さらに、データ入力業務は基本的にスタッフが使用するパソコン1台で完結するケースが多く、業務フローが単純かつ明白なことも、自動化に適した理由です。
逆にこうした特徴は、肉体的負担と精神的負担が高くなるため、人間による作業には不向きなものといえるでしょう。そのため、データ入力業務は極力ITツールなどの機械に任せてしまったほうがよいのです。
データ入力を自動化するメリット
データ入力を自動化することで作業工数が激減するため、業務効率化につながるだけでなく、スタッフの負荷も軽減できます。また、人手による作業で発生するヒューマンエラーも抑制できますので、作業品質が改善される効果も期待できるでしょう。
さらに、「ミスをしてはいけない」「ずっと、同じ作業ばかりしてる」といった、スタッフの心理的負担の軽減につながるだけでなく、自動化によって空いたスタッフのリソースをコア業務にアサインできるようになります。
スタッフがより重要な業務やクリエイティブな業務を担当する時間が増えれば、仕事のやりがいが高まり、定着率のアップや企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
経理や総務部門などは、月末月初などにデータ入力業務が集中するケースが散見されます。そのため、毎月一定期間中は、スタッフの負担と残業が極端に増えるという企業も多いでしょう。
そこで、RPAを活用してデータ入力業務を自動化できれば、人が働けない深夜や週末でも作業が継続できるため、業務量が分散され、スタッフのワークライフバランスの改善にもつながります。
データ入力業務を自動化する方法とは？
データ入力業務を自動化する方法としてAI-OCRとRPAを紹介します。
AI-OCRの活用
紙やデータの文字をもとにデータ入力する場合は、AI-OCRと呼ばれるITツールと、後述するRPAを活用することで自動化が可能です。
OCRとは「Optical Character Recognition」の略語で、日本語では光学的文字認識と訳されます。手書きやFAXなどに書かれた文字をスキャナやカメラなどで読み取ることで、デジタルデータ化できるITツールです。なお、OCRは書かれた文字とレイアウトなどが認識できます。
また、AI-OCRを使えば、フォーマットを事前に登録しておくことで、OCRで読み取った内容に対してAIが書類の種類や項目などを判断し、自動的に適正な箇所へ必要なデータをマッチングさせることが可能です。
活字だけでなく手書き文字の認識精度が高い点もAI-OCRの特長です。そのため、AI-OCRを活用することで、デジタルデータ以外の多様なフォーマットに対応したデータ入力の自動入力が実現可能となるのです。
RPAの活用
デジタルデータをもとにおこなう入力業務の場合は、RPAで自動化が可能です。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略語です。人がパソコンでおこなっている定型作業を、ソフトウェアロボットに覚えさせて代替させることで、業務の自動化を実現するITツールのため「仮想知的労働者」とも呼ばれています。
似たようなツールとしてExcelのマクロがありますが、あくまでもExcel内の作業に終始している点に対し、RPAはExcelも含めたそのほかのソフトやアプリ、システムで実施する作業の自動化も可能にする点が違いです。
RPAの導入メリット
RPAでデータ入力業務が自動化できれば、スタッフの工数と負担を減らすことができます。また、RPAは人がおこなう場合に比べ、早くデータ入力ができるため業務効率化も実現できるでしょう。
さらに、ロボットが作業をおこなうRPAは、24時間365日働き続けることが可能なため、スタッフの残業を減らせるだけでなく、納期を短縮できる点もメリットです。もちろん、前述したようなヒューマンエラーの抑制効果も期待できますので、スタッフの肉体的な負担だけでなく精神的な負担も下げられるでしょう。
そして、RPAはプログラマーやエンジニアといったIT人材ではない、一般的なスタッフでも比較的簡単に扱いやすいため、現場主導でデータ入力業務の自動化を実施できる点も大きなメリットです。
AIとも連携可能
RPAが自動化できる業務は、あくまでもパソコンでおこなう定型業務が対象です。そのため、毎回やり方が変わる業務や、人の感性や判断が必要な業務はRPAを使っても自動化できません。
ただし、AIを有効活用したAI-OCRであれば、人の代わりにある程度の判断が可能になるため、手書きやFAXの文字を読み取って社内フォーマットにデータ入力する業務の自動化が可能です。
さらに、RPAは複数のソフトやアプリ、システムと連携した業務の自動化もできます。例えば、社内の基幹システムからダウンロードしてきたデータをExcelなどへ入力して集計し、その結果をOutlookなどにペーストして関係者にメールを送信するといった、一連業務の自動化も実現可能です。
自動化できる主な入力業務
RPAを導入することで、どのようなデータ入力業務が自動化できるのか、業種ごとの事例を紹介します。
経理業務
さまざまな取引先や社内スタッフの書類を扱う経理業務においては、データ入力の自動化による恩恵は多大なものといえるでしょう。
月末には会社の収益を計算するために、さまざまなデータ入力業務を実施する必要があります。また、給与関連のデータ入力はもちろん、取引先からの請求書など多岐にわたります。
場合によっては、数千件といった伝票や帳票、請求書のデータ入力を実施しなくてはいけないケースもあるため、人手による作業の場合、長時間にわたって同じ作業を繰り返すことになり、肉体的にも精神的にもかなりハードな業務といえます。
さらに、同じ作業を繰り返すことで集中力が低下し、ヒューマンエラーの発生率も上がり、生産性が下がる可能性もあります。
経理部門のデータ入力業務は会社の収益に直接影響を与えるため、ミスが許されません。しかし、こうした懸念もRPAでデータ入力業務を自動化できれば払拭できるでしょう。
営業
営業部門においてもデータ入力業務は存在します。
例えば、顧客からもらった名刺のデータを社内で一元管理するため、項目を人力でデータベースに入力するケースが考えられるでしょう。また、顧客から商品の注文などが入った場合に、購買のデータベースに入力する作業なども発生します。
こうしたデータ入力業務を自動化できれば、営業の人員が営業活動に集中できる時間が多く捻出できるようになり、生産性の向上が期待できるでしょう。
経費精算
スタッフの経費精算にかかるデータ入力業務も、かなりの工数が必要です。データ入力はもちろん、交通費のルートや値段の確認作業なども含まれるためスタッフの負担はかなりのものになります。
また、月末・月初に業務が集中するため、この時期は残業や休日出勤は当たり前という企業も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、RPAとSuicaなどのICカードの情報を読み込み、領収書をスキャナやスマホのカメラで取り込むだけで交通費の清算が自動化できるITツールの組み合わせです。これによりデータ入力業務だけでなく確認作業も自動化できるため、スタッフの負担やコストを大幅に下げられるなどの成果も期待できるでしょう。
人事総務
人事や総務部門においてもデータ入力作業は多く存在します。例えば、給与を算出するため勤怠のデータ入力や、採用活動や株主総会などのメールを作成して送付する作業においては、定型的な内容にも関わらず、顧客や就活生の数だけ作業を実施しなくてはいけません。
これらを人手でおこなった場合、時間や労力がかかるだけでなく、ミスが発生してメールが届かないといったトラブルのリスクも想定されます。
こうした連続した定型作業はRPAの得意分野です。積極的に自動化をおこなって、納期短縮とミスの抑制、スタッフの工数削減などにつなげるほうが建設的といえるでしょう。
EC運営
ECサイトを運営する企業の場合、顧客からひっきりなしに入る注文に対して、多くのデータ入力業務が発生します。
注文が入るたびにシステムへデータ入力をおこない、倉庫を管理する部門へ出荷依頼や報告などのリレーションをしなくてはいけません。また、複数のモールの注文データを社内で一括管理するために、基幹システムにデータを入力する作業なども想定されるでしょう。
ECサイトの規模にもよりますが、数百から数千件といったレベルの注文が入る場合には、人手によるデータ入力業務の実施は非現実的です。データ入力業務だけで、多くのリソースが必要になります。
RPAでこれらのデータ入力業務が自動化できれば、空いたリソースをマーケティングやプロモーションといったコア業務に割けるようになり、収益を上げるため生産性の高い活動が実施できるようになるでしょう。
人手によるデータ入力業務は自動化を進めよう
ロジックが単純で、かつ1台のPC内で完結できる作業であるデータ入力業務は、RPAやOCRで積極的に自動化しましょう。少子高齢化で労働人口が減少傾向にある中、データ入力業務に貴重なスタッフのリソースを割いている場合ではありません。
RPAやOCRを活用してスタッフがコア業務に専念できる環境作りをすることが、企業の生産性向上にもつながるでしょう。この機会にぜひRPAの導入を検討してみてください。
なお、ITスキルがそれほど高くない現場での活用には、RPA「ロボパット DX」と「Pat-OCR」の連携がおすすめです。
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