RPAとは?
RPA（Robotic Process Automation）とは、普段スタッフがパソコンを使って実施する転記などの定型業務を、ソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現するITツールです。
単純作業を自動化することによってスタッフの負荷や作業工数が軽減されたり、ロボットが正確にPC操作を実行することで手入力で起こりがちなヒューマンエラーの抑制につなげられたりする点がRPAの主な導入メリットでしょう。
業界別のRPA活用事例を6つ紹介！
金融業界、不動産業界、通販業界で、実際にRPAの導入事例を6つ紹介します。
ただ業界が違っても、作業内容が同じであれば活用できるのがRPAです。是非、自社業務にあてはめて参考にしていただければと思います。
金融業界におけるRPA活用事例
帳票処理を自動化
某大手メガバンクでは、手書き帳票を高精度にデータ化するAORソリューション（AI、OCR：手書きやFAXの文字、画像をスキャナやカメラで取り込みデジタル化できるITツール、RPAを連携させた仕組み）を開発し、その実証実験に成功しました。これにより、手書きの帳票などを読み込むことで自動でデジタル化ができるようになり、銀行口座のデータと突き合わせての正否判断が可能となりました。
従来は人手で実施していた事務処理作業を自動化できたことによって、大幅な業務効率化が実現され、8割程度の工数削減につながりました。
各種申込書類の入力を自動化
銀行の審査部門における申込書に関する業務は、審査に手間と時間がかかる点が課題となっており、顧客からクレームが来ることも多いようです。こうした状況のなか、審査時間削減と成約率を上げる目的で、RPAを活用した各種申込書類の業務自動化に踏み切る金融機関が増えています。
特に住宅ローンの書類は、手書きで200項目程度をデータ入力する必要があり、入力作業の負担が大きく入力ミスも起こりやすい業務でした。しかしRPAとOCRを有効活用することで大幅な工数削減を実現しました。審査時間が短縮できたことによって、顧客満足度が上がり、成約率向上も見込まれます。
不動産業界におけるRPA活用事例
物件情報の登録・更新
不動産会社では物件情報の登録や更新を随時行う必要があり、スタッフに高い負荷がかかっています。情報入力や画像の更新漏れなどのヒューマンエラーも散見され、成約率低下の要因になっている点も課題です。
アパマンショップでは、RPA導入によって物件情報の収集・登録作業の効率化を実現しました。RPAが物件情報を検索し、基幹システムの情報と照合して自動登録できるシステムを開発したことで、人手による作業に比べて3～4倍も処理能力が上がりました。同社では、全社で年間1万時間以上の工数削減効果がみられたそうです。
問い合わせ対応
不動産会社には、毎日顧客からの問い合わせがたくさん入るため、こちらをRPAで自動化できれば大幅な業務効率化が実現できます。
例えば、ホームページからの問い合わせに関しては、顧客が入力したデータから欲しい情報を抽出して自動返信できる仕組みをRPAで実現することができます。これにより返信までのリードタイムが大幅に短縮できるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。また、RPAとチャットボットを連携させることで、顧客が知りたい情報をその場で自動回答することも可能です。
また、RPAは24時間365日稼働させることが可能ですので、深夜や祝日などの対応にも活用できる点も魅力です。
通販業界におけるRPA活用事例
在庫状況の管理
ECサイトの管理システムや在庫のデータベースなどとRPAを連携させることで、在庫状況の一括管理と、従業員や顧客への自動メール配信などが可能になります。
また、RPAが管理システムから定期的に在庫情報を取得して、管理システムへの入力を行い、在庫が一定数以下になった場合には、購買部門のスタッフへ自動でアラートを上げる仕組みなどが考えられるでしょう。
人間による在庫管理が不要になることで、スタッフのリソースをコア業務に割けるようになり生産性向上につなげられます。
カタログの原稿をチェック
商品カタログを制作する際、商品のマスターデータとカタログの商品情報に齟齬がないか確認しなければなりません。カタログに印刷された商品情報とマスターデータの情報を突合する確認作業を人手で行う場合には、多くの工数が必要となります。さらに、人が行うという性質上、データを比較する際に誤字・脱字、見落としなどのヒューマンエラーの発生をゼロにすることはほぼ不可能でしょう。
しかしRPAとOCRを有効活用することで、PDFファイルにしたカタログの情報を読み込み、マスターデータとの自動突合が可能となります。チェック作業の大幅削減とヒューマンエラーの抑制につながり、より精度の高いカタログ作成が行えます。
部門別のRPA活用事例を6つ紹介！
次は経理部門、人事総務部門、営業部門の3業種におけるRPA活用事例を紹介します。
これらの部門や機能はほとんどの会社にあるため、自社にも同様の対象業務がないか参考にしていただければと思います。
経理部門でのRPA活用事例
帳票の出力作業を自動化
経理部門には欠かせない社内会計システムからの帳票データ出力作業の自動化も、RPAの得意分野のひとつです。作業内容としては、会計システムへログインして出力したいデータの条件を入力し、帳票データをExcelなどでダウンロードして特定の場所へ保存するだけなので、ロボ作成も簡単に行えます。
帳票データの出力作業は非常に単純な事務作業のため「人が手作業でやってもよいのでは？」と思われる方もいるかもしれません。しかし、取引先が多くさまざまな条件の帳票を出力しなくてはいけない企業にとって、大幅な工数削減につながるこの自動化は、RPA導入後にまずやっていただきたい作業のひとつです。
交通費などの経費精算のチェック業務
経理部門は月末近くになると、全社員の経費精算処理業務が発生します。その中でも特に厄介なもののひとつが交通費精算でしょう。
交通費の精算処理においては「該当区間が会社の推奨ルートになっているかどうか」「料金は適正か」といった内容を、乗り換え案内サービスなどを活用して調査する必要があるため、経理部門のスタッフにとっては非常に骨の折れる業務のひとつです。
しかし、スクレイピング機能（指定した条件のデータをWebサイトから検索して収集する機能）が付いたRPAを活用することで、こうした作業を自動化できます。また、価格やルートが不適切だった場合は、該当するスタッフ対象にアラートを上げることも可能です。ロボットが確認するため、人手で行うよりも精度が高いチェックが実施できます。
人事総務部門でのRPA活用事例
勤怠管理に関する処理を自動化
人事部門で多くの工数が必要となるスタッフの勤怠管理に関する処理の自動化も、RPAを活用して実現できます。タイムカードのデータと勤怠管理システムに入力された情報の突合はもちろん、残業や有休などのチェックも自動化することが可能です。ヒューマンエラーも抑制されるため、給与計算など別のフローへも安心してデータを流用でき、生産性が大幅に向上します。
給与明細の自動発行や、会社によってはネットバンキングのシステムへアクセスして給与の振り込み設定なども可能となるでしょう。
人事考課に関する作業の自動化
半期、または年度ごとに実施される人事考課業務にもRPAを適用できます。例えば、前期の考課表の内容をコピーして今期の考課表を作成し、該当スタッフへメールなどで自動送信することが可能です。
また、全スタッフの考課表のデータを一元管理できるので、全社はもちろん部門ごとの傾向なども自動処理で算出でき、全社で評価のバランスを取る必要がある場合などには非常に便利です。
営業部門でのRPA活用事例
営業における情報収集の自動化
営業部門では顧客情報や商品データ、競合の動向など、さまざまな情報が扱われています。そのため、営業マンや営業事務スタッフは、日々の情報収集業務に多くの時間を割かなくてはならないのが現状です。
顧客情報や商品データの検索、在庫数の確認などはRPAで自動化可能であり、競合の動向に関する情報もスクレイピング機能を活用すれば自動で収集できます。こうした情報収集の作業を自動化することで、営業部門本来の目的である営業活動に多くの工数が割けるようになり、企業の収益向上へとつながるのです。
営業レポートの作成
RPAをSFA（営業支援システム）と連携させることで、営業レポートなどの作成も自動化できます。欲しいデータの条件を指定しておけば、RPAが自動で検索結果を吸い上げ、資料へ落とし込むことが可能なため、資料作成業務を大幅に削減できるでしょう。
毎日の日報作成も自動化できるので、営業部門の目標達成率などをスタッフ全員にすぐに共有できます。さらにマーケティングシステムと連携させることで、集計・分析作業も自動化できるため、営業戦略などの立案に役立てられるでしょう。
RPAを導入する際に気をつけておきたいポイント
RPAが多くの業界や業種で有用だということはわかっていただけたかと思いますが、導入を検討する際には、以下に挙げるポイントに注意しましょう。
自社の業務効率化につながるRPAツールであること
RPAが自動化できる業務は、人がパソコンで行う定型的な作業が中心です。よって、同じ手順で何度も繰り返し実施する必要がある作業は、RPAの得意分野といえるでしょう。
一方、毎回やり方が変わる作業や、人の感性や煩雑な判断が必要な作業は、RPAで自動化することが難しい業務です。
多くの工数を割いている業務が定型的な作業が中心であれば、RPAの導入によって高い効果が期待できますが、非定型作業が中心の場合は思ったような効果が期待できない可能性が高くなります。RPAの導入前に業務の棚卸を行って、自動化したい業務がどちらに該当するか、RPAで自動化できるかどうかを具体的に想定しておくと安心です。
現場のスタッフが扱えるRPAツールであること
RPAの導入プロジェクトは情報システム部門などが主導で行うケースが多いのですが、実際にRPAを使って業務効率化を実施するのは現場のスタッフになります。そのため、エンジニアやプログラマーなどの手を借りることなく、現場主導で自立して推進できるRPAツールを導入することが大切です。
その場合、情報システム部門は現場で活用するルール策定や作成されたRPAの管理を担当します。
まずは現場の状況をもとに、自社・自部門の業務に活用できるRPAツールかどうかを試してみることが重要なため、ベンダーが準備している無料トライアルなどの活用が有効でしょう。
スモールスタートではじめること
RPAを導入しようとする企業の中には「すべての業務を自動化してDXを実現する」といった壮大な目標を掲げるところも少なくありません。しかしその目標を達成するためには、まずRPAを導入する部署を一部に限定し、自動化しやすい作業にフォーカスすることが大切です。
現場のスタッフがRPAによる作業の自動化に慣れ、一定の成果が出始めた段階で、複雑な作業の自動化や、他の部署へ展開するようにしましょう。最初から複雑な業務の自動化や複数部署にまたがる作業の自動化を試みようとすると、失敗する可能性が高いです。そうなると、RPAに対するネガティブなイメージが社内に蔓延し、全社への浸透がうまくいかなくなります。
RPAを導入する際には、スモールスタートで始めることが大切だということを理解しておきましょう。
働き方改革やDX実現に有用なRPA
RPAはさまざまな業種や職種の業務自動化を実現できるため、働き方改革やDXを実現したい企業におすすめのITツールです。導入を迷っている企業の担当者様は、まず無料トライアルなどを利用して、RPAの使い勝手や効果を実感してみてはいかがでしょうか。
ちなみに、このロボパットマガジンを運営する株式会社FCEプロセス&テクノロジーが提供しているRPAツール「ロボパットDX」には無料トライアルがあります。
「ロボパットDX」は無料トライアル時から手厚いユーザーサポートを行っており、導入時はもちろん、運用がはじまった後も安心してお使いいただけます。
ぜひ、一緒に働き方改革やDXを実現しましょう。
詳細は以下より、お気軽にお問い合わせください。
