RPAとは簡単にいうと
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、一言でいえばパソコン上の定型作業を自動化してくれるロボットのことです。
これまで人間が手作業で行っていたデータのコピー＆ペーストや書類作成などの手順を、そのままソフトウェアのロボットに覚えさせて代行させることができます。AIとは異なり、指示した通りに忠実かつスピーディーに動いてくれるため、現場の事務作業の頼れる相棒のような存在です。
RPAの特徴と注目される背景について
※引用：ロボパットDX
昨今RPAの導入が急拡大している背景には、現場が直面している「3つの切実な課題」があります。これらは解決が難しいからこそ、RPAという選択肢に注目が集まっています。
1つ目は、深刻な「労働力不足」です。働き手が減り続ける中で生産性を維持するには、人間の作業をロボットが代行する仕組みが欠かせません。
2つ目は、「エンジニア不足」です。2030年にはIT人材が大幅に不足すると予測されており、専門家に頼らずとも「現場の担当者が自ら自動化できる」RPAの特性が求められています。
そして3つ目は、「働き方改革」です。限られた時間で成果を出すには、既存の業務をうまくデジタル化し、負担を減らすことが不可欠です。
これらの課題を解決するRPAの大きな特徴は「専門知識がなくても、今の業務をそのまま自動化できる」点にあります。高度なシステム構築を待つのではなく、現場のメンバーが主導で手作業をロボットにバトンタッチできる即効性と親しみやすさこそが、多くの企業で選ばれている理由です。
RPAの仕組みとは？
RPAの仕組みは、実は非常にシンプルです。人がパソコンで行う画面の「ここをクリックする」「この文字を入力する」といった一連の操作を、RPAが手順書として記録します。実行ボタンを押すと、ロボットがその手順書に従って、人間と同じようにマウスやキーボードを操作して作業を進めます。
システム自体を書き換えるのではなく、今あるアプリケーションをそのまま操作する仕組みのため、導入のハードルが低いことが利点です。
この現場が主導できる仕組みこそが、DXを成功させる一番の近道です。実際の操作感やロボットが動く様子は、下記のデモ動画付き解説で詳しく紹介しています。RPAをビジュアルで直感的に理解できる内容ですので、これなら業務効率化が実現可能と感じていただけるかと思います。
AIとの違い
RPAとAIは何が違うのかという問いに対してはAIは蓄積されたデータをもとに自ら学習しての判断が得意ですが、RPAはあらかじめ設定されたルールや手順書通りに動くという違いがあります。
いわば、AIは考える脳、RPAは正確に動く手のような役割分担となります。この手順通りに動くという特性こそが、ミスの許されない定型業務において、RPAが絶大な信頼を得ている理由です。
RPAツールの種類
RPAツールには、その動作環境によって大きく3つの種類に分けられます。それぞれ導入コストや管理のしやすさが異なるため、自社の規模や目的に合ったものを選ぶことが重要です。
ここでは、これからRPAを導入したい方が知っておきたい代表的な3つのタイプについて解説します。
汎用型
個々のパソコンにインストールして使うタイプです。1台から導入できるためスモールスタートがしやすく、現場の担当者が自分の業務を自動化することに適しています。現場主導の改善に最も向いているタイプといえます。
サーバー型
自社内のサーバーにロボットを設置し、全社横断的な大量のデータを一括処理するのに向いています。高度な管理やセキュリティ機能が充実していますが、導入費用が高額になりやすく、IT部門による専門的な運用管理が必要となるケースが一般的です。
特化型
インターネット経由で利用するタイプで、自社でサーバーを持つ必要がないため初期費用を抑えられます。ブラウザ上の操作に特化しているものが多く、特定のWebシステムを利用した業務の自動化に強みを持っています。
ロボパットDXのデモンストレーションで理解するRPAの動作
実際にロボットが動く姿を確認したい方のために、ロボパットDXのデモ動画をご紹介します。
人間が操作しているかのように、スピーディーかつ正確にウィンドウが立ち上がり、データが入力されていく様子をご覧ください。プログラミング画面のような難しいコードではなく、直感的な操作で設定が進んでいく点にも注目です。この動きの速さと正確さが、業務改善の大きな力になります。
RPAでできること
RPAはパソコンで行うルール化可能な作業のほとんどに対応可能です。特に以下のような特徴を持つ業務はRPAと相性が良く、導入後すぐに効果を実感しやすい分野です。
ルーティン業務の自動化
毎日、あるいは毎週発生する決まりきった作業はRPAの得意分野です。例えば、毎朝決まったページからデータを取得してExcelにまとめるような作業を自動化すれば、出社後すぐに最新のデータを確認できるようになります。
週次など定期的に発生する業務
週1回の進捗レポート作成や、月1回の請求書発行など、定期的に発生する業務も自動化の対象です。スケジュール機能を使えば、夜間や休日にロボットを作動させておくことも可能なため、締め切り前の残業削減に直結します。
大量のデータ処理
数百、数千件といった膨大なデータの照合や転記は、人間が行うとどうしても時間がかかり、集中力も切れてしまいます。ロボットなら、どれほど量があっても疲れ知らずで一定のスピードを維持したまま処理ができます。
複数のツールを組み合わせた業務
普段お使いのツールから情報を取得し、Excelで集計して、最後は別のシステムに入力するといった、複数のツールをまたぐ業務も自動化できます。ツールの壁を越えて連携できることはRPAの大きな強みです。
RPAでできないこと
RPAは便利ですが決して万能ではありません。導入後にこんなはずじゃなかったと後悔しないためには、ロボットが苦手とする領域を正しく理解しておく必要があります。
そこで以下に、人間のサポートが必要なRPAができないことをまとめました。どんな業務なら安心して任せられるのか、確認していきましょう。
手順が毎回異なる作業
状況に応じて判断が必要、担当者の経験則頼りといった、手順が定まっていない業務はRPAには不向きです。RPAはあくまで設定されたルールや手順書通りにしか動かないため、例外が多い業務は、まず手順を標準化する必要があります。
思考や判断が必要になる作業
メールの内容から顧客の感情を汲み取って返信を考えるといった、高度な思考やクリエイティブな判断が必要な作業は、現時点でのRPAにはできません。あくまで単純作業を自動化するものであり、意思決定は人間が行うという役割分担が大切です。
RPAを導入するメリット
RPAを導入することで得られるメリットは、単なる時短だけではありません。会社全体、そして現場で働く従業員一人ひとりがさらに輝ける環境作りにつながります。ここからは会社にとっても現場にとっても嬉しい、具体的なメリットを紹介します。
業務自動化で工数が創出できる
RPAが単純作業を代行してくれるおかげで、日々の業務に時間の余裕が生まれます。創出された時間を、顧客対応の充実や新規事業の企画など、人間ならではの付加価値の高いコア業務に充てられるようになることは大きなメリットです。
ヒューマンエラーがなくなる
どれほど注意深く作業しても、疲れや思い込みによる入力ミスはゼロにはできません。RPAは設定された手順を忠実に実行するため、データの転記ミスや漏れがなくなり、業務効率が大幅に向上します。
人件費等のコスト削減につながる
これまで派遣スタッフやアウトソーシングに頼っていた大量の事務作業をRPAに置き換えることで、人件費の削減が可能になります。また残業代の抑制や、採用・教育コストの低減といった面でも、長期的なコスト削減のメリットを享受できます。
RPAを導入するデメリット
メリットの多いRPAですが、検討にあたって懸念点も把握しておくことが大切です。デメリットと聞くと少し不安になるかもしれませんが、あらかじめ対策を立てておくことで、スムーズな運用が可能になります。
導入コストがかかる
ツールの利用料や保守費などのコストが発生します。しかし最近では初期費用がかからず、月単位で契約できるRPAツールも増えています。削減できる工数と照らし合わせ、投資対効果を見極めることが大切です。
使いこなすまで時間がかかる
ツールを導入しただけで魔法のように業務が進むわけではありません。どの業務を任せるかを選定し、マニュアルや手順書を整理しながらロボットの設定（シナリオ作成）を行うための期間が必要です。操作方法だけでなく、導入後の運用まで伴走してくれるサポートが充実したツールを選ぶことが、使いこなすための近道となります。
エラーを起こしたら修正が必要
操作対象の画面レイアウトが変わったり、ネットワークが不安定になったりすると、ロボットが止まってしまうことがあります。エラーが起きた際に、現場ですぐに修正できる扱いやすさが、運用や業務を停滞させないための鍵となります。
RPAで自動化した具体業務を8つ紹介
RPAは具体的にどのようなシーンで活躍するのか、実際に多くの企業で自動化されている活用例を8つピックアップしました。自社の業務に当てはまるかチェックしてみてください。
問い合わせ対応の自動化
Webフォームから届いた問い合わせ内容を、自動で担当部署へチャットで通知したり、受付完了メールを即座に返信したりします。顧客を待たせない迅速な対応が可能になり、顧客満足度向上に寄与します。
勤怠管理の集計作業
従業員の打刻データを確認し、未打刻者に自動で催促メールを送ったり、残業時間を集計して規定値を超えた場合にアラートを出したりします。毎月の締め作業に追われる人事担当者の負担を大幅に軽減します。
在庫管理
複数のECサイトや倉庫システムから在庫状況を集約し、在庫が少なくなった商品に対して自動で発注書を作成します。欠品リスクを防ぐとともに、目視による確認作業の手間と工数を削減できます。
メールの自動振り分け
届いたメールの件名や本文に含まれるキーワードを判別し、特定のフォルダへ移動させたり、添付ファイルを自動で保存したりします。毎日大量に届くメールの整理にかかる時間をカットできます。
データの転記
PDFの請求書から金額を読み取って会計ソフトに入力する、Excelの顧客リストをシステムに登録するといった転記作業を自動化します。ミスが許されないストレスの多い作業をロボットが代行します。
システムやWebシステムへの入力処理を自動化
社内システムとWebサイトの間でデータをやり取りする作業も、RPAならスムーズです。ブラウザを開き、ログインし、必要な情報をフォームに入力して送信するという一連の動作を再現します。
競合のWebサイトから情報を取得
競合他社の価格調査や新着情報のチェックを、RPAに定期的に実行させることができます。収集した情報をExcelに自動でまとめるように設定すれば、常に最新の市場動向を把握できるようになります。
請求と入金の照合
銀行の入金明細と発行済みの請求データを照らし合わせ、一致しているかを確認する入金消込作業を自動化します。不一致があった場合のみ人間が確認する運用にすることで、経理業務の効率が高まります。
RPAの導入を成功させる5つのポイント
RPAの導入をツールを入れただけで終わりにしないためには、事前の準備と運用の体制づくりが不可欠です。導入に成功している多くの企業が実践している5つのポイントをまとめました。
RPAを推進する人材を選定する
まずは社内のリーダーが必要ですが、必ずしもITの専門家である必要はありません。むしろ、現場の苦労が分かり、他部署とも円滑にコミュニケーションが取れる方が適任です。
RPA導入の目的を共有する
RPAの導入目的を全社で共有しましょう。人間にしかできない付加価値の高い業務に集中するためといった前向きなメッセージを伝えることで、現場からの協力が得やすくなります。
自社に合ったRPAツールを選定する
多機能なものから安価なものまで様々ですが、初心者や現場主導で進めるならプログラミング知識不要で直感的に使えるかを最優先すべきです。自社の業務がそのツールで本当に進むのか、トライアルで確かめることも重要です。
スモールスタートで導入する
最初から全社の複雑な業務を自動化しようとすると、挫折することが多いです。まずは1日15分の単純な転記作業など、簡単で効果が見えやすい小さな業務から始め、徐々に大きくしていきましょう。
導入効果を測定する
月に何時間削減できたか、ミスがどれだけ減ったかを数値で見える化しましょう。効果がはっきりすることで、導入の継続や拡大に対する社内の合意が得やすくなり、プロジェクトがより活性化します。
導入しやすいおすすめRPAツール3選
数あるRPAツールの中から、特に初心者が導入しやすく、実績も豊富な3つのツールを紹介します。それぞれの特徴を比較して、自社に合うツールを選んでみてください。
WinActor
WinActorはNTT DATA社が提供するRPAツールです。Windows上で操作が可能なアプリケーションや、個別の業務システムを利用した業務を、ワークフローとして自動化していきます。パソコン1台からサーバまで動作可能であり、さまざまな規模に対応可能です。
画像参照元：株式会社エヌ・ティ・ティ・データ
UiPath
UiPathは、世界トップクラスのシェアを誇る多機能なRPAツールです。AIとの連携や大規模な自動化までこなせる拡張性の高さが魅力です。日本語対応も万全で、お試し用の無料版も提供されているため、まずは小規模から試したい方にも適しています。ただし、機能をフルに活用するにはある程度のITスキルが求められるため、運用の際は社内の技術担当者と連携できる体制を整えておくのが安心です。
<p画像参照元：UiPath株式会社
ロボパットDX
ロボパットDXは「エンジニアに依存しない現場で活用できるRPA」をコンセプトにしたRPAツールです。日本企業のDXを力強く推進することも目的としており、現場での実務サポートに定評があります。
基本的にマウスとキーボードで操作できることは全て自動化できるため、多岐にわたる業務に対応可能です。
画像参照元：株式会社FCEプロセス&テクノロジー
まとめ
RPAは、DX推進の最初の一歩として非常に有効なツールです。まずはできること・できないことを正しく理解し、身近な小さな業務から自動化を始めてみませんか？
単純作業をロボットに任せることで、あなたやチームの可能性はもっと広がるはずです。RPA導入で、活気ある、よりクリエイティブな職場環境を一緒に目指しましょう。
自社のこの業務は自動化できる？操作感をもっと詳しく知りたいという方は、ぜひ下記の資料をご覧ください。1ヶ月間の無料トライアルや、実際の操作を体験できるセミナーも随時開催しております。貴社のDXを全力でサポートいたします。
