※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
なぜかいつも忙しい！改善したいけどなにから手をつければいいの？
弊社で人事を担当している20代女性社員の事例です。
中途採用の応募者対応、内定者活動の企画、社内行事の連絡、リクルート記事の執筆などなど
業務内容が非常に多岐にわたり、
「とにかく常に忙しい、、、💦」という状況。
なんとかせねばと、部門全体でアイデアを出しながら業務の見直しに取り掛かりました。
まずは「目標」の確認。
人事部門の当時の最重要ミッションは、採用の強化でした。
その目標に対して、
- 減らしたい時間（成果に直結しない業務）
- 増やしたい時間（成果に直結する業務）
という2つの視点で、普段の業務をざっくり分類することに。
「嫌い度」を視点に加えてモチベアップ！
ここで一工夫。
「工数」だけではなく、「大変度（体感）」「嫌い度」というマインド面も視点に加え、
それぞれ３段階で評価しました。
例えば、「全社員の納期にかかわる連絡」や、「個人情報に関わる業務」は、
工数自体はそこまでかからないものの、絶対に忘れてはいけない、ミスが許されない、
などのプレッシャーがかかるので「嫌い度」がかなり高まります。（主観でOKです！）
なにから手を付けるかが明確になるだけでなく、
「この嫌いな業務がなくなるなら頑張れる、、、！」と改善のモチベが圧倒的に上がったとのこと。
「後で送信」機能でリマインド業務が0に！
優先順位をつけたあと、真っ先に取り組んだのは、「リマインド業務」の改善。
ここで、社内メーラーに備わっていた「後で送信」機能をフル活用しました。
「後で送信」は、その名の通り、メールを送信する日時を指定できる機能です。
1通目の案内メールを送るタイミングで、リマインドメールも同時に作成することで
ぬけもれも完璧に防げます。
「そういえばあの依頼、リマインドしなきゃ、、、」と思い出すことがなくなり、
頭がスッキリして他の業務の生産性も上がりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ポイントをまとめると
- 「嫌い度」を加えて業務改善の優先順位をつけてモチベ高く取り組む
- メール連絡/リマインド連絡は「後で送信」機能で効率化
という事例でした。
このように、ロボパットお役立ち通信では、
ちょっとした業務改善のコツやツールをご紹介して
皆さんの生産性向上にお役に立てるように頑張っていきます！
最後に、ここではお伝えできなかった総務人事の
業務改善事例をまとめたブログ記事をご紹介します。
すべて今日から取り組めることばかりですので、ぜひ覗いてみてください！
https://fce-pat.co.jp/magazine/2296/
