「毎日大量に届く受注メールの転記で午前中が終わってしまう……」「添付ファイルを一つずつ保存する作業が苦痛……」
こうしたメールにまつわるルーチンワークは、多くの企業で共通の課題となっています。本記事では、セミナー資料に基づき、メール業務を自動化するメリットや、RPAツール「ロボパットDX」を活用した具体的な成功事例、業務を効率化するためのポイントを専門的な視点で解説します。
1.メール業務の効率化が必要な3つの背景
現代のビジネスシーンにおいて、メールを起点とした業務（メールトリガー業務）は非常に多く、以下の3点が現場の大きな負担となっています。
- 膨大な処理ボリュームと時間の浪費： メールを開封し、内容をコピーしてExcel等へ転記する作業を繰り返すだけで、数時間が経過してしまいます。
- 非定型フォーマットへの対応： 取引先ごとに本文の構成やファイル名が異なるため、自動化が難しく、都度「人間の判断」が必要になることが非効率を招いています。
- タイムリーな対応によるパソコン拘束： 顧客対応や受注処理などは即時性が求められるため、担当者は常に受信トレイを監視しなければならず、クリエイティブな仕事に集中できない環境が生まれています。
2.RPAで自動化できる主なメール作業
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで、以下のような定型作業を24時間365日、正確に自動化することが可能です。
- 定型メールの自動送信： 社内への報告メールやリマインドメールなど、毎日決まった内容を送る作業を自動化します。
- メール内容のExcel・システム転記： 本文から商品コードや個数などの必要情報を抽出し、管理表や顧客管理システムへ自動で入力します。
- 添付ファイルの自動保存： 請求書や注文書などの添付ファイルを、ルールに沿って特定のフォルダへ保存・仕分けします。
【実際の動作を動画で確認】
メールに届いた問い合わせ内容をExcelに自動転記する実際の動作は、こちらのデモ動画でご覧いただけます: [RPAデモ動画]メールに届いた問い合わせ内容をエクセルに転記
動画では、ロボパットDXが実際にメールを読み取り、必要な情報を抽出してExcelへ転記する一連の流れを確認できます。プログラミング不要で、このような自動化が実現できることを体感していただけます。
3.【業種・部門別】RPA活用によるメール業務改善の成功事例
実際にメール業務を自動化し、大きな成果を上げている企業の事例を紹介します。
事例①：EC・小売業（受注メールの転記）
- 課題：ネットショップ運営において、受注メールをチェックし管理表に記帳したりシステムに転記したりする作業が、昼夜問わず発生していました。 1日約200通届く受注メールの転記作業に追われ、ミスへの不安も大きかったです。
- 自動化内容： ロボットが24時間メールを監視し、管理表へ自動転記。
- 成果： 月間60〜80時間の削減。精神的なストレスが解消され、顧客とのコミュニケーションに注力できるようになりました。
詳細事例はこちら: 株式会社きのした様 導入事例 – ルーティン作業を自動化し、午前中には定型業務が終わるように
事例②：人事部門（採用応募者の登録）
- 課題： 複数の求人媒体から届く応募情報を2時間おきに確認・システム登録しており、他業務が中断されていました。
- 自動化内容： 未読メールを検知し、採用管理システムへ自動登録。
- 成果： 1日1時間の削減に加え、タイムリーな選考案内が可能となり、採用活動のスピードが向上しました。
事例③：営業事務（請求書発行の下準備）
- 課題： 月末に300社分の請求メールを送信する作業に、丸3日間を費やしていた。
- 自動化内容： 管理表から情報を抽出し、添付ファイル付きの「メールの下書き」を自動作成。
- 成果： 3日間の作業が半日に短縮。最終送信は人間が確認する「一部自動化」により、リスクを抑えつつ劇的な効率化を実現しました。
4.業務効率化を加速させるRPAツール「ロボパットDX」の特徴
メール業務の自動化には、現場の担当者が自ら運用できるツール選びが重要です。「ロボパットDX」が選ばれる理由には以下の特徴があります。
- プログラミング不要の直感操作： 普段行っているパソコン操作を「後輩に教える感覚」で覚えさせることができるため、IT専門知識がなくても導入可能です。
- あらゆるメーラーに対応： Outlook、Gmailなど、現在利用中のメーラーをそのまま使用して自動化が可能です。
- 高度な抽出ロジック： 本文内の「ここからここまで」といった指定だけで、必要なテキストを正確に抽出できます。
5.まとめ：まずは無料トライアルで効果の検証を
メール業務の自動化は、単なる時間削減だけでなく、ミス防止や担当者の精神的余裕の創出に直結します。自社の業務がどれだけ楽になるかを検証するために、「1ヶ月間の完全無料トライアル」の活用を推奨します。パソコン3台分を導入後と同じサポート体制で試すことができ、現場での適合性をじっくり確認することが可能です。
日々の「コピペ作業」から解放され、本来取り組むべき価値ある仕事にシフトするための第一歩を踏み出してみませんか？
