RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automationの略です。ルールエンジンや人工知能などの技術を搭載したソフトウェアのロボットが、ホワイトカラーの定型作業を主とするデスクワークを自動化、代行するツールです。なお、業務を自動化・代行するソフトウェアのロボットのことを、仮想知的労働者という意味でデジタルワーカー、デジタルレイバーなどと呼称します。
日々の業務の中には、「商品情報が記載されたExcelファイルの内容をシステムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」や、「紙ベースの発注書の内容を電子データ交換システムに入力する作業」など、定型業務が発生しているケースが多くあります。こうした反復性の高い定型作業にRPAを使用すると、さまざまな効果を得ることができます。
では、RPAを活用するメリットについて、より詳しくご紹介していきましょう。
RPAを活用するメリット
RPAを活用するメリットは主に6つあります。
1つ目は、業務スピードの向上です。
RPAによる業務スピードの向上により、半日もかかっていた業務がわずか数分で終わるケースもあります。RPAが定型業務を代行して処理することで業務効率が改善するので、従業員の残業時間を削減でき、ワークライフバランスが実現できます。
2つ目は、人的ミスの削減です。
データ入力などの定型業務は人が行うと見間違いや重複や漏れ、抜けが発生しやすく、どんなに気をつけていてもミスが生じてしまうものです。しかし、RPAはソフトウェアが行うため、ミスを限りなくゼロに近い状態まで下げることが可能です。
基本的に人は集中力を長時間保つことは困難ですが、RPAであれば集中力が途切れるといった心配はありません。そのため、RPAはミスを減らせるばかりでなく、一定の品質を維持して業務を遂行できます。
3つ目は、売上の最大化です。
RPAの導入により、手の空いた従業員のリソースを有効活用することができます。例えば、従業員が創造的な業務に専念できれば、新しいイノベーションが生まれるなどのメリットがあります。また、営業担当者の場合は、スケジュール調整や書類の作成などの事務業務にかけていた時間と手間を減らすことができ、営業活動に専念できるようになります。結果として企業の売上を拡大することができます。
4つ目は、人材不足の解消です。
深刻な少子高齢化による労働人口の減少が社会問題となっていますが、RPAの導入により人手不足が解消できます。人手不足を解消するために採用活動を行ったとしても、戦力となるには時間がかかります。その点、RPAは指示を出せばその通りに稼働してくれるため、即戦力となってくれるのです。人材不足が喫緊の課題となっている企業にとって、RPAは有効な解決策となるでしょう。
5つ目は、労働環境の改善です。
RPAを導入することにより、従業員が休暇などを取得する時間を確保することができます。
厚生労働省の「平成29年就労条件総合調査」によると1年間の有給休暇取得率は49.4%でした。働き方改革によって改善してはきましたが、依然として低い数値です。RPAによる生産性の向上と業務スピードの向上により労働環境の改善ができれば、業務量が多いことが原因で休めないという状況を減らすことができ、社員満足度の向上につながり、従業員の定着率も向上するでしょう。
RPAの種類
RPAにはclass1からclass3までの3段階があり、それぞれRPA、EPA、CAと呼ばれています。クラスが上がる程に多機能になり、複雑な業務への対応が可能です。
class1のRPAは定型業務をミスなく行い、複数のアプリケーション連携を必要とする単純作業に対応します。具体的には、経理・人事・情報システムなどの事務・管理業務や経費処理、販売管理に使用されます。
一般的にRPAとはclass1のことを指し、機能面で汎用型と特化型に分けられます。
汎用型のRPAは多様な業務に対応できます。しかし、個々の業務プロセスの詳細な設定が必要で、初期設定に手間がかかります。また、参照するWebサイトや使用するシステムに変更があれば、RPAの設定も変更が必要です。
特化型のRPAは会計処理や勤怠管理など、特定の業務に特化しています。一連の業務プロセスが統合されているため、細かな設定が不要で簡単に使えますが、特定の業務にしか使えず、別の部署で使用する場合は、追加契約する必要があります。そのため、会社全体でさまざまな業務に導入したい場合は、コストがかさむケースがあります。
class2のEPA（Enhanced Process Automation）は、データの収集・分析が可能です。具体的には、ログ解析やアンケートの集計、複数の要因をベースにした売上予測など、分析を自動化する業務に使用されます。
class3のCA（Cognitive Automation）は、自律的な判断力を搭載しているため、プロセスの分析、改善や意思決定を自動化できます。CAの中には、ディープラーニングや自然言語処理にまで対応するものも存在し、幅広い業務を任せることが可能です。そのため、ビッグデータの整理・分析とともに、データを活かして経営の改善を行うこともできます。
RPAの導入形式
RPAにはオンプレミスのデスクトップ型・サーバー型とクラウド型の3種類あります。ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。
デスクトップ型
デスクトップ型は、従業員1人ひとりのPC上で動作するものです。従業員数が少ない、規模の小さい企業にとっては、サーバーを導入する必要がないため容易に導入することができ、部門や個人でスモールスタートが可能です。
また、複雑になりやすいRPAの管理体制も、デスクトップ型ならば各PCにソフトウェアロボットを導入するだけなので、PCを使う担当者それぞれによってRPAを管理できます。
さらに、デスクトップ型は社内の別のPCと連携する機会が少ないため、機密情報や個人情報が他のPCに流出するリスクを減らすことができます。
加えて、初期費用や保守で、価格が高いベンダーだと数千万円かかるサーバー型に対して、デスクトップ型は比較的安価で導入でき、スモールスタートに見合ったコストで製品を選別することができます。
サーバー型
サーバー型はサーバー内でソフトウェアロボットが動作するため、自動化された業務手順や莫大なデータをサーバー内で一元管理できます。サーバー内に必要なデータを格納しておくことで、ルールエンジン通りにソフトウェアロボットが動いて多様な業務を自動化します。
また、各ロボットの動作状況を把握することが可能です。サーバー内で100体以上のソフトウェアロボットを稼働することができるため、膨大なデータを処理できて社内全体で広く導入ができます。そして、サーバー上で運用するため、PC上でRPAを動作させるよりもセキュリティが強固であるという特徴もあります。
サーバー型の中には、仮想化やクラウド対応した製品も存在しますが、通常のデスクトップ型に比べて初期費用は高くなります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットのクラウドサービスにログインし、Webブラウザ上で作業を自動化します。
クラウド型は自社内にサーバーを構築する必要はなく、新機能が自動で追加更新されるメリットがあります。ローカル環境にあるシステムの操作やファイルの閲覧はできませんが、低コストでの運用が可能です。
ただし、クラウド型は業務データをクラウド上にアップロードする必要があるため、データ流出のリスクが高まります。そのため、クラウド型のRPAを導入する際は、ベンダーのセキュリティチェックはどのように行っているかを確認しましょう。また、自動化の範囲がWebブラウザ上での作業に限定されるため、既存システムとの連携は困難です。
RPAの導入・運用にかかるコストとは？
ここではRPAの導入・運用にかかるコストを紹介します。
初期費用
導入形式別に、いくつか具体的なサービスをピックアップしてご紹介します。
| ツール名 | 提供企業 | 提供形態 | 初期費用 |
| ロボパットDX | FCEプロセス＆テクノロジー社 | デスクトップ | 0円 |
| RaQubo | デジタルワークス社 | デスクトップ | 20万円 |
| BizteX cobit | TIS社 | クラウド | 30万円 |
| KeyWalker | キーウォーカー社 | クラウド | 50万円 |
・デスクトップ型
FCEプロセス&テクノロジー社のロボパットDX 初期費用0円
デジタルワークス社のRaQubo 初期費用20万円
・クラウド型
TIS社のBizteX cobit 初期費用30万円
キーウォーカー社のKeyWalker 初期費用50万円
サーバー型の最小導入費用は120万円～が相場となっています。ただし、年間利用料に初期費用をはじめとしたすべての費用が含まれているケースがほとんどであり、都度ベンダーへ見積もりを行う必要があるなど、「初期費用」として切り分けてご紹介することが難しいため、ここでは掲載しておりません。
月額費用
月額利用料は、導入形式によって大幅に異なります。
RPAに掛かる費用は「初期費用＋月額費用＋バージョンアップ費用＋サポート費用」の4つの費用の総計となるため、月額費用が安いツールを選ぶと、全体で掛かる費用が莫大なものとなってしまうケースもあります。月額費用を安く設定しているツールでは、その分、初期費用やバージョンアップ費用、サポート費用が高く設定されていることがあるため、全体でいくらかかるのかという視点でRPAを比較するべきです。
サポート費用
RPAのベンダーのサポートには、業務洗い出しから保守管理方法までの本格導入支援、運用、管理、開発サポートなどの専任サポートがあります。また、操作レクチャーやOJT研修、技術スタッフのスポット派遣、機能のバージョンアップ対応などのサポートが受けられます。
サポートにかかる費用については、依頼するサポート内容によっても差が大きくなっています。
その他費用
その他の費用として、RPAの選定、導入研修、運用ルールの策定などを行うチームの人件費が必要です。業務の自動化のためには、業務の洗い出しやソフトウェアロボットの設計、ロボットの動作テストを行う必要があります。
現場でこれらの工程を日常業務と並行して完遂することは困難なので、運用・管理チームやIT部門のサポートが必要です。また、社内で行うのが難しい場合は、サポートを専門のコンサルタント会社やベンダーに外注する方法もあります。
他にもRPA専用PCやサーバーPCを増設する場合などのハードウェア費用がかかります。既存のPCやサーバーを利用する時も、設定に時間と手間がかかることを見越しておきましょう。
また、運用フェーズでは稼働中のハードウェアの部品交換やアップグレード、ソフトウェアのライセンス更新などの費用が必要です。さらに、RPAの運用管理ツールを導入する場合は、別途ライセンス料がかかります。
RPAの投資対効果（ROI）を計測する
RPAの効果を確認する手段の一つとして、投資対効果（ROI）の算出があります。ROIとは、「Return On Investment」の略称で、簡単に説明すると「いくら投資して、いくら儲かったのか」を表す指標のことです。
ROIはどこまでコストとして考慮するかによって、効果が変わってきます。投資対効果・費用対効果など名称がありますが、RPAの場合は「投資対効果（ROI）」を計測しましょう。
この記事での投資対効果（ROI）は次のような定義をしております。
投資対効果（ROI）
短期的な効果と、ロボット作成終了後も中長期に渡って発揮され、比較的緩やかに減衰していく長期的な効果を合わせた数値を指します。
次の図に記載されている式はROIの計算式です。
計算する際に忘れがちなポイントは、「初期費用」です。初期費用には次のような費用も含まれております。
投資対効果（ROI）について検討する場合、自動化にかかった費用をまとめておいてください。そして普段行なっている業務の棚卸しをし、通常実施した場合の費用と、自動化を行い発生する費用をまとめて効果を測定しましょう。
RPA選びのポイント
ここでは、RPA選びのポイントを2つ紹介します。
サポート体制の充実度
はじめてのRPA導入のときに、不明点が発生した場合の対応方法を検討する必要があります。RPA導入の際に、ベンダーが提供しているサポート体制を確認しておきましょう。RPAツール利用するうえでのサポートは、下記のようなものがあります。
・ヘルプデスク
・各種勉強会
・作成代行 / 作成支援
・トレーニングガイド
・リモートサポート
特に以下のような点は詳しく確認しておく必要があります。
・サポートの価格はライセンス代金に含まれているか？
購入したライセンスには、サポートが含まれている場合と、別途有償サポートを購入しないといけない場合があります。
サポートが費用に含まれているのか確認することが重要です。
・ヘルプデスクはメール / 電話対応 / 訪問対応？
メールでRPA導入の不明点を伝えるのが難しい場合もあります。そのときは電話対応や訪問対応などの、メール以外のサポート体制があるか否かを確認しておきましょう。
また、コロナ禍において訪問対応が難しい場合は、デスクトップ共有型の遠隔サポートを提供している会社もあります。検討しているRPAツールのサポート体制は、きちんと確認することが必要です。
習得にかかるコストに注意
RPAは、習得するのが簡単で、ソフトウェアロボットに対する設定変更が容易なツールを選ぶことが重要です。
RPAの中にはプログラミング言語を使用してコーディングする必要があるタイプもあります。コーディングするタイプのRPAを導入してしまうと、変更が生じるたびにコンサルタントやベンダー、システムエンジニアに委託して設定変更を行ってもらう必要があります。この場合、想定より多くの維持コストがかかり、人力による業務遂行よりも費用対効果で劣る事態になりかねません。
そこで、難解なコーディング知識を必要とせず、現場の担当者自身がロボットの設定を変更できるRPAツールを選ぶことが重要になります。ユーザーインターフェースが簡単で見やすく、習得コストの低いものを選定することが大切です。
また、ユーザーのスキルによって最適なツールが変わってくるため、導入前に無料トライアルを使用しましょう。
自社に必要な機能を整理
各RPAには適した業務や規模があるため、自社の業務自動化に必要な機能を整理しておきましょう。どのような機能があればいいか選定が難しい場合、まずは自社で活用しようと考えている業務に類似するものを自動化した実績があるRPAから検討を進めましょう。
自社で使いこなせない機能を搭載したRPAは、コストがかかり費用対効果も低くなってしまいます。したがって、自社に必要な機能を備えたRPAを選んでコストを最適化する意識を持ちましょう。
RPAの導入コストを抑える方法とは？
RPAツールごとに特徴があり、得意分野、苦手分野があります。しかし、RPAツール選定の段階で、自社に合ったRPAツールであるか否かを判断するのは、とても難しいことです。万が一、選定してから自社における自動化とRPAツールが合わなかった場合、余計にコストがかかります。
そこでおすすめする方法が、RPAツール提供会社の「無料トライアル」の利用です。
（※「無料トライアル」以外に「フリープラン」「体験版」など各社名称が異なる場合があります。）
無料トライアルとは、無料の体験版だと思ってください。指定期間内であれば無料でRPAを試すことができます。
RPAツールにどのような機能があるのか、どのように操作をするのか、体験を通して知ることが可能です。
以下に無料トライアルを利用することの利点をまとめました。
・無料でRPAツールを試すことができる
自動化を検討する段階で予算が取れないなどの問題がある場合、無料でRPAツールを試すことができるのは、大きな利点です。
・様々なRPAツールを比較する検討材料になる
2020年時点で多くのRPAツールがリリースされています。ユーザーはどのRPAツールが自社に合っているのか探すだけでも大変です。
実際に無料トライアルを使い、自分の作業を自動化するだけでも使い勝手が分かります。複数のツールを試す場合は、同じ業務を自動化すると違いが見えやすく、検討材料になるのでおすすめです。
RPA各社のコストや機能を比較しよう
RPA各社のコストや機能を比較し、自社に最適なRPAを選ぶことが重要です。
そこで、RPAを⽐較検討する際に「これだけは確認してほしい」というチェックリストを独自にまとめました。各社のコストや機能の内容がより詳しく分かりますので、ぜひご覧ください。
RPAを⽐較検討する際に「これだけは確認してほしい」チェックリスト | 資料ダウンロード｜RPA-Robo-PatDX（ロボパットDX）
まとめ
今回はRPAについて説明し、導入・運用にかかるコストや、RPAの選定のポイントと各社のコストや機能の比較を解説しました。
RPAは、コストの削減や人材不足の解決などができる費用対効果の高いツールです。自社のコストと必要な機能を検討し、最適なRPAを導入しましょう。
