RPAとは？
「RPA」は「Robotic Process Automation」の略語であり、日本語に訳すと「ロボットによるプロセスの自動化」という意味です。
RPAは人手を使って行っている各種作業をソフトウェアロボットに登録することで自動化できるツールのため、パソコンで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化することが可能です。
現在RPAは、IT・非IT問わず国内でも多くの企業に普及しつつあり、中には年間で数千時間もの業務工数削減に成功するなど、大きな成果を挙げる事例も出はじめています
またRPAは複数のアプリケーションや、ソフトにまたがる作業の自動化ができますので、例えば、
各種ソフトからのデータ出力→データのアップロード→Excelへの入力や集計→担当者にメール送信
といった一連の定型作業を、すべてロボットに任せることが可能です。
なおロボットで作業を自動化するRPAは、当然ながら24時間365日の稼働も可能です。そのため、RPAは人が働かない深夜でも連続して稼働できますので、1日あたりの業務の生産性を大幅に上げることができます。
RPAの種類とは
RPAの種類は、自社サーバーにソフトウェアをインストールする「オンプレミス型」と呼ばれる「サーバー型」と「デスクトップ型」に加え、クラウドサーバー上のソフトウェアをWeb経由で利用する「クラウド型」の3種類があります。
サーバー型
まずはサーバー型RPAの特徴とメリット、デメリットについて見ていきましょう。
サーバー型RPAの特徴
「サーバー型RPA」とは、自社サーバー内でロボットを働かせるオンプレミス型のRPAです。
社内サーバーにRPAを導入することで、サーバー上でロボットを作成します。その後、
・サーバー上のロボット操作
・作成したロボットをユーザーに配布
という2つのパターンで作業の自動化を行うことが可能です。
サーバー型RPAの特徴は、サーバー内で働くロボットによる横断的な業務管理と、作業の自動化が実現できる点です。そのため、膨大なデータやルールの一括管理ができる点も、サーバー型RPAの大きな特徴といえるでしょう。
サーバー型RPAのメリット・デメリット
サーバー型RPAのメリットは以下の3点が挙げられます。
・ロボットの一括管理が可能
・セキュリティ面に強い
・全社的なRPAの導入がしやすい
自社サーバー上で働くサーバー型RPAは、すべてのロボットを一括管理することが容易です。サーバー型RPAは組織的にRPAを推進できるため、部門ごとの情報や作業連携が必須な業務や、同時進行する業務の効率化に適しています。
また、サーバー型RPAは、クラウド型RPAや従業員のパソコンにインストールするデスクトップ型RPAに比べて、セキュリティ面に強い点がメリットです。そのため、社内の機密情報や個人情報なども扱う業務効率化には、サーバー型RPAの導入が向いています。
サーバー型RPAは自社サーバー内に膨大な数のロボットを作成して稼働させることができるため、社内の広い範囲に渡って業務効率化を行うことが可能です。またロボットを既存ソフトウェアとサーバー上で統合しやすい点も特長になります。したがって、全社的なRPAの導入が非常にスムーズに行える点も、サーバー型RPAのメリットといえるでしょう。
一方、サーバー型RPAのデメリットは、「他の2つのRPAに比べ値段が高い」点です。
内容にもよりますが、数百万～一千万以上といったものも少なくありません。
主に大企業向けのRPAといえるでしょう。
サーバー型RPAを導入する場合には、費用対効果をよく検討してから導入するようにしましょう。
デスクトップ型
次は、もうひとつのオンプレミス型RPAであるデスクトップ型RPAの特徴や、メリット、デメリットについて説明します。
デスクトップ型RPAの特徴
「デスクトップ型RPA」とは、ロボットがパソコンのデスクトップ上で働くオンプレミス型RPAのことです。そのため、デスクトップ型RPAは「RDA（Robotic Desktop Automation）」と呼ばれることもあります。
デスクトップ型RPAはパソコンにインストールする形となるため、そのパソコン内で完結するような個別作業の自動化に適したRPAです。したがって、管理コストも安価に済み、個別のパソコンで行っている定型作業の自動化が手軽に行えます。
デスクトップ型RPAのメリット・デメリット
デスクトップ型PRAのメリットとしては、以下の2点が挙げられます。
・スモールスタートしやすい
・管理が楽
デスクトップ型RPAは、従業員のパソコンにインストールして使うという特性上、まずは1台のパソコンから導入するといったスモールスタートが可能です。そのため、デスクトップ型RPAは、RPAを手軽に導入したい企業には最適なツールといえるでしょう。
またデスクトップ型RPAは、業務の自動化を1台のパソコン上で完結できるため、組織的な管理体制も必要なく従業員一人一人が管理を行えます。したがって、外部や他のパソコンにロボットや情報が流出しづらく安心して運用できる点も、デスクトップ型RPAのメリットです。
一方、デスクトップ型RPAのデメリットは、「管理が属人的になりやすい」点になります。各パソコンにて独自に調整できる強みがあるものの、一元管理ができない商品もありますので、属人的な業務管理をしたくない企業には向いていません。
クラウド型
最後に、近年商品数が増加傾向にあるクラウド型RPAについて、特徴やメリット、デメリットについて説明します。
クラウド型RPAの特徴
「クラウド型RPA」はクラウド上でロボット働くRPAです。クラウド型RPAを提供する企業が管理するクラウドサーバー上のRPAツールのため、Web経由でロボットを使用してWebブラウザ上で行う作業を自動化するツールになります。
そのため、クラウド型RPAは、現在業務でクラウド型のサービスを利用している企業の業務効率化に適したツールといえるでしょう。
クラウド型RPAのメリット・デメリット
クラウド型RPAのとしては、以下の2点が挙げられます。
・自社サーバーの構築やパソコンへのインストールが不要
・アップデートで最新機能が自動的に導入される
クラウド型RPAは自社サーバーを構築する必要がないため、低コストで導入できる点がメリットです。パソコンへのインストール作業も必要ありません。そのため、利用ユーザーが増えた場合でも、導入に金銭的・時間的コストがあまりかかりません。
またクラウド型RPAは、アップデートによって新機能が自動的に追加されたり、動作の安定性が向上したりと、ツールの改善が常に行われるという強みも持っています。
しかし、クラウド型RPAにもデメリットがあります。
・パソコンにインストール済みのソフトウェアやアプリケーションの起動や操作ができない
・セキュリティ面に課題がある
クラウド型RPAの最大のデメリットは、パソコンにインストール済みのアプリケーションやソフトウェアの起動や操作ができない点です。また、クラウド型RPAは、パソコンのローカルに保存されたファイルの操作や、インターネット経由でのアクセスができない社内システムなどの操作が行えません。
さらに、クラウド型RPAは、クラウド上にデータをアップする特性上、どうしてもデータ漏洩のリスクがあります。そのため、クラウド型RPAを導入する際には、できるだけ万全なセキュリティ対策を実施しているツールを選ぶようにしましょう。
どのRPAを選択すべきか？
社内にRPAを導入する場合には、長期的な視点でどのようにRPAを活用するのか明確にしておく必要があります。
例えば、
・特定の作業者、担当者しか利用しない
・個別作業の業務改善がメイン
といった場合には、安価で導入しやすいデスクトップ型RPAが最適です。
一方、
・全社的に大規模なRPAの運用を想定している
・膨大な数のロボットを作成して大規模に業務改善を行いたい
という企業には、大量のデータが扱えるサーバー型RPAがよいでしょう。
3種類のRPAの特徴を踏まえ、それぞれがどのようなケースに最適なのか説明します。
●導入コストを抑えたい場合はデスクトップ型RPA
従業員のパソコンにインストールするデスクトップ型RPAは、導入コストが比較的安価で全社的に管理する必要がないため、コストが安く済む点がメリットです。
そのため、資金が潤沢でない場合や、まずは小規模でRPAを導入したい場合には、デスクトップ型RPAが最適でしょう。
●自社で自由にカスタマイズしたい場合はサーバー型RPA
サーバー型RPAは、自社サーバー内でロボットを働かせるツールのため、専門的なスキルを持つエンジニアを抱える企業であれば柔軟なカスタマイズが可能です。
ただし、カスタマイズに必要な設備やエンジニアは基本的に自社で用意する必要がありますので、コストが高くなるというデメリットがあります。
●クラウドサービスの業務を早急に自動化したい場合はクラウド型RPA
クラウド型RPAのメリットは、導入までのリードタイムが他の型に比べ短い点です。そのため、すぐにRPAを導入したい企業に向いています。ただし、先述のとおり自動化できる作業は、Webブラウザ上かクラウドサービスに限られますので注意しましょう。
●社内限定のシステムやデータが対象の場合はデスクトップ型かサーバー型
RPAで自動化したい作業の対象が社内限定のシステムやデータの場合は、デスクトップ型RPAかサーバー型RPAが向いています。
ちなみに、APIからアクセス可能なシステムやデータを扱う場合であれば、クラウド型RPAでも問題ありません。
●全社横断的に業務効率化をしたい場合はサーバー型
RPAによる自動化を全社レベルで大規模に推進したい場合には、サーバー型RPAがおすすめです。サーバー型RPAは、扱えるデータ量やロボットの制作数も多いため、自社で自由に環境構築や開発が行えます。
一方、全社横断的なプロジェクトではなく、部署単位で小規模かつ短期間で完了する作業であれば、デスクトップ型、もしくはクラウド型RPAを導入したほうが費用対効果を高められるでしょう。
●非エンジニアの従業員が導入する場合はデスクトップ型やクラウド型
国内企業におけるエンジニア不足は深刻な問題ですが、業務効率化による生産性の向上は、新型コロナウイルスの影響もあり、待ったなしの状況です。しかし、実際にはRPAを導入・運用する担当者が、非エンジニアという企業も多くなっています。
非エンジニアがRPAを導入・運用する場合には、デスクトップ型やクラウド型のRPAが向いています。どちらもユーザー主導で導入や運用がしやすく、既存の業務システムに影響しない形で作業の自動化が行いやすいためです。デスクトップ型やクラウド型のRPAであれば、非エンジニアが部署単位で独自に作業の自動化を推進することができます。
●機密性の高い情報を扱う場合はサーバー型かデスクトップ型でも専用PCを
個人情報や、顧客情報など会社の機密情報を扱う作業をRPAによる自動化の対象にする場合は、やはりセキュリティ面が堅牢なサーバー型RPAを利用するか、デスクトップ型でも専用PCを容易するべきでしょう。
クラウド型も、インターネットに接続する仕様上、セキュリティ面のリスクが避けられないものとなっており、機密性の高い情報を扱う場合は避けるべきでしょう。
RPAの選択時には慎重な検討が必要
RPAを導入する場合には、
・RPAを導入する目的の整理
自動化したい業務の明確化
対象になるソフトウェア・アプリ・データ
利用範囲(全社、部署単位、個人)
・期待する効果の明確化
削減される工数の把握
・コストの算出
イニシャル
ランニング
金銭的コスト及び、ツールの習得などにかかる人的コストも考慮
などの視点から十分に検討を重ね、最適なツールを選ぶようにしましょう。
そのうえで、サーバー型、デスクトップ型、クラウド型のメリット・デメリットを考慮してどのタイプのツールにするか絞り込み、自社にとって最適なツールを選ぶ必要があります。
もう一つ重要なポイントが導入後のサポートです。
先ほども説明した通り、RPAの推進担当者は非エンジニアのケースも多いため、メーカー側のサポート体制が厚いほど安心して導入できます。
そこで、おすすめしたいツールが「ロボパットDX」です。
ロボパットDXは「、事業部門が自分で自動化できるRPA」というコンセプトのツールで、「現場」の業務フローと必要な機能を追求しながら改善を重ねてきたRPAです。そのため、単純に担当者が操作方法を覚えるだけではなく、いくつかの重要なポイントについて理解できるようにサポートを行うのがロボパットDXの特徴です。
ロボパットDXは、
・ロボ作成者を複数人育成
・トライアル中に3業務分のロボを完成
・業務洗い出し方法の習得後、10以上の業務洗い出しを実施
・ロボ進捗会議の実施
などのサポートを行っており、まずはトライアル期間中に実業務の自動化を実現し、RPAの効果を実感してもらった後、組織への本格導入を目指します。
ロボパットDXはトライアル時から無料のサポートが非常に充実していますので、非エンジニアが業務効率化を行いたい場合に最適です。
RPA導入に不安がある場合は、ぜひロボパットDXのサポートに関する情報もチェックしてみてください。
