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株式会社シンミドウ

「人がやるべき仕事」と「単純な仕事」を棲み分け、『非効率なシンミ』というカルチャーを守るために
全社員で業務を洗い出し、管理表を活用することで、スムーズな導入に成功

採用支援事業、地域創生事業( 埼玉県)
導入ライセンス
フル機能:1ID

親身、真實、新観。この3 つの『シンミ』が社名の由来である、株式会社シンミドウ。
「未来の優良企業と優秀人材を創る。」を企業使命とし、新卒採用や採用ブランディングなどの「採用支援事業」、工務店の人材採用や工務店ブランディングなどの「工務店特化事業」、学生連携地域創生や空き家再生プロジェクトなどの「地域創生事業」を展開しています。

この事例のポイント

  • ロボパット導入で経営理念を体現する仕事により専念できるように

    ロボパットを導入したのは、経営理念を体現したかったから。自分たちの時間を作るため、RPAに興味をもつ支援先に自信をもって利便性を伝えるため、ロボパットを活用することにしました。私たちが大切にしている想いを守るためにも、事務作業と人間にしかできない業務の棲み分けをロボパットでしています。

  • 業務洗い出しのコツは「めんどくさい業務」を全社員で見つけていくこと

    ロボパットを導入するにあたり、スムーズに社内に浸透させるため、全社員で自動化するべき業務を洗い出しました。部署の枠に収まらないように、あえて部署関係なくチームを作って「めんどくさいことは何か?」と話し合うことで、視野を広くしてアイディアを出せました。結果的に、1日で20個ほどのアイディアが集まったので、優先順位をつけながらロボット作成担当者が自動化を進めています。

  • 優先順位を見える化して、自動化作業をスムーズに進める

    みんなで洗い出した業務は、リアルタイムで全社員に共有できる「Google スプレッドシート」を活用してまとめました。業務の詳細・業務のジャンル・普段どのくらいの時間をかけているか・時給換算したらいくらになるか・優先度・誰がこのロボットを作るか、などを書き出しています。管理表を作って段取りを組むことで、やるべきことを見える化でき、スムーズに進行できたと思います。

INTERVIEW

※以下、敬称略株式会社シンミドウは、2020年6月からロボパットを導入しました。
現在は、採用支援事業や工務店特化事業などの業務を自動化しています。なぜシンミドウは、ロボパットを導入することにしたのでしょうか?
採用コンサルティング部 部長の染谷裕貴さん、島倉圭淑さんに話を伺ってみると、「すべては企業カルチャーにつながっている」と話してくれました。

『3つのシンミ』という企業カルチャーを体現するため、ロボパットを導入

2020年6月から導入されているとのことで、どうロボパットを活用しているのかを掘り下げられたらと思います。そもそも、なぜ御社はRPAで自動化を進めることに決めたのでしょうか?

染谷

RPAで自分たちの業務を効率化することで、支援先のことを考える時間を増やしたいと思ったからです。
そして、業務自動化に取り組みたいと考えているお客様のために、まずは自分たちがRPAの利便性を肌で感じて理解したかった。
こうした理由から、ロボパットを使って業務の自動化に取り組みました。

2対1

すべての行動は理念につながっている、と。
御社の大切にされているカルチャーを体現するために、ロボパットを活用してもらえてうれしく思います。

染谷

「業務を◎時間削減できる」という数字よりも、「導入した結果何を実現できるのか」というカルチャーの体現を検討基準にしていました。
ロボパットの担当者の齋藤さんが、ていねいで『シンミ』だったのも決め手のひとつでしたね。
導入が決まってからは、私が導入プロジェクトの全体を管理しながら、島倉さんをはじめとした3名にロボットの作成をお願いし、ロボパットの活用がスタートしました。

『カーターくん』が仲間入りしたことで、メンバーが業務改善の意識をもつように

どういった業務を自動化するロボットを作っているのでしょうか?

島倉

現在十数個のロボットがあるなかで、一番最初に作ったのは、採用支援事業における、大量のWeb検索とメール送信作業を軽減してくれるロボットです。
以前は、検索とメール送信を手動で行っていたので、人手がかかりすぎていたり、そもそも完遂できていなかったりしていました。しかし、この業務はやればやるほどお客様に喜んでいただける仕事です。そのため、できればやりたいけれど、思うように進まなくてジレンマを感じていたんです。
悶々とするなかで、ロボパットを導入する前に、マクロを組んで自動化していた時期もありました。ただ、すぐにエラーで止まってしまうので、実質人手が必要で。
ロボパットを導入してからは、エラーが出ないから手がかからないうえ、検索とメール送信作業の負担を大きく減らせて感動しています。

パソコン操作中

以前は、マクロを組んで自動化されていたんですね。ロボパットは一度シナリオを組めば、正確に作業をこなしていくので、利便性を感じていただけてよかったです。

島倉

社内のメンバーからは「エラーが出ないのがありがたい」「夜のあいだにしっかりと作業を終わらせてくれてすごい」という声が上がっています。事務方という意味を込めて「ジムカーター(事務方)」という名前を付け、「カーターくん」と呼んでいますよ(笑)。
ロボットだと無機質な感じがしますが、名前が付いていることによって親近感が湧いています。常務が「カーターくん、よろしくね!」とよく話しかけるくらい、シンミドウメンバーになじんでいます。

社内メンバー笑顔
「カーターくん」は、シンミドウの全社員に親しまれている存在。

かわいらしい名前ですね! カーターくんが仲間入りして、どんなメリットを感じますか?

染谷

業務効率化が実現するのはもちろん、メンバー一人ひとりが業務改善に対して意識をもつきっかけにもなりました。ロボパットを活用するにあたり、全社員で自動化したい業務を洗い出しまして。
「この業務って自動化できるのでは?」「この業務は工程が多いからもっとシンプルにしよう」と気づくいい機会でしたね。
ロボパットで業務が自動化された分、メンバーにはコンサルタントにしかできない仕事をしてもらいたいと思います。
弊社の主軸であるコンサルティングの仕事は、正解がなく、お客様ごとに求めているものが異なります。こうした頭を使う仕事は、いくらロボットが優秀でもできません。
そのため、自分たちがやる価値があることと、ロボットに任せられることの棲み分けをして、メンバーにはより“ シンミ”を実現できるような生産的な仕事をしてもらいたい。
こうして人間とロボパットがうまく共存することで、最終的にお客様の満足度向上にもつながってくると思います。

ロボパット運用レポート上 ロボパット運用レポート下
時間やコストに換算し、自動化前後でどう変化したのかを明確にし、運用改善を行っている。

全社員で自動化する業務を洗い出し、管理表を作った。シンミドウの導入の進め方

先ほど、「ロボパットを活用するにあたり、全社員で自動化したい業務を洗い出した」とおっしゃっていたのが気になります。どのようにロボパットの導入を進められたのでしょうか?

染谷

新型コロナウイルス感染症拡大の状況下、リモートワークとオフィス出社を半分ずつ取り入れていたので、オンラインでロボパットについてのミーティングをしました。毎日「ZOOM」で朝礼や終礼をやっていたので、そのタイミングで、全社員で自動化する業務の洗い出しを行ったんです。
部署関係なくいくつかのチームを作り、ロボパット担当者の齋藤さんに入ってもらいながら、「どんな業務を自動化しようか」と話し合いました。その時間だけで、20個ほどのアイディアが集まりましたね。

20個ですか・・・! 最初は「ロボットといっても、何をしてくれるのか分からない」とイメージが付きにくいと思うのですが、どうしてこんなに集まったのでしょうか?

染谷

「自動化したい業務は何ですか?」と聞くのではなく、「めんどくさい業務は何ですか?」と聞いたからだと思います。齋藤さんから「『めんどくさい』というフレーズのほうが、自分のこととして捉えやすいとアドバイスをもらい、全体会議の場でそう伝えました。
実際に、アイディア数のノルマを作らなくても、「そういえばあの業務、めんどくさいと思ってた!」と次々に意見が出てきましたね。
あとは、部署ごとではなくランダムでチームを作ったのもよかったかもしれません。部署ごとでの話し合いだと、その部署の仕事に留まる可能性があるので。ランダムにチーム分けをすることで、さまざまな経験をもったメンバーの視点が集まり、話がどんどん派生していき、視野を広げながら考えられたと思います。
こうして出てきた業務をすべて「Google スプレッドシート」にまとめて、優先順位を付けながら自動化を進めています。

Google スプレッドシートを活用されているんですね。

染谷

はい。思いつく業務を端から自動化していたら、効率を追いすぎた結果、非効率になることもあります。そのため、リアルタイムで全社員に共有し、管理表を作って段取りを組むことにしました。
業務の詳細・業務のジャンル・普段どのくらいの時間をかけているか・時給換算したらいくらになるか・優先度・誰がこのロボットを作るか、などをまとめています。
自動化する業務の優先度は、1〜3までの星の数で表現しています。優先度は、業務の頻度・時給換算したときのコストなど、総合的に見て判断しました。
全社員で業務を洗い出し、管理表にまとめてからは、ロボット作成担当者の3名が自動化を進めてくれています。

染谷さん

島倉

ビジネスチャットツールの「Chatwork」で、全社員と齋藤さんのグループを作り、頻繁にコミュニケーションを取りながら進めていきました。
「いつまでにこの人がこのロボットを作ろう」とスケジュールを決め、齋藤さんやサポート担当の米村さんにサポートしてもらいながら、ロボットを作っていきましたね。
ロボット作成担当者は、プログラミングのスキルはなく、Excelを使えるレベルです。しかし、画像をそのまま認識してくれたり、Webでマウスカーソルを当てることで操作したい箇所を認識してくれたりするので、直感的にシナリオを組めています。

島倉さん

管理表の作成やスケジュール決めなど、段取りをしっかりと組まれているんですね。
なぜ、全社員を巻き込んでロボパットの導入を進められたのでしょうか?

染谷

全社員で取り組んだ理由は3つあります。
1つ目は、単純にいいツールと感じ、みんなに使ってもらいたいと思ったから。
2つ目は、私が思いつく限りのことをしていたら活用の可能性が限られてしまい、もったいないと思ったから。
3つ目は、これからRPAを活用したいと考えるお客様が増えると思うので、まずは自分たちで良さを実感したいと思ったからです。
ロボパットの導入や活用に社員が関わることによって、お客様に当事者意識をもって「おすすめです」と伝えられるので、メンバーのRPAに対する理解を徐々に深めています。
しかし、全社員で導入を進めていくだけでは、社内で普及させるのは難しいと思っています。
なぜなら、自動化のアイディアを出した人=そのロボットを作る人になると、少なからず「自分がロボットを作るのは大変だから、意見を出すのは控えておこう」という気持ちが生まれ、アイディアを出すのがハードルになってしまうので。
そうならないために、「ロボットを作る人(島倉さんを含めた3名)」と「業務を洗い出す人(ほかのメンバー全員)」に分けて運用しました。意思決定をする人・アイディアを考える人・アイディアをまとめて形にする人と、メンバー一人ひとりの得意分野に合った役割をお願いする働きかけをしました。

エクセル画面
全社員で洗い出した業務は、頻度や時給換算など、総合評価で優先順位をつけてから
自動化に取り組む。自動化の進捗状況は、常に全社員がスプレッドシートで把握できるようにしている。
この計画性ある管理が、秘訣のひとつ。思いつきで自動化してしまい、非効率に陥ってしまうことを防いでくれる。

『非効率なシンミ』を守り続けるため、ロボパットで自動化を進めたい

導入の進め方や考え方など、さまざまな工夫をされていて、私たち自身も勉強になりました。

染谷

そう言っていただけてよかったです。
弊社では「非効率なシンミ」という考えを大事にしていまして、「直接的には利益にならなくても、誰かの役に立つことや時間の経過で役に立つことは度外視で大切にしていこう」という意味で使っています。
ただ、『非効率なシンミ』の仕事ばかりしていたら、生産的な仕事が出来ません。
「誰でもできる仕事と人にしかできない仕事を切り分けることで、本当の意味で生産的な仕事ができる」と思い、ロボパット導入をさせていただきました。

『非効率なシンミ』という概念は大切にしたいけど、あくまでも業務のバランスの上に成り立つものだ、と。

染谷

はい。しかし、メンバー自身、事務的な仕事とコンサルティングとしてやるべき仕事をどう切り分けるべきか、分からなかったと思います。
そこでロボパットを導入したことで、「非効率に進めるべき部分」と「効率化するべき部分」の棲み分けがしやすくなりました。これからも『非効率なシンミ』を守り続けるため、ロボパットには活躍し続けてもらいたいです。

3人紹介
代表取締役社長 笹田知弘様(右)と染谷様(左)、島倉様(中央)。
シンミドウの理念・想いを胸に、現場実務のデジタルトランスフォーメーション化を推進していきたいと言う。

素敵なお話をありがとうございます。最後に、今後ロボパットを活用して実現したいことを教えてください。

染谷

DX化すればするほど、業務が進めやすくなるし、仕事が楽しくなるし、メンバーが驚いたり喜んだりするし、みんながハッピーになれる。だから私は、これからもDX化を推進していきたいと考えているので、ロボパットをDX化のひとつの手段として活用していけたらいいなと思います。

導入担当者からのコメント

齋藤 正樹 営業推進部・セールスディレクター

株式会社シンミドウ様がなぜこれだけ短期間で多くのロボを完成させることが出来たのか。1番の理由はロボパットに向き合う本気度だと感じています。ロボパットに関わる皆様1人1人と勉強会を実施しましたが毎回の本気度が凄い。必ずこの業務を自動化し成果を上げるんだ!という想いを皆様が持ってくださっています。ロボパットの成功の秘訣はどれだけの熱量をもって取り組めるかだと改めて感じました。

この記事を書いたコンサルタント

齋藤 正樹

営業推進部・セールスディレクター

大手化粧品メーカーにてコンサルタント営業を経験。福岡エリアの美容室の増収増益を目指して日々活動。前職のイズムから学んだ「モノを売るな コンセプトを売れ」を自身の軸とし、現在はFCEプロセス&テクノロジーでロボパットを提案しています。

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