RPAとは
RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った略語です。
ソフトウェアのロボットが、ホワイトカラーの定型作業を主とするデスクワークを自動化、代行していくツールになります。
企業で日々発生する業務の中には、「紙ベースの発注書の内容を電子データ交換システムに入力する作業」や「商品情報が記載されたExcelファイルの内容をシステムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」など、定型業務が発生しているケースが多くあります。
こうした定期的に発生する繰り返しの多い定型作業にRPAを利用すると、さまざまな効果を得ることができます。
基本的にRPAツールが得意とする業務は、ルールが決まっている業務、定期的に同じことを繰り返す業務、人がパソコン上で作業を行うだけで作業が完結できる業務です。パソコンの画面上で行われる手順を記録し、それをそのままそっくり再現して作業を行うことができます。
なお、RPAはAIや機械学習のように自身で考える能力は備わっていないため、単純作業や決まった作業しか実行することができません。単純業務や定型業務を自動化し、業務効率化を実現するのがRPAツールの役割であり、導入する理由だといえます。
RPAのメリット
RPA導入のメリットは数多くありますが、主なものとして以下のような点があります。
人的ミスの削減
RPAを活用することで、計算や入力のミス、メールの送信ミスなど、手作業で起こりがちなケアレスミスをなくすことができます。この特性により、単純作業でありながらミスは絶対に許されない経理作業などで、大きな効果を発揮します。
業務時間の短縮
手作業で数時間、数日かかっていた業務もRPAであれば、数分、数時間で完了できるようになるため、業務時間の大幅な短縮が実現します。RPAを導入した企業のメリットであると同時に、従来よりも早く請求書や資料を送れるようになるため、取引先にとっても大きなメリットとなります。
残業時間の削減
RPAが定型業務を代行して処理することで業務効率が改善するため、従業員の残業時間を削減することができ、ワークライフバランスを実現できます。
24時間365日の稼働が可能
従業員の休日や業務時間外に発生する業務でも、RPAのロボットであれば24時間365日稼働してくれます。大量のデータ処理などは、深夜の間にRPAに実行させておくことで、翌日の朝からすぐに作業に入ることができます。
これをすべて手作業で行えば、長時間労働が常態化し、社員の健康被害のリスクも高まります。RPAを活用することで、24時間365日の稼働が可能となり、長時間労働の是正や健康被害のリスク軽減が叶います。
IT人材に頼らないIT化の実現
これまで多くのITツールが登場し、私たちのビジネスに変革をもたらしてきました。しかし、ほとんどのITツールはシステム開発やカスタマイズが必要で、IT人材の手を借りないと効果的な運用が困難です。
一方、一部のRPAはプログラミングの知識を持っていなくても開発が可能です。そのため、自動化する内容によるものの、IT人材に頼らないIT化が可能になります。
売上の最大化
RPAを導入することで、手の空いた従業員のリソースを有効活用できるようになります。従業員が創造的な業務に専念できるようになると、新たなイノベーションが生まれるといったメリットがあります。
また、営業担当者の場合は、スケジュール調整や書類の作成などの事務業務にかけていた時間と手間を減らすことができ、営業活動に専念できるようになります。結果として、企業の売上拡大に貢献するというわけです。
人材不足の解消
日本では少子高齢化による労働人口の減少が社会問題となっていますが、RPAを導入することで、その人手不足が解消できます。
もし、人手不足を解消するために採用活動を行なったとしても、戦力となるまでは時間がかかります。その点、RPAなら指示を出せばすぐその通りに稼働してくれるため、即戦力となるわけです。人材不足が喫緊の課題となっている企業には、RPAが有効な解決策となってくれるでしょう。
新たなビジネスの創出
これまで人の手で実行されていたルーチンワークを、RPAのロボットに任せておけるようになれば、空いた時間を使い高付加価値業務に集中できるようになります。その結果、労働生産性の向上や、これまでにない革新的なビジネスの創出を実現することができます。これが「RPAはデジタルトランスフォーメーションの第一歩として最適」といわれる所以です。
労働環境の改善
厚生労働省が発表した「平成31年就労条件総合調査」によると、1年間の年次有給休暇取得率は平均52.4%でした。働き方改革により徐々に改善してはいますが、依然として高くはありません。
そこで、RPA導入による生産性の向上と業務スピードの向上で労働環境の改善ができれば、業務量が多いことが原因で休めないという状況を減らすことができ、社員満足度の向上につながります。従業員の定着率も向上するでしょう。
RPAの導入により、従業員が休暇などを取得する時間を確保することができるようになるというわけです。
RPAの活用例
RPAはさまざまな業界に導入され、活用されています。以下では、各業界における活用例を紹介します。
保険業界のRPA活用例
保険業界はRPAを導入することで業務効率化を実現し、労働生産性を上げられる多くの定型業務が存在します。したがって、保険業界はRPAとも親和性が高い業界だといえます。
保険契約を引き受けるときは、契約の可否や条件を取り決める保険の審査が必要です。そこで、アンダーライティングを行うアンダーライターが保険加入を希望する人のリスクを評価し、加入を認めるかどうかを審査します。
このように、アンダーライティングは多くの人手作業による事務処理が多く発生します。こうした手作業による膨大な作業や、部署間の事務上のやり取りなどの事務処理をRPAで自動化すれば、労働生産性を飛躍的に上げることができます。
物流業界のRPA活用例
物流業界における定型的な事務作業をRPAに任せることで、そこに携わっていた従業員をより創造性を必要とする業務へ配置することができます。その結果、生産性の向上はもちろん、新たなビジネスチャンスを獲得できるようになるかもしれません。
また、これまで人手をかけて行なっていた事務作業がRPAによって自動化することで、事務処理のための時間や曜日の制約が取り払われます。人は労働時間が決められており、休憩時間や休日も必要です。しかし、RPAは時間制限がなく、従業員が帰宅した後でも稼働させておくことが可能です。
人材業界のRPA活用例
人材業界はルール化しやすい繰り返し業務が膨大に発生します。自動化しやすい以下のような定型業務が多く存在しており、RPAの導入に向いている業界だといえます。
- 求人募集している企業や求職中の個人からの問い合わせメールに対応する業務
- システム内の情報を定期的にレポート化する業務
- フォームに打ち込まれた個人情報をシステムに入力し直す業務
医療業界のRPA活用例
医療業界は労働集約型産業であり、カルテ情報の記入や医薬品の在庫管理、予約管理、請求業務、医薬品などの発注業務など、さまざまな事務作業が存在しています。RPAを導入することで、業務効率化を実現でき、優秀な人材を確保できるようになります。
過酷な労働環境やライフスタイルの変化などにより、医療従事者は離職しやすいといった現状もありますが、RPAのロボットであれば仕事を辞めることはありませんし、どれほど過酷な労働環境でも音を上げることはありません。
不動産業界のRPA活用例
不動産業界はアナログな作業が残る現場が多く、膨大な業務量により長時間労働が発生しています。このような不動産業界の現場にRPAを導入することで、作業工数・残業の削減、ヒューマンエラーの抑制を実現し、顧客満足度を向上させることができます。
製造業におけるRPA活用例
製造業（メーカー）の現場は、多くのバックオフィス業務が存在します。そのため、RPAを有効活用することで業務効率化が進めば、生産性は大幅に向上するでしょう。
また、RPAはルールや手順を明確に示すことが可能な業務に適しているという側面もあります。製造業の工場では、工程ごとに分けて作業の自動化が行われるプロセスを踏むのが一般的です。RPAも業務を工程ごとに分けて自動化するツールになっているため、工場で行われている業務効率化と非常に似ている点が特徴となっています。
小売業のRPA活用例
小売業はRPAに向いている定型業務が数多く発生します。具体的には下記のような作業です。
- 受発注システムから発注データをダウンロード
- ダウンロードしたデータをExcelにコピー＆ペーストした後に集計
- 集計結果をメールに記載して、関係者や取引先に送信
RPAなら複数のソフトをまたぐ作業の自動化もできますので、上記一連の作業をすべて自動化することが可能です。
商社でのRPA活用事例
商社の業務は知的労働だけではありません。デスクワークもかなりのウェイトを占めています。さらに、取引先や商材が増えることに比例して作業量も増えるため、社員の負担が常に多くなっているのが実情です。
デスクワークの定型業務をRPAで効率化すれば、社員の負担を減らすとともに、本来行うべき知的労働などに空いた時間を多く割けるようになります。
地方自治体におけるRPA活用例
地方自治体では、システムへのデータ入力や登録作業、データの確認や照合作業、集計作業といった定型業のほか、問い合わせ対応といった業務も数多く発生します。これらの業務に対してRPAを導入することで、業務が効率化され、大幅な工数の削減効果が期待できるようになります。
RPAをより理解できるデモ動画
RPAの動きを動画で見るとイメージを掴みやすく、より理解を深めることができるでしょう。FCEプロセス＆テクノロジーでは、「Excelデータを会計ソフトに転記」する動画をWeb上に公開しています。
本動画では、ロボパットDXを使って、Excelで作成された会計データを会計ソフト（PCA会計）に転記する作業を自動化した、一連の流れを見ることができます。1分11秒の動画ですので、RPAの動作を確かめるためにご確認ください。
RPAツールを選ぶ際のポイント
RPAツールを選ぶ際は、以下のポイントに気を付けて選定を行うようにしましょう。
デモ動画を確認する
RPAの実際の動作をイメージしやすいように、各RPAベンダーではデモ動画が用意されていることが多くあります。
自動化できる業務を確認する
RPAで自動化できる業務は主に以下のような内容のものになります。
- ルール化ができる業務
- 定期的に発生する繰り返しの多い定型業務
- パソコン上だけで作業が完結できる業務
複雑な判断や例外処理を伴うような非定型業務、はRPAで自動化することはできません。
また、大半の作業は自動化できても、一部人の手で行わなければならない作業が残っているようだと、RPAを導入してもあまり効果を得られないこともあります。
その際、手書き文字をデータ化するOCR（光学文字認識）を導入すればすべてを自動化できるといったように、追加ツールを導入することで解決する場合もあります。
無料トライアルを利用する
選定の段階では、そのRPAツールが「現場に合っているか」「操作性は良好か」「使いやすいか」「処理スピードはどうか」などは見極められません。
そこでおすすめするのが、各RPAベンダーが提供している「無料トライアル」の利用です（ベンダーにより、「フリープラン」「体験版」など名称が異なる場合があります）。無料トライアルとは無料の体験版ですので、指定期間内であれば無料でRPAの使い勝手を試すことができます。
なお、海外製のRPAの場合、日本語マニュアルがベンダーから用意されているかどうかもRPA選定の重要なポイントとなります。
利用中の社内システムと連携可能か確認する
RPAで自動化できる業務の1つに、社内システムからダウンロードしたデータの加工・分析があります。しかし、既存の社内システムとRPAツールが連携できないと自動化ができないことになります。
そこで、RPA導入の際は、社内システムとの連携が可能かどうかも選定条件に加えるようにしましょう。
ベンダーのサポート体制を確認する
RPAを実際に動かすときは、不明点が発生することも多くあるでしょう。そこでRPA導入の際に、ベンダーが提供しているサポート体制が充実しているかどうか確認しておくことが必要です。RPAベンダーのサポートは、主に以下の内容があります。
- ヘルプデスク
- 各種勉強会
- 作成代行 / 作成支援
- トレーニングガイド
- リモートサポート
メールでRPA導入や運用の際の不明点を伝えることが難しい場合もあります。そこでヘルプデスクについては、メール以外の電話対応や訪問対応といったサポート体制があるかどうかを確認しておきましょう。
なお、訪問対応が難しいコロナ禍の現状においては、デスクトップ共有型のヘルプデスクやリモートサポートを提供しているベンダーもあります。
まとめ
今回は、RPAの選定方法について解説しました。とくに、RPAの動作イメージを掴めるデモ動画が大事だということをお伝えしてきました。
近年のRPAツールは多種多様ですので、自社の自動化に必要な機能を棚卸しし、最適なRPAを導入しましょう。万が一、自動化業務の洗い出しに困っている、業務効率化の効果をうまく測定することができないなど困っていることがある場合は、ぜひFCEプロセス＆テクノロジーにご相談ください。
操作が圧倒的に簡単な「ロボパットDX」は、以下の特徴を持っています。
- 実際に使って覚えることができるほど、操作性が優れていること
- 画像認識を使用し、直感的に自動化ができること
- 研修や個別相談など、充実したサポートが揃っていること
- 1カ月単位での契約が可能なため、柔軟な運用ができること
1カ月間パソコン3台分（3アカウントまで）の無料トライアルも行なっていますので、実際に動かしてみて自社に合っているか、使いやすさを確認することもできます。
また、サポート体制において以下の4つの要素を重視しています。
- ロボ作成者を複数人育成すること
- トライアル中に完成ロボ3業務分を作成すること
- 業務洗い出し方法の習得、および10以上の業務洗い出しを立案すること
- ロボ進捗会議を実施すること
RPA担当者を複数人育成することで属人化のリスクを減らし、トライアル中に完成ロボ3業務分を作成することで、導入後の業務効率化の効果を実感できることが特徴です。
また、実際に操作感を確かめられるハンズオンセミナーをオンラインにて実施中です。
導入実績1,000社以上の「ロボパットDX」を、ぜひチェックしてみてください。
手書き文字をデータ化する、OCR（光学文字認識）ソフトのPat-OCRもご用意しています。
