知識ゼロからスタートして100件以上のデータ処理自動化を実現
「これなら私でもできる！」ロボパットへ乗り換えた理由とは

弊社ではもともとペーパレス化の一環としてサイボウズOfficeを利用していました。
RPAは、このサイボウズOfficeの中に3つの資料を作成添付するという作業に活用しています。また、給与計算の個別データの確認をするなど経理面でも活用している状況です。

PDF化した契約データを毎月の該当満期データへ添付する業務も、RPAで行っています。作業自体は難しいものではありませんが、件数が多いのでRPAに任せることにしました。

そうですね。やはりうちのように人材が少ない企業こそ、機械の力が必要だと思います。機械でもできる仕事は機械に任せて、人にしかできない業務に注力するべきです。
例えば、お客様のところへ持って行く書類の準備などはロボットに任せ、内容の詳細な詰めだけ人間が行うという使い方です。

はい、最初は別のRPAツールを導入していました。ただ、導入を決める前は、費用面が気になり躊躇していました。
うちのような零細企業が年間100万円も拠出して、費用対効果が本当にあるのか不安でしたね。

DX化を推進したかったからです。
今後、さまざまな業務でロボットなどが積極的に活用されていくだろうという予想をしていました。
RPAのマーケットシェアが拡大すれば、価格もリーズナブルになっていくだろうと思い、早めに着手するという経営判断に至ったんです。

不安もある中で「まずは1年間使ってみよう」と思い契約しましたが、撃沈しました。導入前は「積み木を組むように簡単にロボットが作れる」という説明を受けていたのですが、実際に触ってみると操作があまりにも難しかったんです。
もちろん、ツールを紹介してくださった方やベンダーの方にとっては簡単なことなのだと思いますが、もともとRPAの知識を持っていなかった私には使いこなせませんでした。
結局、追加費用をお支払いしてベンダーの方にロボットの作成も依頼することにしました。ところが、保険会社のシステムは度々改定が入るため、ボタンの配置やアイコンの形などが突然変わることがあるんです。作ってもらったロボットがクリックするボタンを画像で覚えるタイプのロボットだったので、システムの改定が行われるたびに動かせなくなってしまいました。
本来なら改定があるたびにロボットを修正すれば正しく動かすことができるんですが、その修正すらも私にとっては難しかったんです。

以前のツールには、ロボパットのような直感的に使える素材がなかった（わからなかった？）んです。素材自体は数多く準備されていたのですが、どれも難し過ぎて修正方法が理解できませんでした。
もちろん、ベンダーの方にはかなり丁寧に教えていただきましたが、やはり使いこなすことはできませんでした。
また、そもそも保険の業務はお客様ごとのチェック項目がたくさんあり、お客様ごとに作業の手順が変わります。さまざまな手順に対応できるようにロボットを作ってもらったのですが、どうしても中身が複雑になってしまい、その結果自分では修正ができなくなってしまっていたのです。

実は私はストップしてもらうつもりでした。

RPAを導入したものの本来の業務の滞りが多発して、費用対効果はマイナスでした。妻の本来の仕事は全然進まず、効率化が図れるどころか非効率的な1年間が過ぎていたんです。
また、私はもともと一度100万円を支払えば永久にRPAが利用できると思っていたのですが、次の年にさらに100万円が必要だと知り、正直諦めようとしていたんです。
しかし、そのときたまたまインスタグラムに掲載されていたロボパットの広告を見て「非常に簡単に使える」と書かれていたので、妻にすすめてみました。そして、操作のわかりやすさに感動して、今日に至るという感じです。

以前のツールで1年苦労した経験があったからこそ、実際にロボパットを使って「簡単に使える」ということがよくわかりました。その意味では、1年間の投資は無駄ではなかったと思います。

人件費という視点で見た場合、RPAは破格に安いと感じたからです。
導入前は「RPAを使わなくても、パートさんを雇えば何でも頼めるのでは？」と言われたこともありました。ですが、RPAの導入を諦めて今後も人手で保険料計算や更新案内の書類作成を継続するという未来が、自分の中では想像できませんでした。
年間100万円のコストはもちろん大きいと思いましたが、人を一人雇うことと比較すれば何とか乗り越えられるというのが、最終的な決断だったかと思います。

担当の藤城さんに事務所まで来ていただき、実際にPRAが動く様子を見せてもらったり「このボタンを押すと、こういう動きができます。」といった説明を受けたりしました。
また、以前のRPAツールで実施していたシナリオもロボパットで作りたいと考えていて、その作成もサポートしていただきました。

例えば、満期一覧のデータをCSVでダウンロードして、データ入力する業務があります。
また、PDF化した申込書に、添付書類を貼りつける業務などもRPAの担当です。お客様の更新手続きをする際、世帯の契約一覧資料を添付する必要があるのですが、1つずつデータを開いてPDF化し、前年証券番号で突合する必要があります。このとき、前年の証券番号に紐づくデータに貼り付ける必要があるため、ミスをしないRPAが最適でした。
もちろん、人手による作業でも実施できますが、件数が多くなるとなかなか大変ですね。

自賠責満期も同じような手順でRPAが契約データを確認して、解約済み以外の場合にデータをサイボウズOffice内に作成するというシナリオがあります。
また、自動車や火災、人保険・生保といった災害時確認用契約一覧も種目ごとに出して、毎月最新データをサイボウズのファイル管理の決まった場所に貼り付ける業務にもRPAを活用しています。

月初や月の中旬だけなど、毎日使うわけではありません。処理するデータの件数は、満期のもので100件程度だと思います。自賠責は30件程度です。災害時確認用契約一覧の作成もデータの作成にはけっこうな時間がかかります。

はい、使い勝手の良さです。「これなら私も自分でできるかも」と思いました。
しかし先ほどもお話した通り、保険会社のシステムは変更されることが多いため、適宜シナリオの追加、修正が必要です。ちょっとした修正であれば、私でも対応できますが、やはりうまくいかない部分もありました。

正直なところ、私の知識では太刀打ちできないことが多くあるため、無料サポートの「Web家庭教師」の制度を活用しています。
ロボパットにはフル機能版と実行版があって、普段は実行版を使っています。ロボットの大きな修正をしたいときだけフル機能版を契約して、計画的に修正を行っています。このフル機能版を使う月のことを私は『ロボパット月間』と呼んでいます。
この『ロボパット月間』のときに毎回2枠くらい連続で「Web家庭教師」を予約して、フル活用しています。すごく親身になって教えてくれるので、「家庭教師さんありがとう」といつも思っていますね。
アバウトに「こういうことやりたいです」と聞くだけでも「この素材を使ったらできると思います」という感じでアドバイスしてくれますし、2枠の中できりがよいところまで教えてくださいます。すごくありがたいです。

業務ではなくシナリオの修正の話なんですが、画像認識に関しては自分でも差し替えができるようになりました。
RPAにドラッグアンドドロップなどを教えるのは、非常に難しいんですよ。人間は簡単にできますが、機械に教えるのはすごく大変です。RPAが途中で動かなくなることもあります。
でもロボパットであれば、やり方さえ覚えてしまえば、私でもドラッグアンドドロップの自動化を簡単に行うことが可能です。非常に感覚的に使えますね。

今年の3月に行った事業計画の発表会のときに、RPAが実際に作業を行う様子を撮った動画を発表しました。保険会社の支店長の方や本部長の方なども、RPAが動いているところを見たのは初めてだったようです。保険代理店の中では、まだRPAはあまり浸透していないようで「実際にオフィスで動かしている様子を見せてください」と言われることもあります。
一方、弊社の社員も作業をRPAで行っていることは知っていますが、実際に活用しているのはまだ私だけなので、これから社内に広げ継承していく活動もおこなっていくつもりです。

RPAで実施できる業務を、もっと増やすことが課題です。月に3～4回程度使っているだけでは、勿体ないことは分かっています。
また、社内で私だけしかロボパットを使えないというのも勿体ないと考えています。シナリオの作成はできなくても、せめてRPAの実行だけでも、他の社員が実施できるようにしたいところです。
私が不在のときにRPAが使えないのではなく、私がいなくてもRPAが代わりに業務を行ってくれることが理想だと思っています。

もちろん限られた人材と資金で運用しているので、RPAで自動化できる業務を増やしてもらいたいとは思っています。しかし、経営者があまり躍起になって、従業員が疲れてしまうのは本末転倒です。
従業員に余裕がなくなると、お客様に良い提案ができなくなる可能性があります。ですので、キャパオーバーにならない程度に、RPAを活用してもらえればと思っています。
そのためには、経営者自身にも待つ姿勢が必要です。2～3年はコストがかかって利益率が悪くなったとしても、経営者の報酬を減らして対応していければよいと思っています。

はい。近年、保険業界に対する金融庁の監督が非常に厳しくなっており、消費者に対して真面目に向き合っている保険屋さんでなければ、生き残っていけない時代が目の前に来ています。今後、保険代理店はどんどん集約されていき、店舗数が減って大型化が進むことが予想されるでしょう。
そのため、これからがまさにRPAが真価を発揮する時代になるだろうと考えています。長期的な視点をもって、取り組みを継続することが必要です。
それともう1点、紙を主体とする業務が今の保険業界にはたくさんありますけど、RPAを使うことによって情報漏洩のリスクが減らせると考えています。RPAを活用して書類をPDFで保管して、全ての業務においてペーパーレス化が実現できれば、情報漏洩対策にも一役買ってくれるのではないかと思います。

無料トライアルを活用して、導入前にいろいろなRPAを試してみることが大切だと思います。人それぞれ能力が違うように、企業ごとに最適なRPAも異なるからです。ただ私としては、シナリオ作成の素材がきちんと用意されていてわかりやすいRPAを使ったほうがよいと思います。
そして、一度RPAを導入すると、非常に便利で手放せなくなるということもお伝えしたいですね。「必ず翌年もまた継続したい！」と思うよう前向きにやってみる事が大切だと思います。